1 Einleitung

21

1.1 Was ist Access?

21

1.1.1 Relationale Datenbank

23

1.1.2 Formulare zum Bearbeiten von Daten

24

1.1.3 Berichte zur Auswertung und zum übersichtlichen Ausdrucken von Daten

25

1.1.4 Programmierung: Optional, zum Beispiel zum Lösen komplexerer Probleme

26

1.1.5 Schnelle Entwicklung kompletter Anwendungsprogramme (»Rapid Development«)

26

1.2 Wie kann eine Datenbank meine Arbeitsprozesse unterstützen?

27

1.2.1 Beispiel einer einfachen Desktop-Datenbank: Mitgliederverwaltung eines Vereins

27

1.2.2 Beispiel einer komplexen Access-Desktop-Datenbank: Erfassung von Mitarbeitern, Flügen und Flugbuchungen

33

1.2.3 Access Web Apps in SharePoint gibt es nicht mehr

37

2 Access als Datenbank: Tabellen

39

2.1 Ein Schnelleinstieg in relationale Datenbanken

39

2.1.1 Eine neue Desktop-Datenbank mit Access erstellen

40

2.1.2 Eine Tabelle in Access erstellen

42

2.1.3 Die Tabelle mit Inhalt füllen

44

2.2 Datenbankdesign

45

2.2.1 Die Welt in Tabellen abbilden

47

2.2.2 Namenskonventionen

49

2.2.3 Der Primärschlüssel

53

2.2.4 Die Tabellenstruktur festlegen

55

2.3 Erstellen von Tabellen

56

2.3.1 Die Entwurfsansicht

56

2.3.2 Der Felddatentyp »Kurzer Text«

62

2.3.3 Der Felddatentyp »Langer Text«

63

2.3.4 Der Felddatentyp »Zahl«

65

2.3.5 Der Felddatentyp »AutoWert«

71

2.3.6 Der Felddatentyp »Datum/Uhrzeit« und »Datum/Uhrzeit erweitert«

73

2.3.7 Der Felddatentyp »Währung«

77

2.3.8 Der Felddatentyp »Ja/Nein«

79

2.3.9 Der Felddatentyp »OLE-Objekt«

79

2.3.10 Andere Felddatentypen

80

2.3.11 Berechnete Felder

81

2.3.12 Feldeinschränkungen

82

2.3.13 Tabelleneinschränkungen

93

2.3.14 Der Nachschlage-Assistent

99

2.4 Ändern von Tabellen

99

2.4.1 Hinzufügen von Feldern

99

2.4.2 Verschieben von Feldern

100

2.4.3 Löschen von Feldern

101

2.4.4 Ändern des Felddatentyps

102

2.4.5 Ändern von Feld- und Tabelleneinschränkungen

103

2.5 Daten in Tabellen

105

2.5.1 Daten eingeben, ändern und löschen

105

2.5.2 Navigationsschaltflächen

109

2.5.3 Die Spaltenbreite eines Feldes anpassen

110

2.5.4 Felder sortieren

110

2.5.5 Felder ein- und ausblenden

110

2.5.6 Felder fixieren

112

2.5.7 Datensätze sortieren

112

2.5.8 Suchfunktionen

116

2.5.9 Datensätze filtern

119

2.6 Formatierungen in Tabellen

128

2.6.1 Format

128

2.6.2 Eingabeformat

143

2.6.3 Beschreibung und Beschriftung

152

2.6.4 Nachschlagen

153

2.7 Beziehungen zwischen Tabellen

155

2.7.1 Die 1:n-Beziehung

155

2.7.2 Die 1:1-Beziehung

159

2.7.3 Die m:n-Beziehung

162

2.7.4 Referenzielle Integrität

165

2.7.5 Übersicht schaffen mit Datenbankdiagrammen

171

2.7.6 Typische Muster von Tabellenbeziehungen

178

2.8 Durch die Normalformen das Datenbankdesign verbessern

186

2.8.1 Die nicht normalisierte Form

187

2.8.2 Die erste Normalform (1NF)

187

2.8.3 Die zweite Normalform (2NF)

190

