1 Einleitung

21

1.1 Was ist Access?

21

1.1.1 Relationale Datenbank

23

1.1.2 Formulare zum Bearbeiten von Daten

24

1.1.3 Berichte zur Auswertung und zum übersichtlichen Ausdrucken von Daten

25

1.1.4 Programmierung: Optional, zum Beispiel zum Lösen komplexerer Probleme

26

1.1.5 Schnelle Entwicklung kompletter Anwendungsprogramme (»rapid development«)

26

1.1.6 Access-Desktop-Datenbank und Access Web App: Was ist der Unterschied?

27

1.2 Wie kann eine Datenbank meine Arbeitsprozesse unterstützen?

29

1.2.1 Beispiel einer einfachen Desktop-Datenbank: Mitgliederverwaltung eines Vereins

30

1.2.2 Beispiel einer komplexen Access-Desktop-Datenbank: Erfassung von Mitarbeitern, Flügen und Flugbuchungen

35

1.2.3 Beispiel einer Access Web App in SharePoint: Erfassung von Mitarbeitern und Flugbuchungen

39

2 Access als Datenbank: Tabellen

49

2.1 Ein Schnelleinstieg in relationale Datenbanken

49

2.1.1 Eine neue Desktop-Datenbank mit Access erstellen

50

2.1.2 Eine Tabelle in Access erstellen

52

2.1.3 Die Tabelle mit Inhalt füllen

54

2.2 Datenbankdesign

55

2.2.1 Die Welt in Tabellen abbilden

56

2.2.2 Namenskonventionen

58

2.2.3 Der Primärschlüssel

63

2.2.4 Die Tabellenstruktur festlegen

65

2.3 Erstellen von Tabellen

66

2.3.1 Die Entwurfsansicht

66

2.3.2 Felddatentyp »Kurzer Text«

72

2.3.3 Felddatentyp »Langer Text«

73

2.3.4 Felddatentyp »Zahl«

75

2.3.5 Felddatentyp »AutoWert«

80

2.3.6 Felddatentyp »Datum/Uhrzeit«

81

2.3.7 Felddatentyp »Währung«

85

2.3.8 Felddatentyp »Ja/Nein«

86

2.3.9 Felddatentyp »OLE-Objekt«

86

2.3.10 Andere Felddatentypen

87

2.3.11 Berechnete Felder

88

2.3.12 Feldeinschränkungen

90

2.3.13 Tabelleneinschränkungen

100

2.3.14 Der Nachschlage-Assistent

106

2.4 Ändern von Tabellen

106

2.4.1 Hinzufügen von Feldern

106

2.4.2 Verschieben von Feldern

107

2.4.3 Löschen von Feldern

108

2.4.4 Ändern des Felddatentyps

109

2.4.5 Ändern von Feld- und Tabelleneinschränkungen

110

2.5 Daten in Tabellen

111

2.5.1 Daten eingeben, ändern und löschen

112

2.5.2 Navigationsschaltflächen

116

2.5.3 Die Spaltenbreite eines Feldes anpassen

117

2.5.4 Felder sortieren

117

2.5.5 Felder ein- und ausblenden

117

2.5.6 Felder fixieren

119

2.5.7 Datensätze sortieren

119

2.5.8 Suchfunktionen

123

2.5.9 Datensätze filtern

126

2.6 Formatierungen in Tabellen

135

2.6.1 Format

135

2.6.2 Eingabeformat

150

2.6.3 Beschreibung und Beschriftung

158

2.6.4 Nachschlagen

159

2.7 Beziehungen zwischen Tabellen

161

2.7.1 1:n-Beziehung

162

2.7.2 1:1-Beziehung

165

2.7.3 m:n-Beziehung

168

2.7.4 Referentielle Integrität

171

2.7.5 Übersicht schaffen mit Datenbankdiagrammen

176

2.7.6 Typische Muster von Tabellenbeziehungen

184

2.8 Durch die Normalformen das Datenbankdesign verbessern

191

2.8.1 Die nicht normalisierte Form

192

2.8.2 Die erste Normalform (1NF)

193

2.8.3 Die zweite Normalform (2NF)

195

2.8.4 Die dritte Normalform (3NF)

201

2.8.5 Die Boyce-Codd-Normalform (BCNF)

204

2.8.6 Die vierte Normalform (4NF)

208

2.8.7 Weitere Normalformen

210

2.8.8 Zweckmäßiges Datenbankdesign

212

2.9 Indizes

216

2.9.1 Automatisch generierte Tabellenindizes

216

2.9.2 Eindeutiger Schlüssel (Alternativschlüssel)

219

2.9.3 Erstellen eines Indexes

222

2.9.4 Löschen eines Indexes

225

