1 Collaboration im Arbeitsalltag

23

1.1 Ziel dieses Buches

25

1.2 Anforderungen an moderne Teamarbeit

29

1.2.1 Status Quo in vielen Unternehmen

30

1.2.2 Was verstehen wir unter Teamwork?

30

1.2.3 Welche Voraussetzungen müssen wir für ein erfolgreiches Teamwork erfüllen?

31

1.2.4 Warum ist Teamwork wichtig?

33

1.3 Was bedeutet Collaboration im Vergleich zu Teamwork?

36

1.4 Digitalisierung als Motor von Collaboration

36

1.4.1 Beispiel für einen zu digitalisierenden Prozess

38

1.4.2 Digitalisierung des Bewerbungsprozesses

42

1.4.3 Digitalisierung vs. Collaboration

45

2 Wie finde ich durch den Dschungel an Collaboration-Tools?

47

2.1 Wichtige Bereiche der Zusammenarbeit

48

2.1.1 Dokumente zusammen bearbeiten

48

2.1.2 Informationen untereinander austauschen

50

2.1.3 Aufgaben gemeinsam bearbeiten

56

2.1.4 Prozesse unterstützen

67

2.2 Einflussfaktoren

68

2.2.1 Teamkonstellationen und Teamgrößen

68

2.2.2 Teamzusammensetzung (verteilte Teams)

72

2.2.3 Unternehmensrichtlinien

73

2.2.4 Informationssicherheit

76

2.3 Collaboration-Tools in Office 365

77

2.3.1 Dokumentenmanagement mit Teams, SharePoint oder OneDrive

78

2.3.2 Informationsaustausch mit Teams, SharePoint, Yammer oder Skype for Business

79

2.3.3 Aufgabenmanagement mit Planner oder SharePoint

80

2.3.4 Wissensmanagement mit Teams, SharePoint, Delve, Stream oder Forms

81

2.3.5 Prozessunterstützung mit Flow, PowerApps oder Dynamics 365

82

2.3.6 Beispiele für Anwendungsszenarien

83

2.4 Verschiedene Cloud-Angebote

84

2.4.1 Cloud versus On-Premises

85

2.4.2 US-Cloud

87

2.4.3 Europäische Cloud

90

2.4.4 Deutsche Cloud

93

2.4.5 Private Cloud

95

2.4.6 Kauf eines Office-365-Plans

95

2.5 Checkliste für die Auswahl Ihrer Collaboration-Tools

96

2.5.1 Welche Ziele möchten Sie mit einem Collaboration-Portal erreichen?

96

2.5.2 Ist es sinnvoll, Tools von verschiedenen Anbietern einzusetzen?

97

2.5.3 Wie viele unterschiedliche Tools möchten Sie einsetzen?

97

2.5.4 Welche Tools sind die richtigen für das jeweilige Anwendungsgebiet?

98

3 Die Zusammenarbeit im Team verbessern

105

3.1 Teamarbeitsräume in 5 Minuten einrichten

105

3.1.1 Konzept der Office Groups

106

3.1.2 Anwendungsfall aus dem Arbeitsalltag

108

3.1.3 Ein Team in Microsoft Teams erstellen

109

3.1.4 Mitglieder einladen (interne und externe)

114

3.1.5 Informationen untereinander austauschen

117

3.1.6 Die erste Besprechung durchführen

126

3.2 Wie gehe ich damit um, wenn mein Team wächst?

128

3.2.1 Was ist ein Kanal?

129

3.2.2 Einen neuen Kanal erstellen

131

3.2.3 Kommunikationswege verwalten

133

3.3 Anpassungen zur Unterstützung geografisch verteilter Teams vornehmen

138

3.3.1 Besprechungen online durchführen

139

3.3.2 Strukturierung des Teams nach standortspezifischen Themen

141

3.3.3 Wie sieht es mit mehrsprachigen Teams aus?

142

3.4 Unterstützung von Methoden wie Scrum und Kanban

142

3.4.1 Erstellung eines Aufgaben-Boards

143

3.4.2 Konfiguration des Aufgaben-Boards

145

3.4.3 Erfassung und Bearbeitung von Aufgaben

146

3.4.4 Auswertungs- und Planungsmöglichkeiten für das Team