2.8.4 Die dritte Normalform (3NF)

195

2.8.5 Die Boyce-Codd-Normalform (BCNF)

199

2.8.6 Die vierte Normalform (4NF)

203

2.8.7 Weitere Normalformen

205

2.8.8 Zweckmäßiges Datenbankdesign

207

2.9 Indizes

211

2.9.1 Automatisch generierte Tabellenindizes

211

2.9.2 Eindeutiger Schlüssel (Alternativschlüssel)

214

2.9.3 Erstellen eines Indexes

217

2.9.4 Löschen eines Indexes

220

2.10 Besondere Tabellen

221

2.10.1 Versteckte Datenbankobjekte

221

2.10.2 Systemtabellen (»MSys«) und Usertabellen (»USys«)

222

2.10.3 Das Verzeichnis aller Datenbankobjekte: »MSysObjects«

223

3 Daten filtern, sortieren und zusammenfassen: Abfragen

225

3.1 Einfache Abfragen

225

3.1.1 Vertikales Filtern – Felder auswählen

227

3.1.2 Horizontales Filtern – Datensätze auswählen

232

3.1.3 Der Umgang mit NULL-Werten

241

3.1.4 Mehrere Filterkriterien verwenden

242

3.1.5 Datensätze sortieren

247

3.2 Auswerten von Daten eines Datensatzes: Berechnete Felder

251

3.2.1 Einfache Operationen für Zahlenfelder

252

3.2.2 Aneinanderreihen von Textfeldern

255

3.2.3 Grundsätzliches zu Funktionen

255

3.2.4 Funktionen für Textfelder

257

3.2.5 Funktionen für Zahlenfelder

258

3.2.6 Funktionen für Datumsfelder

260

3.2.7 Konvertieren des Felddatentyps

262

3.2.8 Einfache Fallunterscheidungen

265

3.2.9 Parameter in Abfragen

268

3.3 Zusammenfassen von Datensätzen: Gruppierung und Aggregieren

272

3.3.1 Datensätze zu Gruppen zusammenfassen

273

3.3.2 Die Anzahl der Datensätze pro Gruppe

275

3.3.3 Alle Zahlen einer Gruppe summieren

277

3.3.4 Den Minimal- und Maximalwert aller Zahlen einer Gruppe ermitteln

278

3.3.5 Mittelwert, Varianz und Standardabweichung aller Zahlen einer Gruppe

279

3.3.6 Datensätze vor dem Zusammenfassen filtern – Filter auf die Rohdaten

280

3.3.7 Datensätze nach dem Zusammenfassen filtern – Filter auf das Ergebnis

282

3.3.8 Kreuztabellenabfrage

283

3.4 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

288

3.4.1 Unterdatenblätter

289

3.4.2 Passende Datensätze zusammenbringen: Abfragen mit INNER-JOIN-Verknüpfung

291

3.4.3 Jeder Datensatz mit jedem gepaart: Das kartesische Produkt

296

3.4.4 Wenn vorhanden, dann nur passende Datensätze zusammen: Abfragen mit OUTER-JOIN-Verknüpfung

297

3.4.5 Abfragen mit mehr als zwei Tabellen

301

3.5 Aktionsabfragen

305

3.5.1 Anfügeabfragen

307

3.5.2 Löschabfragen

311

3.5.3 Aktualisierungsabfragen

314

3.6 Workshops zum Normalisieren von Daten

320

3.6.1 Die Haupttabelle einer 1:n-Beziehung füllen

321

3.6.2 Die Suche nach Inkonsistenzen

325

3.6.3 Inkonsistenzen beheben

329

3.6.4 Dublettensuche

332

4 Access und die Verbindungen zur Außenwelt

333

4.1 Wann braucht man Datenverbindungen?

333

4.1.1 Eine Access-Datenbank als Insel-Lösung verwenden

335

4.1.2 Import und Export von Daten

337

4.1.3 Verbundene Datenquellen

339

