Inhaltsverzeichnis

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1 Einstieg in Microsoft Teams
13
1.1 Sinn und Zweck – was ist Microsoft Teams?
13
1.1.1 Mit einem Kollegen chatten
14
1.1.2 Weitere Personen in den Chat holen
14
1.1.3 Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)
15
1.1.4 Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe
15
1.1.5 Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen
15
1.1.6 Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen
16
1.1.7 Mit unternehmensexternen Personen zusammenarbeiten
17
1.1.8 Zentrale Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen
18
1.1.9 Alles unter einem Dach – Teamarbeit, Aufgaben und Prozesse an einem Ort
18
1.2 Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können?
18
1.2.1 Die passende Lizenz auswählen
18
1.2.2 Wo dürfen die Daten gespeichert werden?
20
1.2.3 Welche Hardware ist erforderlich?
22
1.2.4 Umgebung einrichten
22
1.2.5 Ein paar persönliche Einstellungen vornehmen
29
1.3 Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben
44
1.3.1 Was verstehen wir unter Teamwork?
44
1.3.2 Welche Voraussetzungen müssen für gutes Teamwork erfüllt sein?
45
1.3.3 Warum ist Teamwork wichtig?
47
1.3.4 Was bedeutet Collaboration?
50
1.4 Letzte Informationen, bevor wir richtig starten
51
2 Beginnen wir mit Chat und Telefonie
53
2.1 Mit einem Kollegen chatten
54
2.1.1 Chat über die Befehlszeile beginnen
57
2.1.2 Nachrichten formatieren und mit Emojis, Giphys und Aufklebern gestalten
59
2.1.3 Auf Nachrichten reagieren
65
2.1.4 Nachrichten bearbeiten oder löschen
68
2.1.5 Was sind wichtige oder dringende Nachrichten?
71
2.1.6 Weitere Personen zu einem Chat hinzufügen
75
2.1.7 Bestimmte Personen mit @mention erwähnen
77
2.2 Chats verwalten
80
2.2.1 Kontaktliste pflegen
81
2.2.2 Gruppenchats umbenennen
84
2.2.3 Chats oben anheften
85
2.2.4 Chats in einem separaten Fenster öffnen
86
2.2.5 Chats aus der Liste der neuesten Chats entfernen
88
2.2.6 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich
89
2.3 Mit Kollegen telefonieren
91
2.3.1 Die Kamera aktivieren
94
2.3.2 Den Bildschirm freigeben
96
2.4 Dokumente miteinander teilen
98
2.5 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich
101
3 Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum
103
3.1 Meinen ersten Teamraum anlegen
104
3.1.1 Ein Team anlegen
104
3.1.2 Was ist ein Team?
110
3.1.3 Unterschiede zwischen einem Gruppenchat und einem Teamchat
112
3.1.4 Teammitglieder nachträglich hinzufügen
120
3.2 Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
122
3.2.1 Dateien erstellen oder hochladen
124
3.2.2 Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten
130
3.2.3 Dateien herunterladen
133
3.2.4 Dateien bzw. Dateiablage synchronisieren
135
3.2.5 Berechtigungen für einzelne Dateien oder Ordner einrichten
141
3.2.6 Löschen, umbenennen, oben anheften und Link kopieren
145
3.2.7 Weitere Funktionen nur für Dateien
149
3.2.8 Weitere Cloud-Speicher hinzufügen
154
3.2.9 Übersicht über alle meine Dokumente
158
3.3 Informationen dokumentieren
160
3.3.1 Wiki nutzen
160
3.3.2 Ein OneNote-Notizbuch hinzufügen
163
3.4 Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen?
168
3.4.1 Teambild festlegen
169
3.4.2 Berechtigungen verwalten
172
3.4.3 Teamcode erstellen und verwenden
176
3.4.4 Apps verwalten
178
3.4.5 Analysen
180
3.5 Wie finde ich ein Team?
181
3.6 Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden?
183
3.6.1 Laden Sie externe Personen in Ihren Teamraum ein!
184
3.6.2 Wie meldet sich eine externe Person in Ihrem Teamraum an?
187
3.6.3 Zwischen verschiedenen Tenants wechseln
191
3.6.4 Sind Gäste in ihren Möglichkeiten eingeschränkt?
192
3.7 Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz
193
3.7.1 Wofür benötigen Sie einen Teamraum?
193
3.7.2 Wie unterhalten Sie sich im Teamchat?
194
3.7.3 Wie arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten?
195
3.7.4 Wie bleiben Sie auch bei räumlicher Distanz in Kontakt?
196
3.7.5 Zum Abschluss ein paar Tipps aus meinem Arbeitsalltag
196
4 Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen?
199
4.1 Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben
199
4.2 Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen
203
4.3 Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen
205
4.4 Aufgaben mit weiteren Informationen versehen
208
4.5 Übersicht über die Aufgaben eines Teams
212
4.6 Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen?
