1 Einstieg in Microsoft Teams

13

1.1 Sinn und Zweck – was ist Microsoft Teams?

13

1.1.1 Mit einem Kollegen chatten

14

1.1.2 Weitere Personen in den Chat holen

15

1.1.3 Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)

15

1.1.4 Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe

15

1.1.5 Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen

16

1.1.6 Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen

16

1.1.7 Mit unternehmensexternen Personen zusammenarbeiten

17

1.1.8 Zentrale Informationen für das gesamte Unternehmen bereitstellen

18

1.1.9 Alles unter einem Dach – Teamarbeit, Aufgaben und Prozesse an einem Ort

18

1.2 Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können?

18

1.2.1 Die passende Lizenz auswählen

19

1.2.2 Wo dürfen die Daten gespeichert werden?

21

1.2.3 Welche Hardware ist erforderlich?

22

1.2.4 Umgebung einrichten

22

1.2.5 Ein paar persönliche Einstellungen vornehmen

29

1.3 Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben

41

1.3.1 Was verstehen wir unter Teamwork?

42

1.3.2 Welche Voraussetzungen müssen für gutes Teamwork erfüllt sein?

43

1.3.3 Warum ist Teamwork wichtig?

45

1.3.4 Was bedeutet Collaboration?

47

1.4 Letzte Informationen, bevor wir richtig starten

49

2 Beginnen wir mit Chat und Telefonie

51

2.1 Mit Kolleginnen und Kollegen chatten

51

2.1.1 Chat über die Befehlszeile beginnen

55

2.1.2 Nachrichten formatieren und mit Emojis, Giphys und Aufklebern gestalten

58

2.1.3 Videoclips anstelle von Nachrichten versenden

65

2.1.4 Auf Nachrichten reagieren

67

2.1.5 Lesebestätigungen nutzen

71

2.1.6 Nachrichten bearbeiten oder löschen

72

2.1.7 Was sind wichtige oder dringende Nachrichten?

75

2.1.8 Weitere Personen zu einem Chat hinzufügen

79

2.1.9 Bestimmte Personen mit @mention erwähnen

82

2.2 Chats verwalten

84

2.2.1 Kontaktliste pflegen

85

2.2.2 Gruppenchats umbenennen

88

2.2.3 Chats in Abschnitten organisieren

90

2.2.4 Chats in einem separaten Fenster öffnen

92

2.2.5 Chats aus der Liste der neuesten Chats entfernen

94

2.2.6 Weitere Möglichkeiten im Chatbereich

95

2.3 Mit Kollegen telefonieren

96

2.3.1 Die Kamera aktivieren

99

2.3.2 Den Bildschirm freigeben

101

2.3.3 Weitere Einstellungen

103

2.4 Dokumente miteinander teilen

104

2.5 Microsoft 365 Copilot für Chats nutzen

107

3 Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum

111

3.1 Meinen ersten Teamraum anlegen

112

3.1.1 Ein Team anlegen

112

3.1.2 Was ist ein Team?

118

3.1.3 Unterschiede zwischen einem Gruppenchat und einem Teamchat

119

3.1.4 Teammitglieder nachträglich hinzufügen

136

3.2 Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

137

3.2.1 Dateien erstellen oder hochladen

140

3.2.2 Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

145

3.2.3 Dateien herunterladen

149

3.2.4 Dateien bzw. Dateiablage synchronisieren

150

3.2.5 Berechtigungen für einzelne Dateien oder Ordner einrichten

158

3.2.6 Löschen, umbenennen und oben anheften

160

3.2.7 Weitere Funktionen nur für Dateien

164

3.2.8 Übersicht über alle meine Dokumente

168

3.3 Informationen dokumentieren

170

3.3.1 Ein weiteres OneNote-Notizbuch nutzen

171

3.3.2 Loop als moderne Form eines Notizbuchs nutzen

175

3.3.3 Mit Listen Informationen strukturiert verwalten

178

3.4 Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen?

180

3.4.1 Teambild festlegen

182

3.4.2 Berechtigungen verwalten

184

3.4.3 Teamcode erstellen und verwenden

188

3.4.4 Apps verwalten

190

3.4.5 Analysen

192

3.5 Wie finde ich ein Team?

193

3.6 Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden?

196

3.6.1 Laden Sie externe Personen in Ihren Teamraum ein!

197

3.6.2 Wie meldet sich eine externe Person in Ihrem Teamraum an?

199

3.6.3 Zwischen verschiedenen Tenants wechseln

203

3.6.4 Sind Gäste in ihren Möglichkeiten eingeschränkt?

204

3.7 Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz

205

3.7.1 Wofür benötigen Sie einen Teamraum?

206

3.7.2 Wie unterhalten Sie sich im Teamchat?

206

3.7.3 Wie arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten?

207

3.7.4 Wie bleiben Sie auch bei räumlicher Distanz in Kontakt?

208

3.7.5 Zum Abschluss ein paar Tipps aus meinem Arbeitsalltag

208

4 Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen?

211

4.1 Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben

211

4.2 Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen

214

4.3 Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen

219

4.4 Aufgaben mit weiteren Informationen versehen

221

4.5 Übersicht über die Aufgaben eines Teams

225

4.6 Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen?