2.10 Besondere Tabellen

226

2.10.1 Versteckte Datenbankobjekte

226

2.10.2 Systemtabellen (»MSys«) und Usertabellen (»USys«)

227

2.10.3 Das Verzeichnis aller Datenbankobjekte: »MSysObjects«

229

3 Daten filtern, sortieren und zusammenfassen: Abfragen

231

3.1 Einfache Abfragen

231

3.1.1 Vertikales Filtern – Felder auswählen

233

3.1.2 Horizontales Filtern – Datensätze auswählen

238

3.1.3 Umgang mit NULL-Werten

247

3.1.4 Mehrere Filterkriterien verwenden

248

3.1.5 Datensätze sortieren

252

3.2 Auswerten von Daten eines Datensatzes: Berechnete Felder

257

3.2.1 Einfache Operationen für Zahlenfelder

258

3.2.2 Aneinanderreihen von Textfeldern

261

3.2.3 Grundsätzliches zu Funktionen

261

3.2.4 Funktionen für Textfelder

263

3.2.5 Funktionen für Zahlenfelder

264

3.2.6 Funktionen für Datumsfelder

266

3.2.7 Konvertieren des Felddatentyps

268

3.2.8 Einfache Fallunterscheidungen

270

3.2.9 Parameter in Abfragen

273

3.3 Zusammenfassen von Datensätzen: Gruppierung und Aggregieren

277

3.3.1 Datensätze zu Gruppen zusammenfassen

279

3.3.2 Die Anzahl der Datensätze pro Gruppe

280

3.3.3 Alle Zahlen einer Gruppe summieren

282

3.3.4 Minimal- und Maximalwert aller Zahlen einer Gruppe

283

3.3.5 Mittelwert, Varianz und Standardabweichung aller Zahlen einer Gruppe

284

3.3.6 Datensätze vor dem Zusammenfassen filtern – Filter auf die Rohdaten

285

3.3.7 Datensätze nach dem Zusammenfassen filtern – Filter auf das Ergebnis

287

3.3.8 Kreuztabellenabfrage

288

3.4 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

293

3.4.1 Unterdatenblätter

294

3.4.2 Passende Datensätze zusammenbringen: Abfragen mit INNER-JOIN-Verknüpfung

296

3.4.3 Jeder Datensatz mit jedem gepaart: Das kartesische Produkt

300

3.4.4 Wenn vorhanden, dann nur passende Datensätze zusammen: Abfragen mit OUTER-JOIN-Verknüpfung

302

3.4.5 Abfragen mit mehr als zwei Tabellen

306

3.5 Aktionsabfragen

309

3.5.1 Anfügeabfragen

311

3.5.2 Löschabfragen

315

3.5.3 Aktualisierungsabfragen

318

3.6 Workshops zum Normalisieren von Daten

324

3.6.1 Die Haupttabelle einer 1:n-Beziehung füllen

325

3.6.2 Die Suche nach Inkonsistenzen

329

3.6.3 Inkonsistenzen beheben

333

3.6.4 Dublettensuche

336

4 Access und die Verbindungen zur Außenwelt

337

4.1 Wann braucht man Datenverbindungen?

337

4.1.1 Eine Access-Datenbank als Insel-Lösung verwenden

339

4.1.2 Import und Export von Daten

341

4.1.3 Verbundene Datenquellen

344

4.1.4 Verteilte Datenquellen – »Datawarehouse« und »Datamining«

346

4.2 Export von Daten

347

4.2.1 Export über die Zwischenablage

347

4.2.2 Export in eine andere Access-Datenbank

350

4.2.3 Export nach Excel

351

4.2.4 Export nach Word

353

4.2.5 Export als PDF- oder XPS-Datei

355

4.2.6 Export in eine Textdatei

357

4.2.7 Export in eine HTML-Datei

363

4.2.8 Export in eine XML-Datei

365

4.2.9 Daten als E-Mail versenden

371

4.2.10 Export als SharePoint-Liste

371

4.2.11 Gespeicherte Exporte

373

4.3 Zugriff auf eine Access-Desktop-Datenbank aus anderen Programmen

378

4.3.1 Öffnen einer Access-Tabelle in Excel

378

4.3.2 Serienbriefe in Word erstellen

382

4.3.3 Zugriff auf eine Access-Datenbank vom Microsoft SQL Server aus

387

4.4 Import von Daten

394

4.4.1 Import aus einer anderen Access-Datenbank

394

4.4.2 Importfehler