215
5 Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren
219
5.1 Was ist ein Kanal?
219
5.2 Welche Kanaltypen gibt es?
220
5.3 Einsatzszenarien aus der Praxis
221
5.3.1 Abteilungen und Organisationseinheiten
221
5.3.2 Organisatorische von fachlichen Themen trennen
222
5.3.3 Ein separater Bereich für (regelmäßige) Besprechungen
223
5.3.4 Teilprojekte oder Arbeitspakete in einem Projekt
223
5.3.5 Schulungen, Seminare und Trainings
223
5.4 Einen neuen Kanal anlegen
224
5.5 In mehreren Kanälen posten
231
5.6 Mit Kanälen arbeiten
235
5.6.1 Persönliche Einstellungen für Benachrichtigungen in einem Kanal
238
5.6.2 Schnell auf häufig genutzte Kanäle zugreifen
240
5.6.3 Einstellungen für einen Kanal
242
5.6.4 Den Namen und die Beschreibung eines Kanals ändern
246
5.6.5 E-Mails an einen Kanal senden
249
5.6.6 Den Link auf den Kanal kopieren
253
5.6.7 Mit Konnektoren externe Dienste in die Teamarbeit integrieren
254
5.7 Kanäle im Teamraum verwalten
255
5.8 Tags als Ergänzung zu Kanälen (virtuelle Teams)
258
6 Mit Online-Besprechungen den Informationsaustausch fördern
265
6.1 Eine Besprechung spontan starten
265
6.1.1 Teilnehmer auswählen und anrufen
267
6.1.2 Eine Besprechung moderieren und »die Hand heben«
272
6.1.3 Kamera aktivieren und den persönlichen Hintergrund auswählen
277
6.1.4 Protokolle waren gestern – eine Besprechung aufzeichnen
282
6.1.5 Eine Besprechung beenden
286
6.2 Eine Besprechung planen
287
6.3 Eine Besprechung in kleinere Gruppen unterteilen
292
6.4 Alternative: Besprechungen über Outlook planen
296
6.5 Eine geplante Besprechung durchführen
298
6.6 Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen
302
6.7 Gleichzeitig an mehreren Besprechungen teilnehmen
305
6.8 Webinare als besondere Form von Teams-Besprechungen
306
6.8.1 Ein Webinar planen
307
6.8.2 Ein Webinar durchführen
312
6.8.3 Nutzen Sie PowerPoint Live für interaktive Präsentationen
314
6.8.4 Collaborative Apps unterstützen Sie während der Besprechung
315
6.8.5 Ein Webinar nachbereiten
320
6.9 Liveereignisse als Alternative zu Teams-Besprechungen
322
6.10 Checkliste für produktive Online-Besprechungen
331
6.10.1 Wie stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sicher?
332
6.10.2 Welche Regeln gelten für Ihre Besprechung?
332
6.10.3 Was sollten Sie bei der zeitlichen Planung einer Online-Besprechung beachten?
332
6.10.4 Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Raums beachten?
332
6.10.5 Welche Geräte sollten Sie einsetzen?
333
6.10.6 Welche Art von Besprechung planen Sie, und wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
333
6.10.7 Möchten Sie die Besprechung aufzeichnen?
333
7 Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis
335
7.1 Den Tagesablauf im Homeoffice effektiv gestalten
335
7.2 Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen
338
7.2.1 Eine Unterhaltung für später speichern
339
7.2.2 Eine Aufgabe aus einer Nachricht heraus erstellen
342
7.2.3 Nachrichten wieder auf ungelesen setzen
345
7.2.4 Unterhaltungen in mehrsprachigen Teams
346
7.2.5 Eine Unterhaltung via Outlook teilen
348
7.2.6 Eine Unterhaltung stummschalten
349
7.3 Geben Sie sich gegenseitig Feedback
351
7.4 Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers
356
7.5 Teamräume als Vorlagen nutzen
358
8 Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen
363
8.1 Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen
363
8.2 Einsatzplanung und Urlaubsanträge
364
8.2.1 Eine neue offene Schicht hinzufügen
367
8.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen
370
8.2.3 Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen
371
8.2.4 Eine offene Schicht zuweisen
373
8.2.5 Schichtplan veröffentlichen
374
8.2.6 Anträge erstellen und verwalten
377
8.3 Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren
381
8.4 Individuelle Apps für Ihr Team erstellen
386
8.5 Genehmigungsprozesse zentral steuern
392
9 Der Mitarbeiter im Mittelpunkt des modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft Viva
397
9.1 Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit mit Viva Connections
397
9.2 Communitys aus Yammer einbinden
399
9.3 Ein bestehendes Intranet einbinden
404
9.4 Lernen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags mit Viva Learning
407
9.5 Optimierung des Wissensmanagements mit Viva Topics
413
9.6 Achtsamkeit üben mit Viva Insights
415
10 Governance: den Überblick behalten
423
10.1 Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen
423
10.2 Richtlinien konfigurieren
427
10.3 Apps verwalten
428
10.4 Übersicht über externe Freigaben
430
10.5 Besitzer eines Teamraums verwalten
431
11 Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor
433
11.1 Die Herausforderungen beim Homeschooling
433
11.2 Ein wichtiger Unterschied in der Bedienung
435
11.3 Informationsaustausch für alle Lehrkräfte
437
11.4 Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen
445
11.5 Das virtuelle Klassenzimmer
446
11.5.1 Den Unterricht mit einem Klassennotizbuch unterstützen
450
11.5.2 Unterricht live durchführen
455
11.5.3 (Haus-)Aufgaben
456
12 Exkurs: Microsoft Teams & Co. im privaten Umfeld
463
12.1 Unterhaltungen innerhalb der Familie
463
12.2 Gemeinsame Pflege der Einkaufsliste
468
12.3 Die digitale Form eines Wochenplans
470
12.4 Gemeinsame Dateiablage
471
Starten Sie durch mit Microsoft Teams!
473
Stichwortverzeichnis
474