Inhaltsverzeichnis

Alle Kapitel aufklappen
Alle Kapitel zuklappen
Vorwort
23
1 Ein erster Überblick
25
1.1 Warum überhaupt PDF-Dokumente?
26
1.2 Acrobat Reader und Acrobat ­Standard/Pro – ein Vergleich
27
1.2.1 Der Reader
27
1.2.2 Standard oder Pro?
28
1.3 Möglichkeiten der PDF-Erstellung
29
1.3.1 PDF aus Microsoft Office
29
1.3.2 PDF aus Adobe-Tools
31
1.3.3 Weitere Erstellungsmöglichkeiten
32
1.3.4 Unterschiede in den erstellten PDFs
32
1.4 PDF-Versionen
33
1.5 PDF-Standards
34
1.5.1 PDF/X
35
1.5.2 PDF/A
36
1.5.3 PDF/UA
36
1.5.4 PDF/H
37
1.5.5 Ausblick
37
2 Die Benutzeroberfläche von Acrobat Pro
39
2.1 Neu oder klassisch? Die unterschiedlichen Oberflächen
39
2.2 Überblick über die neue Benutzeroberfläche
40
2.2.1 Die Startseite
40
2.2.2 Die Dokumentenansicht
46
2.2.3 Das Menü
49
2.2.4 Anzeigedesign anpassen
50
2.2.5 Liquid Mode – Bessere Lesbarkeit in der App
50
2.3 Werkzeuge einsetzen
52
2.3.1 Die Werkzeugübersicht
53
2.3.2 Alle Tools – die Werkzeugleiste
55
2.3.3 Werkzeuge anpassen
57
2.3.4 Die Befehlsleiste – Werkzeuge direkt aufrufen
58
2.4 Die Symbolleiste
59
2.4.1 Standardsymbole bzw. -werkzeuge
59
2.4.2 Symbolleiste positionieren und anpassen
59
2.5 Der Seitenbereich
61
2.5.1 Inhaltssymbole anpassen
62
2.5.2 Seitensteuerung – Blättern und Zoomen
63
2.5.3 Ansicht einstellen
63
2.5.4 Werkzeuge für das Zoomen
66
2.5.5 Seitennavigation
68
2.5.6 Ansicht über das Menü festlegen
71
2.5.7 Seitensteuerung individualisieren
73
2.5.8 Fenster einrichten
74
2.6 Einstellungen vornehmen
76
2.6.1 Allgemein
76
2.6.2 Dokumente
78
2.6.3 Seitenanzeige
79
2.6.4 Vollbild
80
2.6.5 Weitere Einstellungsmöglichkeiten
80
3 PDF über Acrobat erstellen
87
3.1 Ein Überblick
87
3.2 Einzelne Datei erstellen
88
3.3 Mehrere Dateien erstellen
91
3.3.1 Dateien zusammenführen
91
3.3.2 PDF-Portfolio
96
3.3.3 Mehrere Dateien separat ausgeben
102
3.4 Scannen und gescannte Dokumente
103
3.4.1 Papierdokument einscannen
103
3.4.2 Adobe Scan – die App
105
3.4.3 Texterkennung – OCR
107
3.5 Webseiten in PDF konvertieren
110
3.5.1 PDF aus Webseite erstellen
110
3.5.2 Lokale Webseite konvertieren
111
3.6 PDF über die Zwischenablage erstellen
112
3.7 Acrobat im Browser nutzen
114
4 PDF über Microsoft Office erstellen
115
4.1 Von Office zu PDF: Verschiedene Erstellungsmethoden
115
4.1.1 Wege der Erstellung mit Acrobat
115
4.1.2 Erstellung ohne Acrobat
117
4.1.3 Registerkarte »Acrobat«
119
4.1.4 Prüfungen in Microsoft Office (nur Windows)
120
4.2 Das Acrobat Add-In
122
4.2.1 PDF-Grundeinstellungen in Microsoft Office (Windows)
123
4.2.2 Freigabe von PDF-Dateien über Outlook (nur Windows)
126
4.2.3 PDF-Datei freigeben
127
4.2.4 Aktion ausführen
129
4.3 PDF aus Microsoft Word
130
4.3.1 Struktur schaffen
130
4.3.2 Verweise hinterlegen
134
