1 Collaboration im Arbeitsalltag

21

1.1 Ziel dieses Buches

23

1.2 Anforderungen an moderne Teamarbeit

28

1.2.1 Status Quo in vielen Unternehmen

28

1.2.2 Was verstehen wir unter Teamwork?

29

1.2.3 Welche Voraussetzungen müssen wir für ein erfolgreiches Teamwork erfüllen?

29

1.2.4 Warum ist Teamwork wichtig?

31

1.3 Was bedeutet Collaboration im Vergleich zu Teamwork?

34

1.4 Digitalisierung als Motor von Collaboration

35

1.4.1 Beispiel für einen zu digitalisierenden Prozess

36

1.4.2 Digitalisierung des Bewerbungsprozesses

40

1.4.3 Digitalisierung vs. Collaboration

43

2 Wie finde ich durch den Dschungel an Collaboration-Tools?

45

2.1 Wichtige Bereiche der Zusammenarbeit

46

2.1.1 Dokumente zusammen bearbeiten

46

2.1.2 Informationen untereinander austauschen

48

2.1.3 Aufgaben gemeinsam bearbeiten

54

2.1.4 Prozesse unterstützen

65

2.2 Einflussfaktoren

66

2.2.1 Teamkonstellationen und Teamgrößen

66

2.2.2 Teamzusammensetzung (verteilte Teams)

70

2.2.3 Unternehmensrichtlinien

71

2.2.4 Informationssicherheit

74

2.3 Collaboration-Tools in Microsoft 365

75

2.3.1 Dokumentenmanagement mit Teams, SharePoint oder OneDrive

75

2.3.2 Informationsaustausch mit Teams, SharePoint oder Yammer

76

2.3.3 Aufgabenmanagement mit Planner oder SharePoint

78

2.3.4 Wissensmanagement mit Teams, SharePoint, Delve, Stream oder Forms

79

2.3.5 Prozessunterstützung mit der Power Platform, künstlicher Intelligenz und Dynamics 365

80

2.3.6 Beispiele für Anwendungsszenarien

82

2.4 Verschiedene Cloud-Angebote

83

2.4.1 Cloud versus On-Premises

84

2.4.2 US-Cloud

86

2.4.3 Europäische Cloud

88

2.4.4 Deutsche Cloud

89

2.4.5 Private Cloud

90

2.4.6 Kauf eines Microsoft-365-Plans

90

2.5 Checkliste für die Auswahl Ihrer Collaboration-Tools

91

2.5.1 Welche Ziele möchten Sie mit einem Collaboration-Portal erreichen?

91

2.5.2 Ist es sinnvoll, Tools von verschiedenen Anbietern einzusetzen?

91

2.5.3 Wie viele unterschiedliche Tools möchten Sie einsetzen?

92

2.5.4 Welche Tools sind die richtigen für das jeweilige Anwendungsgebiet?

93

3 Mit Teamarbeitsräumen die Zusammenarbeit verbessern

99

3.1 Teamarbeitsräume in 5 Minuten einrichten

99

3.1.1 Konzept der Office Groups

100

3.1.2 Anwendungsfall aus dem Arbeitsalltag

102

3.1.3 Ein Team in Microsoft Teams erstellen

103

3.1.4 Mitglieder einladen (interne und externe)

109

3.1.5 Informationen untereinander austauschen

112

3.1.6 Die erste Besprechung durchführen

120

3.2 Wie gehe ich damit um, wenn mein Team wächst?

123

3.2.1 Was ist ein Kanal?

123

3.2.2 Einen neuen Kanal erstellen

125

3.2.3 Kommunikationswege verwalten

128

3.3 Anpassungen zur Unterstützung geografisch verteilter Teams vornehmen

134

3.3.1 Besprechungen online durchführen

134

3.3.2 Strukturierung des Teams nach standortspezifischen Themen

137

3.3.3 Wie sieht es mit mehrsprachigen Teams aus?

137

3.4 Unterstützung von Methoden wie Scrum und Kanban

138

3.4.1 Erstellung eines Aufgaben-Boards

138

3.4.2 Konfiguration des Aufgaben-Boards

141

3.4.3 Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben

142

3.4.4 Auswertungs- und Planungsmöglichkeiten für das Team

