1 Reisemanagement mit SAP Concur

19

1.1 Typische Probleme und Grenzen von Reiseprozessen

19

1.1.1 Das Effizienzproblem

20

1.1.2 Ineffektives Reisekostenmanagement

22

1.1.3 Geringe Benutzerfreundlichkeit

23

1.2 Der Reiseprozess der Zukunft

24

1.2.1 Papierlos

25

1.2.2 Mobil

27

1.2.3 Automatisiert

28

1.2.4 Nahtlos verbunden

28

1.2.5 Benutzerfreundlich

30

1.2.6 Zusammenfassung

30

1.3 SAP Concur Travel & Expense auf einen Blick

31

1.3.1 Travel

36

1.3.2 Expense

37

1.3.3 Request

38

1.3.4 Reporting

39

1.3.5 Konfiguration in SAP Concur

40

1.4 Der Business Case für SAP Concur

42

1.5 Zusammenfassung

46

2 Mitarbeiter- und Benutzerdaten

49

2.1 Felder im Mitarbeiterstammsatz

50

2.1.1 Systemeinstellungen

50

2.1.2 Persönliche Angaben

51

2.1.3 Benutzerverwaltung

55

2.2 Konfiguration des Mitarbeiterformulars

58

2.3 Berechtigungen

60

2.4 Mitarbeiter anlegen

62

2.5 Single Sign-On

64

2.6 Zusammenfassung

66

3 SAP Concur Travel

67

3.1 Einführung

67

3.2 Nutzung von SAP Concur Travel für Geschäftsreisen

70

3.2.1 SAP-Concur-Travel-Profil

71

3.2.2 Nutzung des Travel Wizard und Verfügbarkeitsseiten

75

3.2.3 Der Buchungsprozess

77

3.3 Integration mit SAP Concur TripLink und SAP Concur TripIt

91

3.4 Grundkonfiguration von SAP Concur Travel

93

3.4.1 Regelklassen

94

3.4.2 Reiseregeln

96

3.4.3 Benutzerdefinierte Texte

98

3.4.4 Sprachen

99

3.4.5 Elektronische Belege (E-Receipts)

100

3.4.6 Reiseanbieterausschluss

101

3.4.7 Regionale Hotelratenlimits

101

3.4.8 Alternativen zu Reisen

102

3.4.9 Virtuelle Firmenkreditkarten

103

3.4.10 Kreditkarten-BIN-Einschränkungen

103

3.4.11 Reporting-Anforderungen

104

3.4.12 Ihre Reise- und Kostenrichtlinie

106

3.4.13 Bevorzugte Anbieter in SAP Concur

109

3.5 Weitere Konfigurationsmöglichkeiten für SAP Concur Travel

111

3.6 Zusammenfassung

113

4 SAP Concur Expense

115

4.1 Einführung

116

4.2 Verwendung von SAP Concur Expense zur Reisekostenabrechnung

118

4.3 Basiskonfiguration von SAP Concur Expense

127

4.3.1 Richtlinien

127

4.3.2 Ausgabentypen

128

4.3.3 Kontencodes

129

4.3.4 Formulare

130

4.3.5 Zuordnung von Reisedaten

132

4.3.6 Besteuerung

132

4.3.7 Genehmigungsworkflow

134

4.3.8 Compliance-Kontrollen

137

4.3.9 Kilometerpauschalen für Firmen- und Privatwagen

139

4.3.10 Rückerstattung an den Mitarbeiter

141

4.3.11 Firmenkreditkarten

141

4.3.12 Auswertungen konfigurieren

143

4.4 Erweiterte Konfiguration von SAP Concur Expense

143

4.4.1 Richtlinien

143

4.4.2 Ausgabentypen

147

4.4.3 Gruppenkonfigurationen

149

4.4.4 Rechnungsprüfungsregeln und Ausnahmen

151

4.4.5 Ausgabenformulare und -felder

155

4.4.6 Funktionshierarchien

156

4.4.7 Lokalisierung

157

4.4.8 Währungsadministrator

158

4.4.9 Konzeptfelder für Ausgaben

159

4.4.10 Belegverarbeitung

160

4.4.11 Workflow

162

4.5 SAP Concur Expense Pay Global

163

4.5.1 Prozesse

163

4.5.2 Konfiguration

165

4.5.3 Wartung von SAP Concur Expense Pay Global

170

4.6 Marktspezifische Anforderungen

173

4.6.1 Deutschland

173

4.6.2 Vereinigte Staaten

178

4.6.3 Kanada

179

4.6.4 Vereinigtes Königreich

182

4.6.5 Australien und Neuseeland

188

4.6.6 Asien-Pazifik

195

4.7 Zusammenfassung

196

5 SAP Concur Request

197

5.1 Einführung

198

5.2 Genehmigungen mit SAP Concur Request anfordern und erteilen

198

5.3 Konfiguration von SAP Concur Request

204

5.3.1 Reisebürovorschläge

205

5.3.2 Buchungswechsel