4.3.3 Hyperlinks in Word
136
4.3.4 Der Serienbrief
137
4.3.5 PDFMaker-Einstellungen in Word (nur Windows)
140
4.4 PDF aus Microsoft Excel
141
4.4.1 Besonderheiten in Excel
141
4.4.2 Die Konvertierung in PDF
142
4.4.3 PDFMaker-Einstellungen in Excel (nur Windows)
148
4.4.4 Auflösung beachten
151
4.5 PDF aus PowerPoint
152
4.5.1 PowerPoint vorbereiten
153
4.5.2 PDF als Präsentation nutzen
155
4.5.3 Notizenseiten, Kommentare und Handzettel
157
4.5.4 PDFMaker-Grundeinstellungen in PowerPoint (nur Windows)
160
4.6 PDF aus Outlook (nur Windows)
161
4.6.1 E-Mail-Nachricht mit PDF-Anhang
161
4.6.2 Nachrichten und Ordner in PDF konvertieren
164
4.6.3 E-Mails archivieren
167
5 Acrobat Distiller
169
5.1 Distiller für den Druck verwenden
169
5.1.1 PostScript-Dateien verwenden
170
5.1.2 EPS in PDF umwandeln
173
5.1.3 Schriftordner bestimmen
173
5.1.4 Ordner überwachen
173
5.2 Die Adobe PDF-Einstellungen vornehmen
175
5.2.1 Speicherorte für PDF-Einstellungen
175
5.2.2 PDF-Einstellungen bearbeiten
176
5.2.3 Allgemein
177
5.2.4 Bilder
178
5.2.5 Schriften
180
5.2.6 Farbe
182
5.2.7 Erweitert
183
5.2.8 Standards
184
5.3 Adobe PDF-Einstellungen ­bearbeiten und hinzufügen
186
5.3.1 Fehlermeldungen
190
5.3.2 PDF-Einstellungen im Editor aufrufen
191
5.3.3 Joboptions hinzufügen
192
6 PDF aus Adobe-Programmen
193
6.1 Adobe InDesign
193
6.1.1 Druckprodukt einrichten
193
6.1.2 Vorarbeiten in Adobe InDesign
197
6.1.3 Die Druckdatei überprüfen
198
6.1.4 Transparenzen
199
6.1.5 Überdrucken, aussparen und über-/unterfüllen
204
6.1.6 Fotos kontrollieren
208
6.1.7 Fehler finden über den Preflight
210
6.1.8 Farbe überprüfen
215
6.1.9 PDF-Export in Adobe InDesign
218
6.1.10 Adobe PDF-Vorgaben
223
6.2 Adobe Photoshop
224
6.2.1 Als PDF speichern
225
6.2.2 PDF mit Bearbeitungsfunktionen
226
6.2.3 PDF-Vorgaben in Adobe Photoshop
228
6.2.4 PDF-Präsentation erzeugen
229
6.3 Adobe Illustrator
230
6.3.1 Speichern einer Illustrator-Datei in PDF
230
6.3.2 Mehrseitige PDF aus Adobe Illustrator
230
7 PDFs korrigieren
233
7.1 Grundlegende Änderungen der Seitenstruktur
234
7.1.1 Überblick mithilfe der Miniaturansicht
234
7.1.2 Seiten hinzufügen
235
7.1.3 Seiten drehen
237
7.1.4 Seiten löschen
238
7.1.5 Seiten extrahieren
238
7.1.6 Seiten ersetzen
239
7.1.7 Seiten neu anordnen
240
7.1.8 Seiten beschneiden
241
7.2 Fortgeschrittene Funktionen über »Seiten verwalten«
244
7.2.1 PDF aufteilen
244
7.2.2 Bates-Nummerierung
246
7.2.3 Seitenübergänge
249
7.2.4 Seitenvorlagen
250
7.2.5 Seitenbezeichnungen
250
7.2.6 Seiteneigenschaften
252
7.3 Texte bearbeiten, hinzufügen und formatieren
254
7.3.1 Text direkt bearbeiten
255
7.3.2 Text hinzufügen
257
7.3.3 Rechtschreibprüfung
259
7.4 Bilder und Objekte platzieren
259
7.4.1 Bild auswählen
260
7.4.2 Bild über Adobe Express einsetzen