142

3.5 Erweiterungsmöglichkeiten

145

3.5.1 Registerkarten für weitere Funktionen in einem Kanal

145

3.5.2 Bots zur Unterstützung der Kommunikation

148

3.5.3 Konnektoren zur Integration externer Tools und Prozesse

154

3.5.4 Individuelle Erweiterungen

155

3.6 Was kann ich tun, wenn ich nicht in die Cloud gehen möchte?

155

3.6.1 Überblick über Teamräume und Nachrichten

156

3.6.2 Teamwebsites zur Unterstützung der Zusammenarbeit

156

3.6.3 Wesentliche Unterschiede zu Microsoft Teams

158

4 Projekte optimal unterstützen

161

4.1 Angebote und Leads verwalten

161

4.1.1 Inhaltstypen für Leads und Angebote vorbereiten

164

4.1.2 Verwaltung von Leads und Angeboten in SharePoint ermöglichen

167

4.1.3 Genehmigungsprozess für Angebote unterstützen

171

4.1.4 Integration in Microsoft Teams

176

4.2 Der Auftrag ist da und das Projekt kann starten

177

4.3 Projektplanung und -management

181

4.4 Aufgaben bearbeiten und überwachen

186

4.5 Mit Kunden, externen Mitarbeitern und Partnern zusammenarbeiten

188

4.5.1 SharePoint Online zur Unterstützung der Kundenkommunikation

189

4.5.2 Für Fortgeschrittene: Erstellen einer Vorlage für den Arbeitsraum

190

4.5.3 Einrichten eines Arbeitsraums mit Ihrer Vorlage

194

4.5.4 Weitere Einsatzmöglichkeiten von Vorlagen

198

4.5.5 Externe Teilnehmer für den Arbeitsraum berechtigen

200

5 Communities im Unternehmen etablieren

205

5.1 Netzwerke zwischen Kollegen aufbauen

206

5.2 Eine Community gründen und Kollegen einladen

207

5.2.1 Erste Schritte mit Ihrer neuen Yammer-Gruppe

209

5.2.2 Interaktion von Yammer mit anderen Microsoft-365-Diensten

215

5.2.3 Ihre Yammer-Gruppe konfigurieren

217

5.3 Überblick über die Communities im Unternehmen

218

5.4 Wie aktiv ist Ihr Netzwerk?

221

5.5 Communities teilen Ihr Wissen mithilfe von Videos

223

5.5.1 Eine Gruppe erstellen oder eine bestehende Gruppe nutzen

225

5.5.2 Kanäle zur Strukturierung nutzen

226

5.5.3 Videos verwalten

227

5.5.4 Videos miteinander teilen

229

5.5.5 Weitere Funktionen

231

6 Collaboration meets Social Intranet

235

6.1 Aufbau eines Social Intranets und Kombination mit dem Collaboration-Bereich

235

6.1.1 Zentraler Hub als Einstiegspunkt für unternehmensweite Informationen

237

6.1.2 Kommunikationswebsites für die zentralen Informationsgeber

241

6.1.3 Gestaltung der Startseite Ihres Social Intranets

246

6.2 Umfragen und Quiz zur Einbindung der Mitarbeiter

255

6.2.1 Erstellen einer Umfrage

255

6.2.2 Erstellen eines Quiz

261

6.2.3 Umfragen oder Quiz bereitstellen

263

6.2.4 Auswertungen

266

6.3 Ihre persönlichen Informationen verwalten

267

6.3.1 Ihre Profilinformationen in Delve

268

6.3.2 Verwaltung persönlicher Dokumente

271

6.4 Exkurs: Eine alternative Form von Präsentationen

278

7 Ausgewählte Unternehmensprozesse unterstützen

287

7.1 Standard, Low-Code-Solution oder Individuallösung

287

7.2 Einsatz- und Schichtplanung mit Microsoft Teams

289

7.2.1 Neue offene Schicht hinzufügen

291

7.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen

293

7.2.3 Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen

