1 Einstieg in Microsoft Teams

13

1.1 Sinn und Zweck – was ist Microsoft Teams?

13

1.1.1 Mit einem Kollegen chatten

14

1.1.2 Weitere Personen in den Chat holen

14

1.1.3 Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)

15

1.1.4 Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe

15

1.1.5 Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen

15

1.1.6 Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen

16

1.1.7 Mit unternehmensexternen Personen zusammenarbeiten

17

1.1.8 Zentrale Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen

17

1.1.9 Alles unter einem Dach – Teamarbeit, Aufgaben und Prozesse an einem Ort

18

1.2 Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können?

18

1.2.1 Die passende Lizenz auswählen

18

1.2.2 Wo dürfen die Daten gespeichert werden?

20

1.2.3 Welche Hardware ist erforderlich?

21

1.2.4 Umgebung einrichten

22

1.2.5 Ein paar persönliche Einstellungen vornehmen

30

1.3 Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben

42

1.3.1 Was verstehen wir unter Teamwork?

42

1.3.2 Welche Voraussetzungen müssen für gutes Teamwork erfüllt sein?

43

1.3.3 Warum ist Teamwork wichtig?

45

1.3.4 Was bedeutet Collaboration?

48

1.3.5 Homeoffice, Remotework und First Line Worker

49

1.4 Letzte Informationen, bevor wir richtig starten

50

2 Beginnen wir mit Chat und Telefonie

53

2.1 Mit einem Kollegen chatten

53

2.1.1 Chat über die Befehlszeile beginnen

57

2.1.2 Nachrichten formatieren und mit Emojis, Giphys und Aufklebern gestalten

59

2.1.3 Auf Nachrichten reagieren

66

2.1.4 Nachrichten bearbeiten oder löschen

68

2.1.5 Was sind wichtige oder dringende Nachrichten?

71

2.1.6 Weitere Personen zu einem Chat hinzufügen

75

2.1.7 Bestimmte Personen mit @mention erwähnen

77

2.2 Chats verwalten

80

2.2.1 Kontaktliste pflegen

81

2.2.2 Gruppenchats umbenennen

84

2.2.3 Chats oben anheften

85

2.2.4 Chats in einem separaten Fenster öffnen

87

2.2.5 Chats aus der Liste der neuesten Chats entfernen

88

2.2.6 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich

89

2.3 Mit Kollegen telefonieren

91

2.3.1 Die Kamera aktivieren

94

2.3.2 Den Bildschirm freigeben

96

2.4 Dokumente miteinander teilen

98

2.5 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich

101

3 Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum

103

3.1 Meinen ersten Teamraum anlegen

104

3.1.1 Ein Team anlegen

104

3.1.2 Was ist ein Team?

110

3.1.3 Unterschiede zwischen einem Gruppenchat und einem Teamchat

111

3.1.4 Teammitglieder nachträglich hinzufügen

120

3.2 Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

122

3.2.1 Dateien erstellen oder hochladen

124

3.2.2 Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

130

3.2.3 Dateien herunterladen

133

3.2.4 Dateien bzw. Dateiablage synchronisieren

135

3.2.5 Berechtigungen für einzelne Dateien oder Ordner einrichten

141

3.2.6 Löschen, umbenennen, oben anheften und Link kopieren

146

3.2.7 Weitere Funktionen nur für Dateien

150

3.2.8 Weitere Cloud-Speicher hinzufügen

154

3.2.9 Übersicht über alle meine Dokumente

159

3.3 Informationen dokumentieren

161

3.3.1 Wiki nutzen

161

3.3.2 Ein OneNote-Notizbuch hinzufügen

164

3.4 Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen?

168

3.4.1 Teambild festlegen

170

3.4.2 Berechtigungen verwalten

172

3.4.3 Teamcode erstellen und verwenden

176

3.4.4 Apps verwalten

178

3.4.5 Analysen

180

3.5 Wie finde ich ein Team?

181

3.6 Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden?

183

3.6.1 Laden Sie externe Personen zu Ihrem Teamraum ein!

184

3.6.2 Wie meldet sich eine externe Person in Ihrem Teamraum an?

187

3.6.3 Zwischen verschiedenen Tenants wechseln

190

3.6.4 Sind Gäste in ihren Möglichkeiten eingeschränkt?

191

3.7 Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz

192

3.7.1 Wofür benötigen Sie einen Teamraum?

193

3.7.2 Wie unterhalten Sie sich im Teamchat?

193

3.7.3 Wie arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten?

194

3.7.4 Wie bleiben Sie auch bei räumlicher Distanz in Kontakt?

195

3.7.5 Zum Abschluss ein paar Tipps aus meinem Arbeitsalltag

195

4 Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen?

197

4.1 Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben

197

4.2 Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen

201

4.3 Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen

203

4.4 Aufgaben mit weiteren Informationen versehen

206

4.5 Übersicht über die Aufgaben eines Teams

210

4.6 Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen?