4.1.4 Verteilte Datenquellen – »Datawarehouse« und »Datamining«

342

4.2 Export von Daten

343

4.2.1 Export über die Zwischenablage

343

4.2.2 Export in eine andere Access-Datenbank

346

4.2.3 Export nach Excel

347

4.2.4 Export nach Word

349

4.2.5 Export als PDF- oder XPS-Datei

351

4.2.6 Export in eine Textdatei

353

4.2.7 Export in eine HTML-Datei

359

4.2.8 Export in eine dBASE-Datei

361

4.2.9 Export in eine XML-Datei

364

4.2.10 Daten als E-Mail versenden

369

4.2.11 Export als SharePoint-Liste

370

4.2.12 Gespeicherte Exporte

372

4.3 Zugriff auf eine Access-Desktop-Datenbank aus anderen Programmen

376

4.3.1 Öffnen einer Access-Tabelle in Excel

376

4.3.2 Serienbriefe in Word erstellen

381

4.3.3 Zugriff auf eine Access-Datenbank vom Microsoft SQL Server aus

386

4.4 Import von Daten

393

4.4.1 Import aus einer anderen Access-Datenbank

394

4.4.2 Importfehler

396

4.4.3 Import eines Outlook-Ordners

400

4.4.4 Import aus einer XML-Datei

403

4.4.5 Import aus einer dBASE-Datei

407

4.4.6 Daten per E-Mail sammeln

408

4.4.7 Import einer SharePoint-Liste

409

4.4.8 Datendienste nutzen

410

4.4.9 Gespeicherte Importe

411

4.5 Workshops zum Import von Daten

411

4.5.1 Workshop: Einmaliger Import von Daten

412

4.5.2 Workshop: Regelmäßiger Datenabgleich per Import

417

4.5.3 Workshop: Import einer Tabelle mit fehlenden Daten

429

4.6 Anbindung externer Datenquellen: Verknüpfen von Tabellen

461

4.6.1 Eine Tabelle aus einer anderen Access-Datenbank verknüpfen

461

4.6.2 Trennung von Daten und Anwendung

463

4.6.3 Aktualisieren von Tabellenverknüpfungen

466

4.6.4 Andere Dateiformate verknüpfen

468

4.6.5 Eine SharePoint-Liste verknüpfen

470

4.7 Was sind Server-Datenbanken?

471

4.7.1 Vor- und Nachteile gegenüber Access

471

4.7.2 Häufig eingesetzte Datenbank-Server

474

4.7.3 Eine Tabelle über die ODBC-Schnittstelle verknüpfen

475

4.7.4 Optimierung der Client-Server-Anwendung

487

4.7.5 Access-Projekte

488

4.8 Workshops zum SQL Server

489

4.8.1 Workshop: Tabellen im SQL Server erstellen und in Access nutzen

489

4.8.2 Workshop: Datenbankdesign auf dem SQL Server

499

4.8.3 Workshop: Eine bestehende Access-Datenbank auf den SQL Server migrieren

505

5 SQL – die Programmiersprache für Datenbanken

511

5.1 Warum SQL lernen?

511

5.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

511

5.1.2 Der grafische Abfrage-Editor und SQL

512

5.2 Daten abfragen: SELECT

512

5.2.1 Abfragen von Daten aus einer Tabelle

514

5.2.2 Datensätze filtern

518

5.2.3 Datensätze sortieren

521

5.2.4 Parameter in Abfragen

522

5.2.5 Berechnete Felder

523

5.2.6 Abfragen von Daten aus mehreren Tabellen

524

5.3 Gruppierung und Aggregieren

531

5.3.1 GROUP BY

531

5.3.2 Aggregatfunktionen

532

5.3.3 HAVING

533

5.4 Unterabfragen

535

5.4.1 In der SELECT-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

535