260
7.4.3 Bild bearbeiten
262
8 PDF bearbeiten
265
8.1 Kopf- und Fußzeilen
265
8.1.1 Kopf- und Fußzeilen hinzufügen
265
8.1.2 Seitenränder bestimmen
270
8.1.3 Kopf- und Fußzeilen übernehmen
271
8.1.4 Kopf- und Fußzeilen für mehrere Dokumente
272
8.2 Lesezeichen hinzufügen
273
8.2.1 Lesezeichen beim PDF-Export
273
8.2.2 Lesezeichen löschen und hinzufügen
274
8.2.3 Lesezeichenleiste strukturieren
275
8.2.4 Lesezeichen formatieren
276
8.2.5 Aktionen für Lesezeichen bestimmen
277
8.2.6 Dummy-Lesezeichen
280
8.3 Verknüpfungen nutzen
281
8.4 Artikel
284
8.4.1 Artikel hinzufügen
284
8.4.2 Artikel über Lesezeichen aufrufen
287
8.5 Hintergrund einsetzen
287
8.6 Mit Wasserzeichen arbeiten
291
8.7 Dokumenteigenschaften und ­Metadaten hinzufügen
293
8.8 Datei für die schnelle Webanzeige optimieren
297
8.9 Dateien anhängen
299
8.10 PDFs über Microsoft Teams bearbeiten
301
8.11 Suchen in Acrobat
302
8.11.1 Einfache Suche
302
8.11.2 Erweiterte Suche
303
8.11.3 Boolesche Suche
305
8.11.4 Suchindex nutzen
306
8.11.5 Katalog – Erstellen eines Index
307
8.11.6 Einstellungen zur Suche
310
8.12 KI-Assistent nutzen
311
8.12.1 KI-Assistent aufrufen
312
8.12.2 Mehrere Dokumente verarbeiten
313
8.12.3 Hinweis nutzen
314
8.12.4 KI-Assistent ausschalten
314
9 PDFs kommentieren
315
9.1 Die Kommentieren-Oberfläche
315
9.1.1 Die Kommentar-Symbolleiste
316
9.1.2 Die Kommentarleiste
317
9.1.3 Die Kommentare
320
9.1.4 Einstellungen zu Kommentaren
321
9.2 Kommentar-Werkzeuge
323
9.2.1 Allgemeine Werkzeuge
323
9.2.2 Kommentar hinzufügen
323
9.2.3 Texte kommentieren
326
9.2.4 Kennzeichnungs-Werkzeuge
329
9.2.5 Grafische Kommentar-Werkzeuge
331
9.2.6 Eigenschaften von Kommentar-Werkzeugen
335
9.2.7 Kommentare in der Praxis
337
9.3 Überprüfung starten
342
9.3.1 Zum Kommentieren senden oder teilen
342
9.3.2 Kommentierung durchführen
343
9.4 Kommentare verarbeiten
344
9.4.1 Kommentare zusammenfassen
345
9.4.2 Datendateien nutzen
346
9.4.3 Nach Word exportieren
351
9.4.4 PDF-Kommentare nach Adobe InDesign ­übernehmen
354
9.5 Die Messwerkzeuge: Quasi-Kommentare
355
9.5.1 Das Messwerkzeug
356
9.5.2 Weitere Messwerkzeuge
359
9.5.3 Einstellungen für Messwerkzeuge
359
9.6 Stempel hinzufügen
360
9.6.1 Das Stempel-Werkzeug
360
9.6.2 Benutzerdefinierte Stempel
361
9.7 PDFs vergleichen
361
10 PDFs interaktiv gestalten
367
10.1 Verknüpfungen
367
10.1.1 Hyperlinks
367
10.1.2 Verknüpfungen erstellen
370
10.1.3 Ziele nutzen – benannte Adressen
374
10.2 Mit Ebenen arbeiten
377
10.2.1 Kurzer Exkurs: Ebenen
377
10.2.2 Umgang mit Ebenen in Acrobat
378
10.2.3 Inhalte als Ebenen importieren
381
10.3 Aktionen einsetzen
382
10.3.1 Aktion mittels Verknüpfung
382
10.3.2 Aktionen mittels Button
384
10.3.3 Menübefehle in Aktionen nutzen
385