396

4.4.3 Import eines Outlook-Ordners

400

4.4.4 Import aus einer XML-Datei

404

4.4.5 Daten per E-Mail sammeln

407

4.4.6 Import einer SharePoint-Liste

408

4.4.7 Datendienste nutzen

409

4.4.8 Gespeicherte Importe

410

4.5 Workshops zum Import von Daten

410

4.5.1 Workshop: Einmaliger Import von Daten

411

4.5.2 Workshop: Regelmäßiger Datenabgleich per Import

416

4.5.3 Workshop: Import einer Tabelle mit fehlenden Daten

427

4.6 Anbindung externer Datenquellen: Verknüpfen von Tabellen

459

4.6.1 Eine Tabelle aus einer anderen Access-Datenbank verknüpfen

459

4.6.2 Trennung von Daten und Anwendung

461

4.6.3 Aktualisieren von Tabellenverknüpfungen

464

4.6.4 Andere Dateiformate verknüpfen

466

4.6.5 Eine SharePoint-Liste verknüpfen

468

4.7 Was sind Server-Datenbanken?

469

4.7.1 Vor- und Nachteile gegenüber Access

469

4.7.2 Häufig eingesetzte Datenbank-Server

472

4.7.3 Eine Tabelle über die ODBC-Schnittstelle verknüpfen

473

4.7.4 Optimierung der Client-Server-Anwendung

484

4.7.5 Access-Projekte

485

5 SQL – die Programmiersprache für Datenbanken

489

5.1 Warum SQL lernen?

489

5.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

489

5.1.2 Der grafische Abfrage-Editor und SQL

490

5.2 Daten abfragen: SELECT

490

5.2.1 Abfragen von Daten aus einer Tabelle

491

5.2.2 Datensätze filtern

496

5.2.3 Datensätze sortieren

499

5.2.4 Parameter in Abfragen

500

5.2.5 Berechnete Felder

501

5.2.6 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

501

5.3 Gruppierung und Aggregieren

508

5.3.1 GROUP BY

508

5.3.2 Aggregatfunktionen

509

5.3.3 HAVING

511

5.4 Unterabfragen

512

5.4.1 In der SELECT-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

513

5.4.2 In der FROM-Klausel anstelle einer Tabelle

516

5.4.3 In der WHERE-Klausel

517

5.4.4 In der ORDER-BY-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

522

5.5 Aktionsabfragen: Data Manipulation Language (DML)

523

5.5.1 INSERT INTO

524

5.5.2 SELECT … INTO

526

5.5.3 DELETE

527

5.5.4 UPDATE

529

5.6 Datenbankobjekte verändern: Data Definition Language (DDL)

530

5.6.1 CREATE TABLE

531

5.6.2 ALTER TABLE

532

5.6.3 DROP TABLE

533

5.6.4 CREATE INDEX

533

5.6.5 DROP INDEX

534

5.7 Besondere Abfragen

534

5.7.1 UNION-Abfragen

534

5.7.2 Pass-through-Abfragen

537

6 Formulare

539

6.1 Formulare entwerfen

539

6.1.1 Ein einfaches Formular in der Entwurfsansicht erstellen

539

6.1.2 Datensatzquelle

540

6.1.3 Einen Datensatz in der Formularansicht bearbeiten

542

6.1.4 Formulare als Registerblätter oder als Fenster

542

6.1.5 Welche Ansichten von Formularen gibt es?

544

6.1.6 Navigationsschaltflächen

545

6.1.7 Datensatzmarkierer

549

6.2 Arbeiten mit Steuerelementen

550

6.2.1 Hinzufügen und bearbeiten

550

6.2.2 Anpassen von Größe und Abstand

560

6.2.3 Ausrichten

562

6.2.4 Optisches Erscheinungsbild

564

6.2.5 Aktivieren und deaktivieren

566

6.2.6 Formatierungen

570

6.2.7 Bedingte Formatierungen

572

6.2.8 Datenbalken

574

6.2.9 Reihenfolge der Aktivierung

575

6.2.10 Gruppierung von Steuerelementen

577

6.3 Die verschiedenen Steuerelemente

577

6.3.1 Welche Steuerelemente gibt es?

577

6.3.2 Steuerelemente für Text

579

6.3.3 Auswahl Ja/Nein

583

6.3.4 Auswahl aus verschiedenen Optionen

586

6.3.5 Auswahl aus einer Liste