5.4.2 In der FROM-Klausel anstelle einer Tabelle

538

5.4.3 In der WHERE-Klausel

540

5.4.4 In der ORDER-BY-Klausel anstelle eines Tabellenfeldes

545

5.5 Aktionsabfragen: Data Manipulation Language (DML)

545

5.5.1 INSERT INTO

546

5.5.2 SELECT … INTO

549

5.5.3 DELETE

550

5.5.4 UPDATE

551

5.6 Datenbankobjekte verändern: Data Definition Language (DDL)

553

5.6.1 CREATE TABLE

554

5.6.2 ALTER TABLE

555

5.6.3 DROP TABLE

555

5.6.4 CREATE INDEX

556

5.6.5 DROP INDEX

556

5.7 Besondere Abfragen

556

5.7.1 UNION-Abfragen

556

5.7.2 Pass-through-Abfragen

559

6 Formulare

563

6.1 Formulare entwerfen

563

6.1.1 Ein einfaches Formular in der Entwurfsansicht erstellen

563

6.1.2 Datensatzquelle

564

6.1.3 Einen Datensatz in der Formularansicht bearbeiten

566

6.1.4 Formulare als Registerblätter oder als Fenster

566

6.1.5 Welche Ansichten von Formularen gibt es?

568

6.1.6 Navigationsschaltflächen

569

6.1.7 Datensatzmarkierer

573

6.2 Arbeiten mit Steuerelementen

574

6.2.1 Hinzufügen und bearbeiten

574

6.2.2 Anpassen von Größe und Abstand

584

6.2.3 Ausrichten

586

6.2.4 Visuelles Erscheinungsbild

588

6.2.5 Aktivieren und deaktivieren

590

6.2.6 Formatierungen

594

6.2.7 Bedingte Formatierungen

596

6.2.8 Datenbalken

598

6.2.9 Reihenfolge der Aktivierung

599

6.2.10 Gruppierung von Steuerelementen

600

6.3 Die verschiedenen Steuerelemente

601

6.3.1 Welche Steuerelemente gibt es?

601

6.3.2 Steuerelemente für Text

603

6.3.3 Auswahl Ja/Nein

607

6.3.4 Auswahl aus verschiedenen Optionen

610

6.3.5 Auswahl aus einer Liste

622

6.3.6 Grafik-Steuerelemente

629

6.3.7 Diagramme generieren

650

6.3.8 Internetfunktionen

658

6.3.9 Andere Steuerelemente

662

6.4 Mit Layouts in Formularen arbeiten

668

6.4.1 Layout- und Entwurfsansicht

669

6.4.2 Layout hinzufügen

670

6.4.3 Den Layoutbereich anpassen

672

6.4.4 Layout entfernen

674

6.4.5 Layout ähnlich einer Tabelle: Formularkopf und Formularfuß

675

6.4.6 Abstand und Gitternetzlinien

677

6.4.7 Steuerelemente verankern

678

6.5 Formulartypen

681

6.5.1 Das gebundene Standardformular

682

6.5.2 Das ungebundene Standardformular

683

6.5.3 Das Endlosformular

684

6.5.4 Das geteilte Formular

687

6.5.5 Das einfache Popup-Formular

689

6.5.6 Das modale Popup-Formular

690

6.5.7 Nicht mehr unterstützte Formulartypen

692

6.6 Arbeiten mit mehreren Formularen

692

6.6.1 Zugriff auf Daten in anderen Formularen

693

6.6.2 Unterformulare

704

6.6.3 Synchronisieren von Unterformularen

707

6.6.4 Das Navigationssteuerelement

712

6.7 Formulare aus einer Vorlage erstellen

715

6.7.1 Formularvorlagen

715

6.7.2 Anwendungsparts

716

6.8 Workshops zu Formularen

718

6.8.1 Workshop: Formulare und Unterformulare im Zusammenspiel

718

6.8.2 Workshop: Eine individuelle Eingabe-Dialogbox

726

6.8.3 Workshop: Platzreservierung

739

7 Berichte