10.4 Ebenen und Aktionen in der Praxis
387
10.4.1 Datei mit Ebenen vorbereiten
387
10.4.2 Datei mit Ebenen für Acrobat vorbereiten
388
10.4.3 Ebenen in Acrobat nutzen
390
10.5 Video- und Sound-Dateien einfügen
394
10.5.1 Video einbetten
395
10.5.2 Ton verwenden
396
10.6 Eine PDF mit Animationen ­versehen über Adobe Express
397
11 Acrobat in der Druckvorstufe
403
11.1 Bevor die Reise startet
403
11.1.1 Visuelle Prüfung durchführen
404
11.1.2 Dokumenteigenschaften
404
11.1.3 Aktionen und JavaScript
407
11.1.4 Fehlerhafte Inhalte
408
11.1.5 Seitenrahmen überprüfen
408
11.2 Preflight – das Werkzeug zum ­Prüfen und Korrigieren
410
11.2.1 Das Preflight-Dialogfenster
411
11.2.2 Das Ergebnis des Preflight
416
11.2.3 Preflight in der Praxis: Beschnitt nachträglich anlegen
420
11.3 PDF/X zuweisen
427
11.3.1 Als PDF/X speichern
427
11.3.2 PDF/X über das Preflight-Werkzeug
428
11.4 Ausgabevorschau
429
11.4.1 Der Bereich »Simulieren«
430
11.4.2 Der Bereich »Anzeige«
432
11.4.3 Vorschau
434
11.4.4 Den Farbauftrag über den Preflight reduzieren
440
11.4.5 Gesamtfarbauftrag in Fotos korrigieren
443
11.5 PDF-Standard überprüfen
446
11.5.1 Den PDF/X-Status abrufen
446
11.5.2 Farben konvertieren
448
11.5.3 Objekt bearbeiten
451
11.5.4 Reduzieren-Vorschau
452
11.5.5 Druckermarken hinzufügen
454
11.5.6 Haarlinien korrigieren
455
11.5.7 Druckfarbenverwaltung
455
11.5.8 Überfüllungs-Presets
456
12 Sicherheit
457
12.1 Sicherheitseinstellungen beim PDF-Export
457
12.1.1 Sicherheit beim Export aus Microsoft Office (nur Windows)
457
12.1.2 Sicherheit beim Export aus Adobe-Produkten
461
12.2 Sicherheitseinstellungen in Acrobat
462
12.2.1 Eine PDF mit Sicherheitseinstellungen ­verstehen
462
12.2.2 PDF in Acrobat mit Sicherheitsbestimmungen belegen über die Dokumenteigenschaften
465
12.2.3 Das Werkzeug »PDF-Datei schützen«
472
12.3 Schwärzen – Inhalte unkenntlich machen
478
12.3.1 Textbereiche schwärzen
479
12.3.2 Dokument bereinigen
481
12.3.3 Schwärzung auf Grundlage einer Suche
483
12.3.4 Bilder schwärzen
485
12.3.5 Seiten schwärzen
486
12.3.6 Einstellungen für die Schwärzung
487
13 Digitale Signaturen nutzen
491
13.1 Grundlagen digitaler Signaturen
491
13.1.1 Unterschiedliche Signaturen
492
13.1.2 Ablauf einer Zertifikatsbeantragung
493
13.1.3 Zertifikat hinterlegen
494
13.1.4 Digitale ID hinzufügen
496
13.2 Signaturen in PDF-Dokumenten
500
13.2.1 Signatur individualisieren
500
13.2.2 Eine PDF signieren
503
13.2.3 Eine PDF unterzeichnen
506
13.2.4 Adobe Scan nutzen
510
13.2.5 Digitale Signatur verwenden
511
13.2.6 Signatur online
513
13.2.7 Benachrichtigungen zu Signaturen
514
13.3 Zertifizieren einer PDF
515
13.3.1 Zertifizieren über elektronische Signaturen
516
13.3.2 Zeitstempel über das Werkzeug »Zertifikat verwenden«
520