598

6.3.6 Grafik-Steuerelemente

605

6.3.7 Diagramme generieren

626

6.3.8 Internetfunktionen

631

6.3.9 Andere Steuerelemente

635

6.4 Arbeiten mit Layouts in Formularen

641

6.4.1 Layout- und Entwurfsansicht

642

6.4.2 Layout hinzufügen

643

6.4.3 Den Layoutbereich anpassen

645

6.4.4 Layout entfernen

647

6.4.5 Layout ähnlich einer Tabelle: Formularkopf und Formularfuß

648

6.4.6 Abstand und Gitternetzlinien

649

6.4.7 Steuerelemente verankern

650

6.5 Formulartypen

654

6.5.1 Das gebundene Standardformular

655

6.5.2 Das ungebundene Standardformular

655

6.5.3 Das Endlosformular

656

6.5.4 Das geteilte Formular

659

6.5.5 Das einfache Popup-Formular

662

6.5.6 Das modale Popup-Formular

663

6.5.7 Nicht mehr unterstützte Formulartypen

664

6.6 Arbeiten mit mehreren Formularen

664

6.6.1 Zugriff auf Daten in anderen Formularen

665

6.6.2 Unterformulare

676

6.6.3 Synchronisieren von Unterformularen

679

6.6.4 Das Navigationssteuerelement

684

6.7 Formulare aus einer Vorlage erstellen

687

6.7.1 Formularvorlagen

687

6.7.2 Anwendungsparts

688

6.8 Workshops zu Formularen

690

6.8.1 Workshop: Formulare und Unterformulare im Zusammenspiel

690

6.8.2 Workshop: Eine individuelle Eingabe-Dialogbox

698

6.8.3 Workshop: Platzreservierung

711

7 Berichte

721

7.1 Berichte entwerfen

721

7.1.1 Einen einfachen Bericht in der Entwurfsansicht erstellen

721

7.1.2 Datensatzquelle

723

7.1.3 Steuerelemente in Berichten

725

7.1.4 Unterberichte

730

7.2 Arbeiten mit Layouts in Berichten

734

7.2.1 Layout hinzufügen

735

7.2.2 Unterschiede zu Formularen

735

7.3 Ansichten eines Berichts

736

7.3.1 Seitenansicht

738

7.3.2 Direktes Drucken eines Berichts

740

7.3.3 Berichtsansicht

741

7.3.4 Einen Bericht als PDF- oder XPS-Datei exportieren

742

7.4 Bereiche in Berichten

743

7.4.1 Kopf- und Fußbereich

743

7.4.2 Ebenen zur Gruppierung

747

7.4.3 Seitenumbrüche setzen

760

7.4.4 Gruppen zusammenhalten und Abstände richtig setzen

761

7.4.5 Wiederholende Einträge ausblenden

764

7.4.6 Laufende Summen und Gesamtsummen

765

7.5 Berichte mit mehreren Spalten

767

7.5.1 Etiketten mit dem Assistenten erstellen

768

7.5.2 Mehrere Spalten einrichten

769

7.5.3 Der Seitenkopf für mehrere Spalten

772

7.6 Workshops zu Berichten

775

7.6.1 Workshop: Summen und Prozentsätze

775

7.6.2 Workshop: Filterformulare für Berichte

782

7.6.3 Workshop: Bericht in eine HTML-Datei exportieren

786

8 Einfache Programmierung mit Makros

791

8.1 Makros

791

8.1.1 Aktionen

792

8.1.2 Unsichere Aktionen und vertrauenswürdige Datenbanken

796

8.1.3 Kommentare im Makro

803

8.1.4 Fallunterscheidungen

804

8.1.5 Gruppieren und Untermakros

808

8.2 Auf Ereignisse reagieren

810

8.2.1 Ereignisse von Formularen

811

8.2.2 Ereignisse von Steuerelementen

814

8.2.3 Mit dem Zeitgeber arbeiten (Timer)

816

8.2.4 Ereignisse eines Berichts

816

8.2.5 Eingebettete Makros

818

8.3 Besondere Makros

819

8.3.1 Datenmakros (Trigger)

819

8.3.2 »AutoExec« startet beim Öffnen der Datenbank

824

8.3.3 Tastaturkürzel in »AutoKeys«

825

9 Visual Basic for Applications (VBA), die Programmiersprache für Microsoft-Office-Anwendungen

827

9.1 Warum VBA lernen?

827

9.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

828