228

5 Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren

231

5.1 Was ist ein Kanal?

231

5.2 Welche Kanaltypen gibt es?

232

5.3 Einsatzszenarien aus der Praxis

233

5.3.1 Abteilungen und Organisationseinheiten

233

5.3.2 Organisatorische von fachlichen Themen trennen

234

5.3.3 Ein separater Bereich für (regelmäßige) Besprechungen

235

5.3.4 Teilprojekte oder Arbeitspakete in einem Projekt

235

5.3.5 Schulungen, Seminare und Trainings

235

5.4 Einen neuen Kanal anlegen

236

5.4.1 Standardkanäle

237

5.4.2 Private und freigegebene Kanäle

240

5.5 In mehreren Kanälen posten

243

5.6 Mit Kanälen arbeiten

247

5.6.1 Persönliche Einstellungen für Benachrichtigungen in einem Kanal

250

5.6.2 Schnell auf häufig genutzte Kanäle zugreifen

252

5.6.3 Einstellungen bei Standardkanälen

256

5.6.4 Einstellungen bei privaten und freigegebenen Kanälen

259

5.6.5 Den Namen und die Beschreibung eines Kanals ändern

261

5.6.6 E-Mails an einen Kanal senden

264

5.6.7 Den Link auf den Kanal kopieren

269

5.7 Kanäle im Teamraum verwalten

269

5.8 Tags als weitere Möglichkeit zur Strukturierung (virtuelle Teams)

273

6 Erfolgreiche Online-Besprechungen zur Förderung der Zusammenarbeit

281

6.1 Grundlagen einer Besprechung anhand eines spontanen Anwendungsfalls

281

6.1.1 Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

282

6.1.2 Eine Besprechung moderieren und »die Hand heben«

288

6.1.3 Videoübertragung und einen persönlichen Hintergrund auswählen

293

6.1.4 Eine Besprechung aufzeichnen und als Protokoll nutzen

299

6.1.5 Eine Besprechung verlassen oder beenden

304

6.2 Eine Besprechung planen, durchführen und nachbereiten

305

6.2.1 Eine Besprechungseinladung versenden und Vorbereitungen treffen

305

6.2.2 Eine geplante Besprechung durchführen

311

6.2.3 Inhalte teilen und ein gemeinsames Whiteboard nutzen

313

6.2.4 Zwischen Anrufen und Besprechungen wechseln

319

6.2.5 Überblick über alle Besprechungen

320

6.3 Besondere Anwendungsfälle mit Teams Premium

321

6.3.1 Webinare als besondere Form von Teams-Besprechungen

323

6.3.2 Town-Hall-Meetings (früher bekannt als Liveereignisse)

334

6.3.3 Immersive Räume

337

6.4 Checkliste für produktive Online-Besprechungen

346

6.4.1 Wie stellen Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden sicher?

346

6.4.2 Welche Regeln gelten für Ihre Besprechung?

347

6.4.3 Was sollten Sie bei der zeitlichen Planung einer Online-Besprechung beachten?

347

6.4.4 Was sollten Sie bei der Wahl Ihres Raums beachten?

347

6.4.5 Welche Geräte sollten Sie einsetzen?

347

6.4.6 Welche Art von Besprechung planen Sie, und wie viele Teilnehmende erwarten Sie?

348

6.4.7 Möchten Sie die Besprechung aufzeichnen?

348

7 Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis

349

7.1 Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen

349

7.1.1 Eine Unterhaltung anpinnen

350

7.1.2 Eine Aufgabe aus einer Nachricht heraus erstellen

353

7.1.3 Nachrichten wieder auf ungelesen setzen

355

7.1.4 Unterhaltungen in mehrsprachigen Teams

357

7.1.5 Eine Unterhaltung via Outlook teilen

358

7.1.6 Eine Unterhaltung stummschalten

360

7.2 Loop-Komponenten für Interaktion im Chat

361

7.3 Geben Sie sich gegenseitig Feedback

363

7.4 Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers

367

7.5 Teamräume als Vorlagen nutzen

369

8 Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen

373

8.1 Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen

373

8.2 Einsatzplanung und Urlaubsanträge

374

8.2.1 Eine neue offene Schicht hinzufügen

377

8.2.2 Schichten direkt einer Person zuweisen oder Abwesenheitszeiten für eine Person erfassen

380

8.2.3 Kolleginnen und Kollegen zur Schichtplanung hinzufügen

381

8.2.4 Eine offene Schicht zuweisen

383

8.2.5 Schichtplan veröffentlichen

384

8.2.6 Den Schichtplan nach Excel exportieren

386

8.2.7 Den Schichtplan drucken

387

8.2.8 Anträge erstellen und verwalten

387

8.3 Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren

391

8.4 Genehmigungsprozesse zentral steuern

396

9 Mitarbeitende im Mittelpunkt des modernen Arbeitsplatzes

401

9.1 Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit mit Connections

401

9.1.1 Organisationsweite Teams

401

9.1.2 Ein bestehendes Intranet einbinden

403

9.2 Communitys aus Engage einbinden

405

9.3 Lernen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags mit Viva Learning

410

9.4 Achtsamkeit üben mit Viva Insights

417

10 Governance: den Überblick behalten

423

10.1 Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen

423

10.2 Richtlinien konfigurieren

426

10.3 Apps verwalten

428

10.4 Übersicht über externe Freigaben

430

10.5 Besitzer eines Teamraums verwalten

431

10.6 Zusätzliche Möglichkeiten mit Teams Premium

432

11 Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor

435

11.1 Die Herausforderungen beim Homeschooling

435

11.2 Ein wichtiger Unterschied in der Bedienung

437

11.3 Informationsaustausch für alle Lehrkräfte

439

11.4 Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen

447

11.5 Das virtuelle Klassenzimmer

448

11.5.1 Den Unterricht mit einem Klassennotizbuch unterstützen

452

11.5.2 Unterricht live durchführen

457

11.5.3 (Haus-)Aufgaben

458

12 Exkurs: Microsoft Teams im privaten Umfeld

465

12.1 Eine Community erstellen

466

12.2 Begrüßen Sie die Mitglieder Ihrer Community

467

12.3 Kanäle in Ihrer Community nutzen

469

12.4 Community-Ereignisse planen

470