13.4 Adobe Sign für Acrobat – ­rechtssicher signieren
524
13.4.1 Adobe Sign aufrufen
524
13.4.2 Eine Signatur über Adobe Sign anfordern
524
13.4.3 Mehrere Signaturen einholen: Den Mitzeichnungsweg umsetzen
531
13.4.4 Weitere Funktionen in Adobe Sign nutzen
540
13.5 Der Massenversand – eine Vereinbarung für viele
545
13.6 Webformular erstellen
550
14 Speichern, exportieren und drucken
555
14.1 PDF-Dokumente speichern
555
14.1.1 Speichern und Speichern unter
555
14.1.2 Speichern als
556
14.1.3 Anbindung von Acrobat an Dateispeicher
558
14.2 Dateigröße und -inhalte optimieren
559
14.2.1 Als reduzierte PDF speichern
559
14.2.2 Optimierte PDF speichern
560
14.3 PDFs in andere Dateiformate umwandeln
564
14.3.1 Konvertierung in Microsoft Word
565
14.3.2 Konvertierung in Microsoft Excel
567
14.3.3 Konvertierung nach Microsoft PowerPoint
568
14.3.4 In ein Bildformat konvertieren
569
14.3.5 Andere Formate für die Konvertierung
570
14.3.6 Konvertierung nach Adobe Express
571
14.4 Texte extrahieren
571
14.5 Bilder bearbeiten und exportieren
573
14.5.1 Bilder bearbeiten
573
14.5.2 Bilder exportieren
573
14.6 Zugriff von überall: die Adobe Document Cloud
576
14.6.1 Speichern und freigeben
576
14.6.2 Cloud-Speicher nutzen
578
14.6.3 Dokument in Acrobat-App nutzen
580
14.6.4 PDF-Dateien innerhalb der Document Cloud bearbeiten
581
14.6.5 Die Adobe Document Cloud in Outlook nutzen
583
14.7 Drucken am Arbeitsplatz
584
14.7.1 Drucken auf die Schnelle
584
14.7.2 Das Drucken-Dialogfenster
585
14.7.3 Drucken mit speziellen Formaten
589
14.7.4 Presets für den Druck
594
14.7.5 Probleme beim Drucken
594
15 PDF-Formulare erstellen
597
15.1 Statisch oder interaktiv?
597
15.2 Statische Formulare
598
15.3 Interaktives Formular erstellen
601
15.3.1 Vorarbeit in Microsoft Word
601
15.3.2 Das Formular in Acrobat vorbereiten
603
15.3.3 Lineale, Raster und Hilfslinien nutzen
609
15.3.4 Grundeinstellungen zu Formularen
611
15.4 Formularkomponenten
614
15.4.1 Typen von Formularkomponenten
614
15.4.2 Gemeinsame Eigenschaften von ­Formularkomponenten
617
15.4.3 Individuelle Eigenschaften von Formularkomponenten
627
15.4.4 Zahlungen einziehen – die spezielle Formularkomponente
635
15.5 Ein umfangreiches Formular erstellen
636
15.5.1 Formular planen
636
15.5.2 Formular umsetzen
637
15.6 Formulare verteilen und verwalten
650
15.6.1 Formular verteilen
650
15.6.2 Versand in Formular hinterlegen
652
15.6.3 Formulare verwalten – der Tracker
655
15.7 Formulardaten exportieren und weiterverarbeiten
659
15.7.1 Daten exportieren
659
15.7.2 Datendateien in Tabelle zusammenführen
664
15.8 Formulare aus Adobe InDesign
666
16 Barrierefreie PDFs erstellen
671
16.1 Warum Barrierefreiheit?
671
16.1.1 Wer gibt die Barrierefreiheit vor?
672