749

7.1 Berichte entwerfen

749

7.1.1 Einen einfachen Bericht in der Entwurfsansicht erstellen

749

7.1.2 Die Datensatzquelle

751

7.1.3 Steuerelemente in Berichten

753

7.1.4 Unterberichte

758

7.2 Arbeiten mit Layouts in Berichten

763

7.2.1 Layout hinzufügen

763

7.2.2 Unterschiede zu Formularen

764

7.3 Ansichten eines Berichts

764

7.3.1 Die Seitenansicht

766

7.3.2 Direktes Drucken eines Berichts

768

7.3.3 Die Berichtsansicht

769

7.3.4 Einen Bericht als PDF- oder XPS-Datei exportieren

770

7.4 Bereiche in Berichten

771

7.4.1 Kopf- und Fußbereich

771

7.4.2 Ebenen zur Gruppierung

775

7.4.3 Seitenumbrüche setzen

789

7.4.4 Gruppen zusammenhalten und Abstände richtig setzen

790

7.4.5 Sich wiederholende Einträge ausblenden

792

7.4.6 Laufende Summen und Gesamtsummen

794

7.5 Berichte mit mehreren Spalten

796

7.5.1 Etiketten mit dem Assistenten erstellen

796

7.5.2 Mehrere Spalten einrichten

797

7.5.3 Der Seitenkopf für mehrere Spalten

801

7.6 Workshops zu Berichten

804

7.6.1 Workshop: Summen und Prozentsätze

804

7.6.2 Workshop: Filterformulare für Berichte

811

7.6.3 Workshop: Bericht in eine HTML-Datei exportieren

815

8 Einfache Programmierung mit Makros

819

8.1 Makros

819

8.1.1 Aktionen

820

8.1.2 Unsichere Aktionen und vertrauenswürdige Datenbanken

823

8.1.3 Kommentare im Makro

831

8.1.4 Fallunterscheidungen

831

8.1.5 Gruppieren und Untermakros

836

8.2 Auf Ereignisse reagieren

837

8.2.1 Ereignisse von Formularen

838

8.2.2 Ereignisse von Steuerelementen

842

8.2.3 Mit dem Zeitgeber arbeiten (Timer)

844

8.2.4 Ereignisse eines Berichts

844

8.2.5 Eingebettete Makros

846

8.3 Besondere Makros

847

8.3.1 Datenmakros (Trigger)

847

8.3.2 »AutoExec« startet beim Öffnen der Datenbank

852

8.3.3 Tastaturkürzel in »AutoKeys«

852

9 Visual Basic for Applications (VBA), die Programmiersprache für Microsoft-Office-Anwendungen

855

9.1 Warum VBA lernen?

855

9.1.1 Voraussetzungen für dieses Kapitel

856

9.1.2 Die Zukunft von VBA

856

9.2 Formulare bereichern

857

9.2.1 Auf Ereignisse reagieren

857

9.2.2 Kommentare im Code

860

9.2.3 Berechnungen und Formeln

860

9.2.4 Fallunterscheidungen

861

9.2.5 Meldungen am Bildschirm anzeigen: »MsgBox«

864

9.2.6 Befehle, die über mehrere Zeilen reichen

866

9.3 Die integrierte Entwicklungsumgebung

867

9.3.1 Ansicht im Codefenster

867

9.3.2 Mit dem Objektkatalog und dem Projekt-Explorer die Übersicht behalten

870

9.3.3 VBA-Code im Direktbereich ausführen

873

9.3.4 Programme starten

874

9.3.5 Haltepunkte und Debug-Modus

875

9.4 Daten im Speicher verarbeiten

877

9.4.1 Variablen

878

9.4.2 Konstanten

885

9.4.3 Eingaben vom Anwender abfragen: »InputBox()«

887

9.4.4 Statische Variablen

889

9.4.5 Arrays

889

9.4.6 Dynamische Arrays

890

9.5 Kontrollstrukturen: Verzweigungen und Wiederholungen

891