295

7.2.4 Eine offene Schicht zuweisen

297

7.2.5 Schichtplan veröffentlichen

298

7.2.6 Anträge erstellen und verwalten

301

7.2.7 Einschätzung der Standardlösung

305

7.3 Lagerverwaltung mithilfe einer mobilen App

306

7.3.1 Erfassen der Lagerentnahme im Projektarbeitsraum

307

7.3.2 Mobilen Zugriff auf die Liste zur Lagerentnahme einrichten

312

7.3.3 Mobile App nutzen

325

7.3.4 Lagerentnahmen verwalten

327

7.4 Unternehmensweite Prozesse mit Dynamics 365

329

7.4.1 Kurzvorstellung: Customer-Relationship-Management, Vertrieb und Marketing

332

7.4.2 Kurzvorstellung: Kundenservice und Projektabwicklung

350

7.4.3 Kurzvorstellung: Finanzwesen, Fertigung und Supply Chain Management

361

7.4.4 Kurzvorstellung: Rekrutierung und Onboarding neuer Mitarbeiter

362

7.4.5 Anpassungsmöglichkeiten – Ihre individuellen Prozesse

365

8 »Mobile first« – Zusammenarbeit auch von unterwegs

371

8.1 E-Mail-Kommunikation und Terminverwaltung mit Outlook

371

8.2 Microsoft Teams

372

8.3 Community-Arbeit mit Yammer

375

8.4 Aufgabenmanagement mit Planner

377

8.5 Unternehmensweite Informationen in SharePoint

378

8.6 Dateien mit OneDrive verwalten

380

8.7 Word, PowerPoint, Excel & Co.

383

8.8 Videos für das Wissensmanagement mit Stream

384

8.9 Prozessunterstützung mit Power Apps und Power Automate

386

8.10 Einsatz von mobilen Endgeräten

387

9 Verwalten und Sichern von Informationen

389

9.1 Suche und Untersuchung von Informationen

389

9.1.1 Suche im Collaboration-Portal

390

9.1.2 eDiscovery

398

9.2 Klassifizierung von Informationen

415

9.2.1 Bezeichnungen verwalten

415

9.2.2 Bezeichnungsrichtlinien

424

9.2.3 Verhinderung von Datenverlust

429

9.3 Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien

436

9.4 Datenschutz nach der DSGVO

440

9.5 Weitere Möglichkeiten zur Sicherung von Informationen

444

10 Möglichkeiten des Customizings

449

10.1 Design- und Layoutanpassungen

449

10.1.1 Designänderungen in Microsoft Teams

450

10.1.2 Aussehen einer SharePoint-Website ändern

451

10.1.3 Listenansichten mithilfe von Spaltenformatierungen aufwerten

458

10.1.4 Formular mit Power Apps anpassen

467

10.1.5 Ein eigenes Site-Design bereitstellen

469

10.2 Neue Funktionen bereitstellen

472

10.2.1 SharePoint Framework (SPFx)

472

10.2.2 Optische Integration von Erweiterungen in die Standardprodukte

475

10.2.3 Von Community-Projekten profitieren

477

11 Hybride Einsatzmöglichkeiten von Microsoft 365 und SharePoint On-Premises

479

11.1 SharePoint On-Premises vs. Microsoft 365

479

11.2 Einrichtung einer hybriden Umgebung

480

11.3 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen

483

11.4 Entscheidungshilfe: Welche Inhalte kommen auf welche Plattform?

484

12 Migration von Arbeitsräumen

487

12.1 Einzelne Informationen übertragen

487

12.1.1 Listen zur schnellen Bearbeitung öffnen

487

12.1.2 Dokumente kopieren oder verschieben

489

12.1.3 Achtung bei der Übertragung von Metadaten

491

12.2 Drittanbietertools zur Unterstützung der Migration

491

12.2.1 Sharegate

492

12.2.2 Content Matrix

500

12.2.3 Entscheidung für eine Migrationslösung

501