16.1.2 Wie können Menschen mit Beeinträchtigungen digitale Inhalte nutzen?
672
16.2 Welche Vorarbeiten sind sinnvoll?
673
16.2.1 Grundlegende Schritte
673
16.2.2 PDF/UA-Markierung
677
16.3 Word-Dateien für Barrierefreiheit vorbereiten
679
16.3.1 Grundlegende Einstellungen: Dokumentinfo
679
16.3.2 Struktur schaffen
680
16.3.3 Objekte und Alternativtexte
689
16.3.4 Verwendete Sprache
690
16.3.5 Tabellen in Word
692
16.3.6 axesWord einsetzen
696
16.4 Excel-Dateien für Barrierefreiheit vorbereiten
698
16.4.1 Bereich als Tabelle formatieren
701
16.4.2 Registerkarte »Tabellenentwurf«
703
16.5 Adobe InDesign und Barrierefreiheit
703
16.5.1 Spezielle Einstellungen vornehmen
703
16.5.2 Der PDF-Export
707
16.6 Barrierefreiheit extern prüfen
708
16.6.1 Prüfung in Microsoft Office
708
16.6.2 MadeToTag – barrierefrei mit Adobe InDesign
710
16.6.3 PDF Accessibility Checker 2024 (PAC)
711
16.6.4 Nutzung eines Screenreaders
715
16.7 Fehlerbehebung in Acrobat
715
16.7.1 Grundlegendes Vorgehen in Acrobat: ­Einstellungen der PDF durchgehen
716
16.7.2 Basisanforderungen
718
16.7.3 Logische Struktur
722
16.7.4 Abbildungen prüfen
726
16.7.5 Tabellen prüfen
729
16.7.6 Rollenzuordnungen
734
16.7.7 Metadaten und Einstellungen
735
16.7.8 Leserichtung nutzen
737
16.8 Prüfung in Acrobat vornehmen
742
16.8.1 PDF automatisch Tags hinzufügen
743
16.8.2 Leseoptionen ändern
743
16.8.3 Barrierefreiheit überprüfen
743
16.8.4 Formularfelder identifizieren
745
16.8.5 Alternativtext hinzufügen
746
16.8.6 Setup-Assistenten verwenden
746
16.8.7 Manuelle Überprüfung
746
16.9 Einstellungen zur Barrierefreiheit
747
17 Aktionen und Skripte
751
17.1 Funktionen erweitern dank JavaScript
751
17.1.1 Warum JavaScript?
751
17.1.2 Überlegungen zum Einsatz von JavaScript
752
17.1.3 Einstellungen zu JavaScript
753
17.1.4 JavaScript-verwenden-Werkzeug
755
17.1.5 Symbolleiste nutzen
756
17.1.6 Codeaufbau
757
17.1.7 Arbeiten mit dem Debugger
758
17.1.8 Interaktion dank JavaScript
763
17.1.9 Seiten einfügen mittels JavaScript
765
17.2 Die Aktionen (»… und Action!«)
767
17.2.1 Bestehende geführte Aktionen
768
17.2.2 Geführte Aktionen aus Office verwenden
768
17.2.3 Automatisierung dank eigener Aktion
769
17.2.4 Aktionen verwalten
773
17.2.5 Benutzerdefinierte Befehle
773
17.3 Aktionen einsetzen
774
17.3.1 Lesezeichen und Aktionen
774
17.3.2 Aktionen auf Seitenebene
776
17.3.3 Aktionen und Preflight
778
17.3.4 Aktionen in Formularen
784
17.4 Berechnungen und Skripte in Formularkomponenten
787
17.4.1 Vereinfachte Feldbezeichnung
787
17.4.2 Benutzerdefiniertes Berechnungsskript
788
17.4.3 Validierungsskripte
791
17.4.4 Ein- und Ausblenden von Formularfeldern dank JavaScript
794
17.4.5 Formularfelder erzeugen durch JavaScript
799
Index
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