9.5.1 Bedingungen und Fallunterscheidungen

892

9.5.2 Fallauswahl

893

9.5.3 Schleifen

893

9.5.4 Iteration

898

9.5.5 Sprungbefehle und Sprungmarken

898

9.6 Module

899

9.6.1 Ein Modul erstellen und bearbeiten

900

9.6.2 Prozeduren

900

9.6.3 Funktionen

903

9.6.4 Parameter

911

9.6.5 Gültigkeitsbereiche

921

9.6.6 Variablen auf Modulebene und globale Variablen

925

9.7 Klassenmodule

927

9.7.1 Ein eigenständiges Klassenmodul erstellen und bearbeiten

929

9.7.2 Objektvariablen

933

9.7.3 Eigenschaften (Propertys)

940

9.7.4 Der Befehl »With«

947

9.7.5 Auflistungen (Collections)

949

9.8 Fehlerbehandlung

956

9.8.1 Auf Laufzeitfehler reagieren

956

9.8.2 Die Behandlung von Fehlern

961

9.8.3 Eigene Laufzeitfehler auslösen

962

9.8.4 Zentrale Fehlerbehandlung

963

10 Die Data-Access-Objects-(DAO-)Klassenbibliothek

965

10.1 Daten abfragen: »Recordset«-Objekte

966

10.1.1 Lesend auf eine Tabelle zugreifen

966

10.1.2 Einen Datensatz suchen

971

10.1.3 Domänenfunktionen – Datenabfrage in einer Zeile

972

10.1.4 Datensätze verändern

974

10.1.5 Abfragen erstellen und als Datensatzquelle nutzen

975

10.2 Aktionsabfragen ausführen

978

10.2.1 Bestehende Aktionsabfragen aufrufen

978

10.2.2 SQL-Code direkt ausführen

980

10.3 Transaktionen

980

10.3.1 Eine Transaktion starten und abschließen

981

10.3.2 Änderungen doch nicht durchführen: Rollback

983

10.4 Andere Klassenbibliotheken

984

10.4.1 Referenzen definieren

985

10.4.2 Word-Dokumente bearbeiten

986

10.4.3 Daten aus einer Excel-Tabelle gezielt auslesen

988

10.4.4 ActiveX Data Objects (ADO)

989

10.4.5 Zugriff auf das Windows-Betriebssystem

990

11 Anwendungsprogramme mit Access erstellen

993

11.1 Wichtige Elemente eines Anwendungsprogramms

994

11.1.1 Start der Anwendung

994

11.1.2 Formen des Hauptmenüs

995

11.1.3 Das Menüband

998

11.2 Zugriffsberechtigungen

1005

11.2.1 Benutzer, Gruppen und Zugriffsberechtigungen in ».mdb«-Dateien

1005

11.2.2 Das Verschlüsseln der Datenbank

1014

11.2.3 Erstellen einer ».accde«-Datei

1015

11.3 Ohne Access mit Datenbank-Dateien arbeiten: Die Access Runtime

1016

11.3.1 Installation der Access Runtime

1017

11.3.2 Workshop: Eine Datenbank Runtime-fähig machen

1019

11.3.3 Workshop: Anwendungsprogramm mit Backend-Datenbank

1025

11.4 Die Grenzen der Möglichkeiten in Access – Beyond the Limits

1030

Anhang

1035

A.1 Microsoft SQL Server

1035

A.1.1 Installationsdateien herunterladen

1035

A.1.2 Die SQL Server Express Edition installieren

1037

A.1.3 Arbeiten nach der Installation

1046

A.1.4 SQL Server Management Studio: Das universelle Werkzeug zur Verwaltung des SQL Servers

1052

A.1.5 Eine Datenbank im SQL Server erstellen

1058

A.1.6 Datenbank trennen und wieder anfügen

1062

A.1.7 Datensicherung einer Datenbank des SQL Servers

1065

A.1.8 Authentifizierung und Berechtigungen

1066