9.1.2 Die Zukunft von VBA

828

9.2 Formulare bereichern

829

9.2.1 Auf Ereignisse reagieren

829

9.2.2 Kommentare im Code

832

9.2.3 Berechnungen und Formeln

832

9.2.4 Fallunterscheidungen

833

9.2.5 Meldungen am Bildschirm anzeigen: »MsgBox«

835

9.2.6 Befehle, die über mehrere Zeilen reichen

838

9.3 Die integrierte Entwicklungsumgebung

838

9.3.1 Ansicht im Codefenster

839

9.3.2 Übersicht halten mit dem Objektkatalog und dem Projekt-Explorer

842

9.3.3 VBA-Code im Direktbereich ausführen

845

9.3.4 Programme starten

846

9.3.5 Haltepunkte und Debug-Modus

847

9.4 Daten im Speicher verarbeiten

849

9.4.1 Variablen

850

9.4.2 Konstanten

857

9.4.3 Eingaben vom Anwender abfragen: »InputBox()«

858

9.4.4 Statische Variablen

860

9.4.5 Arrays

861

9.4.6 Dynamische Arrays

862

9.5 Kontrollstrukturen: Verzweigungen und Wiederholungen

863

9.5.1 Bedingungen und Fallunterscheidungen

864

9.5.2 Fallauswahl

864

9.5.3 Schleifen

865

9.5.4 Iteration

869

9.5.5 Sprungbefehle und Sprungmarken

870

9.6 Module

871

9.6.1 Ein Modul erstellen und bearbeiten

871

9.6.2 Prozeduren

872

9.6.3 Funktionen

875

9.6.4 Parameter

883

9.6.5 Gültigkeitsbereiche

893

9.6.6 Variablen auf Modulebene und globale Variablen

897

9.7 Klassenmodule

899

9.7.1 Ein eigenständiges Klassenmodul erstellen und bearbeiten

901

9.7.2 Objektvariablen

905

9.7.3 Eigenschaften (Properties)

912

9.7.4 Der Befehl »With«

919

9.7.5 Auflistungen (Collections)

921

9.8 Fehlerbehandlung

927

9.8.1 Auf Laufzeitfehler reagieren

928

9.8.2 Die Behandlung von Fehlern

933

9.8.3 Eigene Laufzeitfehler auslösen

934

9.8.4 Zentrale Fehlerbehandlung

935

10 Data-Access-Objects-(DAO-)Klassenbibliothek

937

10.1 Daten abfragen: Recordset-Objekte

938

10.1.1 Lesend auf eine Tabelle zugreifen

938

10.1.2 Einen Datensatz suchen

942

10.1.3 Domänenfunktionen – Datenabfrage in einer Zeile

944

10.1.4 Datensätze verändern

946

10.1.5 Abfragen erstellen und als Datensatzquelle nutzen

947

10.2 Aktionsabfragen ausführen

950

10.2.1 Bestehende Aktionsabfragen aufrufen

950

10.2.2 SQL-Code direkt ausführen

952

10.3 Transaktionen

952

10.3.1 Eine Transaktion starten und abschließen

953

10.3.2 Änderungen doch nicht durchführen: Rollback

955

10.4 Andere Klassenbibliotheken

956

10.4.1 Referenzen definieren

957

10.4.2 Word-Dokumente bearbeiten

958

10.4.3 Daten aus einer Excel-Tabelle gezielt auslesen

960

10.4.4 ActiveX Data Objects (ADO)

961

10.4.5 Zugriff auf das Windows-Betriebssystem

962

11 Anwendungsprogramme mit Access erstellen

967

11.1 Wichtige Elemente eines Anwendungsprogramms

968

11.1.1 Start der Anwendung

969

11.1.2 Formen des Hauptmenüs

970

11.1.3 Menüband

973

11.2 Zugriffsberechtigungen

979

11.2.1 Benutzer, Gruppen und Zugriffsberechtigungen in ».mdb«-Dateien

979

11.2.2 Verschlüsseln der Datenbank

988

11.2.3 Erstellen einer ».accde«-Datei

990

11.3 Access Web Apps in Office 365 oder SharePoint speichern

991

11.3.1 Voraussetzungen

991

11.3.2 Verpacken und Weitergabe einer Web App

999

11.3.3 Tabellen und Abfragen in einer Web App

1002

11.3.4 Ansichten anstelle von Formularen

1005

11.3.5 Berichte mit Web Apps nutzen

1016

11.3.6 Web Apps und Programmierung

1022

11.4 Die Grenzen der Möglichkeiten in Access – Beyond the Limits

1023