206

5.3.3 Budget

209

5.3.4 Ländergruppierungen

210

5.3.5 Ereignisanträge

210

5.3.6 Risikomanagement (SAP Concur Messaging)

211

5.3.7 Segmenttypen

211

5.4 Implementierung von SAP Concur Request

212

5.5 Integration mit SAP Concur Travel und SAP Concur Expense

214

5.6 Zusammenfassung

216

6 SAP Concur Reporting

217

6.1 Standard-Reiseauswertungen versus SAP Concur Intelligence

218

6.1.1 SAP Concur Analyse und SAP Concur Intelligence: gemeinsam genutzte Werkzeuge

219

6.1.2 Funktionen von SAP Concur Intelligence

221

6.2 Einsatz vorhandener Reports

222

6.2.1 Einstellen von Benutzervorgaben im Reporting

222

6.2.2 Einen Standardreport ausführen

224

6.3 Reports mit Query Studio anlegen und ändern

228

6.3.1 Einen neuen Report erstellen

230

6.3.2 Daten innerhalb von Reports bearbeiten

232

6.4 Reports mit Report Studio erstellen und bearbeiten

233

6.4.1 Berichtstypen und Berichtstrukturen

235

6.4.2 Einen neuen Report anlegen

236

6.4.3 Verteilen von Reports

241

6.5 Dashboards

244

6.6 Zusammenfassung

246

7 Integration von Anwendungen und Services von Drittanbietern

247

7.1 Der Nutzen der Integration von Drittanbietern

247

7.2 Allgemeine Konfiguration von Drittanbieterleistungen und Services

249

7.3 E-Beleg-Integration

253

7.4 Weitere ausgewählte Lösungen

256

7.4.1 SAP Concur ExpenseIt

256

7.4.2 Umsatzsteuerrückerstattung mit VAT IT

258

7.5 Zusammenfassung

261

8 Integration von SAP Concur mit anderen SAPLösungen

263

8.1 Überblick

263

8.2 Integration der HR-Stammdaten

265

8.2.1 Integration mit SAP ERP HCM

265

8.2.2 Integration mit SAP SuccessFactors

272

8.3 Integration mit dem SAP-Finanzwesen (FI)

274

8.3.1 Export der FI-Stammdaten

274

8.3.2 Buchen von Reisekosten

278

8.3.3 Feedback-Schleife

284

8.3.4 Funktionen der FI-Integration

286

8.4 Integration der Entgeltabrechnung in SAP ERP HCM

288

8.5 Integration mit weiteren SAP-Lösungen

292

8.6 Zusammenfassung

293

9 Wie Sie aus SAP Concur mehr herausholen: Tipps für das Projekt

295

9.1 Wie Sie sich die richtigen Ziele stecken

295

9.1.1 Lösungsumfang

297

9.1.2 Projektumfang

304

9.2 Projektplanung und Vorgehen

306

9.2.1 Einführung von SAP Concur

306

9.2.2 Projektplan

309

9.2.3 Tipps für das Projektmanagement

313

9.3 Globales Rollout

314

9.4 Change Management und Kommunikation

317

9.5 Typische Stolperfallen

318

9.6 Zusammenfassung

320

10 Erfahrungen aus der Praxis

321

10.1 SAP Concur Expense bei dormakaba

321

10.1.1 Ausgangssituation bei dormakaba

322

10.1.2 Native Integration mit bestehender Struktur

323

10.1.3 Anpassung des Buchungsdatums

324

10.1.4 Rollout für das Headquarter Schweiz

325

10.1.5 Ausblick

327

10.2 Wie aufwendig ist die Einführung von SAP Concur?

328

10.2.1 Kunde A – Go-live nach zwei Monaten mit nur acht Tagen externer Unterstützung

328

10.2.2 Kunde B – fünf Monate mit zehn Tagen als SAP Concur Success Partner

329

10.2.3 Kunde C – Go-live nach neun Monaten mit 100 Tagen als SAP Concur Success Partner

330

10.2.4 Kunde D – fünf Monate mit 25 Tagen als SAP Concur Implementation Partner

331

10.3 Best Practice

332

10.3.1 Integration von Non-SAP-Buchhaltungssystemen

333

10.3.2 Reduzierung des Prüfungsaufwands

334

10.3.3 Abrechnungen automatisiert in SAP Concur anlegen

335

10.3.4 Erweiterung der nativen Integration in SAP ERP FI

336

10.4 Zusammenfassung

337

Anhang

339

A Weitere Informationsquellen

341

B Die Autoren

343