212

5 Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren

217

5.1 Was ist ein Kanal?

217

5.2 Welche Kanaltypen gibt es?

218

5.3 Einsatzszenarien aus der Praxis

219

5.3.1 Abteilungen und Organisationseinheiten

219

5.3.2 Organisatorische von fachlichen Themen trennen

220

5.3.3 Ein separater Bereich für (regelmäßige) Besprechungen

221

5.3.4 Teilprojekte oder Arbeitspakete in einem Projekt

221

5.3.5 Schulungen, Seminare und Trainings

221

5.4 Einen neuen Kanal anlegen

222

5.5 In mehreren Kanälen posten

229

5.6 Mit Kanälen arbeiten

234

5.6.1 Persönliche Einstellungen für Benachrichtigungen in einem Kanal

236

5.6.2 Schnell auf häufig genutzte Kanäle zugreifen

238

5.6.3 Einstellungen für einen Kanal

241

5.6.4 Namen und Beschreibung eines Kanals ändern

245

5.6.5 E-Mails an einen Kanal senden

248

5.6.6 Link auf den Kanal kopieren

252

5.6.7 Mit Konnektoren externe Dienste in die Teamarbeit integrieren

253

5.7 Kanäle im Teamraum verwalten

254

5.8 Tags als Ergänzung zu Kanälen (virtuelle Teams)

257

6 Mit Online-Besprechungen den Informationsaustausch fördern

265

6.1 Eine Besprechung spontan starten

265

6.1.1 Teilnehmer auswählen und anrufen

267

6.1.2 Eine Besprechung moderieren und »die Hand heben«

272

6.1.3 Kamera aktivieren und den persönlichen Hintergrund auswählen

278

6.1.4 Protokolle waren gestern ? eine Besprechung aufzeichnen

284

6.1.5 Eine Besprechung beenden

288

6.2 Eine Besprechung planen

289

6.3 Alternative: Besprechungen über Outlook planen

295

6.4 Eine geplante Besprechung durchführen

297

6.5 Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen

300

6.6 Gleichzeitig an mehreren Besprechungen teilnehmen

303

6.7 Liveereignisse als Alternative zu Teams-Besprechungen

304

6.8 Checkliste für produktive Online-Besprechungen

314

6.8.1 Wie stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sicher?

314

6.8.2 Welche Regeln gelten für Ihre Besprechung?

314

6.8.3 Was sollten Sie bei der zeitlichen Planung einer Online-Besprechung beachten?

314

6.8.4 Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Raums beachten?

315

6.8.5 Welche Geräte sollten Sie einsetzen?

315

6.8.6 Welche Art von Besprechung planen Sie, und wie viele Teilnehmer erwarten Sie?

315

6.8.7 Möchten Sie die Besprechung aufzeichnen?

315

7 Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis

317

7.1 Den Tagesablauf im Homeoffice effektiv gestalten

317

7.2 Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen

320

7.2.1 Eine Unterhaltung für später speichern

321

7.2.2 Nachrichten wieder auf ungelesen setzen

324

7.2.3 Unterhaltungen in mehrsprachigen Teams

325

7.2.4 Eine Unterhaltung via Outlook teilen

327

7.2.5 Eine Unterhaltung stummschalten

328

7.3 Geben Sie sich gegenseitig Feedback

330

7.4 Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers

335

7.5 Teamräume als Vorlagen nutzen

337

8 Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen

341

8.1 Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen

341

8.2 Einsatzplanung und Urlaubsanträge

342

8.2.1 Neue offene Schicht hinzufügen

345

8.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen

348

8.2.3 Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen

349

8.2.4 Eine offene Schicht zuweisen

351

8.2.5 Schichtplan veröffentlichen

353

8.2.6 Anträge erstellen und verwalten

355

8.3 Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren

360

9 Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit

365

9.1 Organisationsweite Teams

365

9.2 Ein bestehendes Intranet einbinden

367

9.3 Einbinden von Communitys aus Yammer

368

10 Governance: den Überblick behalten

373

10.1 Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen

373

10.2 Richtlinien konfigurieren

377

10.3 Apps verwalten

378

10.4 Übersicht über externe Freigaben

379

10.5 Besitzer eines Teamraums verwalten

380

11 Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor

383

11.1 Die Herausforderungen von Homeschooling

383

11.2 Wichtiger Unterschied in der Bedienung

385

11.3 Informationsaustausch für alle Lehrkräfte

387

11.4 Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen

394

11.5 Das virtuelle Klassenzimmer

396

11.5.1 Den Unterricht mit einem Kursnotizbuch unterstützen

399

11.5.2 Unterricht live durchführen

404

11.5.3 (Haus-)Aufgaben

405

12 Exkurs: Microsoft Teams im privaten Umfeld

413

12.1 Unterhaltungen innerhalb der Familie

413

12.2 Gemeinsame Pflege der Einkaufsliste

414

12.3 Digitale Form eines Wochenplans

414

12.4 Gemeinsame Dateiablage

415

13 Microsoft Teams im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-365-Diensten

417

13.1 Dokumentenmanagement

417

13.2 Aufgabenmanagement

418

13.3 Wissensmanagement

418

13.4 Geschäftsprozesse

420