147

3.5 Erweiterungsmöglichkeiten

149

3.5.1 Registerkarten für weitere Funktionen in einem Kanal

150

3.5.2 Bots zur Unterstützung der Kommunikation

153

3.5.3 Konnektoren zur Integration externer Tools und Prozesse

158

3.5.4 Individuelle Erweiterungen

162

3.6 Was kann ich tun, wenn ich nicht in die Cloud gehen möchte?

163

3.6.1 Überblick über Teamräume und Nachrichten

163

3.6.2 Teamwebsites zur Unterstützung der Zusammenarbeit

164

3.6.3 Wesentliche Unterschiede zu Microsoft Teams

165

4 Projekte optimal unterstützen

169

4.1 Angebote und Leads verwalten

169

4.1.1 Inhaltstypen für Leads und Angebote vorbereiten

171

4.1.2 Verwaltung von Leads und Angeboten in SharePoint ermöglichen

175

4.1.3 Genehmigungsprozess für Angebote unterstützen

179

4.1.4 Integration in Microsoft Teams

183

4.2 Der Auftrag ist da und das Projekt kann starten

185

4.3 Projektplanung und -management

189

4.4 Aufgaben bearbeiten und überwachen

193

4.5 Mit Kunden, externen Mitarbeitern und Partnern zusammenarbeiten

195

4.5.1 SharePoint Online zur Unterstützung der Kundenkommunikation

196

4.5.2 Für Fortgeschrittene: Erstellen einer Vorlage für den Arbeitsraum

197

4.5.3 Einrichten eines Arbeitsraums mit Ihrer Vorlage

201

4.5.4 Weitere Einsatzmöglichkeiten von Vorlagen

205

4.5.5 Externe Teilnehmer für den Arbeitsraum berechtigen

207

5 Communities im Unternehmen etablieren

211

5.1 Netzwerke zwischen Kollegen aufbauen

212

5.2 Eine Community gründen und Kollegen einladen

213

5.2.1 Erste Schritte mit Ihrer neuen Yammer-Gruppe

214

5.2.2 Interaktion von Yammer mit anderen Office-365-Diensten

220

5.2.3 Ihre Yammer-Gruppe konfigurieren

222

5.3 Überblick über die Communities im Unternehmen

223

5.4 Wie aktiv ist Ihr Netzwerk?

226

5.5 Communities teilen Ihr Wissen mithilfe von Videos

228

5.5.1 Eine Gruppe erstellen oder eine bestehende Gruppe nutzen

229

5.5.2 Kanäle zur Strukturierung nutzen

230

5.5.3 Videos verwalten

232

5.5.4 Videos miteinander teilen

233

5.5.5 Weitere Funktionen

235

6 Collaboration meets Social Intranet

239

6.1 Aufbau eines Social Intranets und Kombination mit dem Collaboration-Bereich

239

6.1.1 Zentraler Hub als Einstiegspunkt für unternehmensweite Informationen

241

6.1.2 Kommunikationswebsites für die zentralen Informationsgeber

245

6.1.3 Gestaltung der Startseite Ihres Social Intranets

250

6.2 Umfragen und Quiz zur Einbindung der Mitarbeiter

258

6.2.1 Erstellen einer Umfrage

259

6.2.2 Erstellen eines Quiz

265

6.2.3 Umfragen oder Quiz bereitstellen

266

6.2.4 Auswertungen

269

6.3 Ihre persönlichen Informationen verwalten

271

6.3.1 Ihre Profilinformationen in Delve

271

6.3.2 Verwaltung persönlicher Dokumente

274

6.4 Exkurs: Eine alternative Form von Präsentationen

281

7 Ausgewählte Unternehmensprozesse unterstützen

289

7.1 Standard, Low-Code-Solution oder Individuallösung

289

7.2 Einsatz- und Schichtplanung mit Microsoft Teams

291

7.2.1 Neue offene Schicht hinzufügen

293

7.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen

295

7.2.3 Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen

296

7.2.4 Eine offene Schicht zuweisen

298

7.2.5 Schichtplan veröffentlichen

300

7.2.6 Anträge erstellen und verwalten

302

7.2.7 Einschätzung der Standardlösung

307

7.3 Lagerverwaltung mithilfe einer mobilen App

307

7.3.1 Erfassen der Lagerentnahme im Projektarbeitsraum

308

7.3.2 Mobilen Zugriff auf die Liste zur Lagerentnahme einrichten

313

7.3.3 Mobile App nutzen

325

7.3.4 Lagerentnahmen verwalten

328

7.4 Unternehmensweite Prozessplattform mit Dynamics 365

329

7.4.1 Kurzvorstellung: Customer-Relationship-Management, Vertrieb und Marketing

332

7.4.2 Kurzvorstellung: Kundenservice und Projektabwicklung

351

7.4.3 Kurzvorstellung: Finanzwesen, Fertigung und Supply Chain Management

361

7.4.4 Kurzvorstellung: Rekrutierung und Onboarding neuer Mitarbeiter

362

7.4.5 Anpassungsmöglichkeiten – Ihre individuellen Prozesse

365

8 »Mobile first« – Zusammenarbeit auch von unterwegs

371

8.1 E-Mail-Kommunikation und Terminverwaltung mit Outlook

371

8.2 Microsoft Teams

372

8.3 Community-Arbeit mit Yammer

375

8.4 Aufgabenmanagement mit Planner

377

8.5 Unternehmensweite Informationen in SharePoint

378

8.6 Dateien mit OneDrive verwalten

379

8.7 Word, PowerPoint, Excel & Co.

382

8.8 Videos für das Wissensmanagement mit Stream

382

8.9 Prozessunterstützung mit PowerApps und Flow

384

8.10 Einsatz von mobilen Endgeräten

385

9 Verwalten und Sichern von Informationen

387

9.1 Suche und Untersuchung von Informationen

388

9.1.1 Suche im Collaboration-Portal

388

9.1.2 eDiscovery

396

9.2 Klassifizierung von Informationen

412

9.2.1 Bezeichnungen verwalten

413

9.2.2 Bezeichnungsrichtlinien

422

9.2.3 Verhinderung von Datenverlust

426

9.3 Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien

433

9.4 Datenschutz nach der DSGVO

437

9.5 Weitere Möglichkeiten zur Sicherung von Informationen

441

10 Möglichkeiten des Customizings

445

10.1 Design- und Layoutanpassungen

445

10.1.1 Designänderungen in Microsoft Teams

446

10.1.2 Aussehen einer SharePoint-Website ändern

448

10.1.3 Listenansichten mithilfe von Spaltenformatierungen aufwerten

453

10.1.4 Formular mit PowerApps anpassen

463

10.1.5 Ein eigenes Site-Design bereitstellen

464

10.2 Neue Funktionen bereitstellen

467

10.2.1 SharePoint Framework (SPFx)

468

10.2.2 Optische Integration von Erweiterungen in die Standardprodukte

470

10.2.3 Von Community-Projekten profitieren

472

11 Hybride Einsatzmöglichkeiten von Office 365 und SharePoint On-Premises

473

11.1 SharePoint On-Premises vs. Office 365

473

11.2 Einrichtung einer hybriden Umgebung

474

11.3 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen

477

11.4 Entscheidungshilfe: Welche Inhalte kommen auf welche Plattform?

478

12 Migration von Arbeitsräumen

481

12.1 Einzelne Informationen übertragen

481

12.1.1 Listen zur schnellen Bearbeitung öffnen

481

12.1.2 Dokumente kopieren oder verschieben

482

12.1.3 Achtung bei der Übertragung von Metadaten

485

12.2 Drittanbietertools zur Unterstützung der Migration

485

12.2.1 Sharegate

486

12.2.2 Content Matrix

493

12.2.3 Entscheidung für eine Migrationslösung

495