1 Grundlagen und Rahmenbedingungen der SAP-Datenarchivierung

25

1.1 Performance der SAP-Systeme sicherstellen

26

1.2 Gesetzliche Anforderungen erfüllen

28

1.3 Information Lifecycle Management

30

1.3.1 Daten erzeugen

31

1.3.2 Daten nutzen

32

1.3.3 Daten abschließen

33

1.3.4 Daten sperren

34

1.3.5 Daten aufbewahren

34

1.3.6 Daten vernichten

34

1.4 Archive Development Kit

37

1.5 Transaktionen und Prozesse

38

1.5.1 Transaktion DB02 – Datenbank- und Tabellengröße ermitteln

39

1.5.2 Transaktion DB15 – Archivierungsobjekte ermitteln

40

1.5.3 Transaktion TAANA – Tabellenanalysen durchführen

42

1.5.4 Transaktion SARA – Datenarchivierung verwalten

46

1.5.5 Transaktion FILE – Pfad- und Dateinamen definieren

56

1.5.6 Transaktion ILM_DESTRUCTION – Vernichtungsläufe durchführen

61

1.6 Gesetzliche Grundlagen

62

1.6.1 Datenarchivierungsgesetze in Deutschland

63

1.6.2 Datenarchivierungsgesetze im internationalen Umfeld

67

1.6.3 Datenschutzgesetze in Deutschland

69

1.6.4 Datenschutzgesetze im internationalen Umfeld

71

1.7 Werkzeuge für die elektronische Steuerprüfung

74

1.7.1 Extraktion mit dem Data Retention Tool (DART)

74

1.7.2 Prüfersoftware IDEA und ACL

82

1.8 Schnittstellen in der SAP-Landschaft

84

1.9 Beteiligte Personen und Organisationen

87

1.9.1 Interne Personen und Organisationen

87

1.9.2 Externe Personen und Organisationen

91

1.10 Zusammenfassung

95

2 Ablageoptionen für archivierte Daten

97

2.1 ArchiveLink-Schnittstelle

99

2.1.1 Content Repositories erstellen und pflegen

103

2.1.2 Dokumentarten und Dokumenttypen erstellen bzw. pflegen

108

2.1.3 Verknüpfungen erstellen bzw. pflegen

109

2.2 CMIS-Schnittstelle

110

2.3 WebDAV-Schnittstelle

111

2.3.1 Metadaten

111

2.3.2 Ablagehierarchie

112

2.3.3 ILM Store

114

2.4 Datenablageorte

122

2.4.1 Ablage in der Datenbank

122

2.4.2 Ablage im Dateisystem

123

2.4.3 Ablage im externen Archivsystem (On-Premise)

126

2.4.4 Ablage in der Cloud (Microsoft Azure Blob Storage)

127

2.4.5 Nutzung externer optischer Speichermedien

128

2.5 Kostenbetrachtung

132

2.6 Empfehlung für eine Ablagestrategie in verschiedenen Szenarien

134

2.7 Zusammenfassung

143

3 Zugriffsoptionen auf archivierte Daten

145

3.1 Leseprogramme

146

3.2 Direktzugriff

150

3.2.1 SAP-Transaktionen

150

3.2.2 SAP-Fiori-Apps

156

3.3 Archivinformationssystem

158

3.3.1 Archive Explorer

159

3.3.2 Statusverwaltung

163

3.3.3 Customizing

165

3.4 Document Relationship Browser

171

3.5 Archive File Browser

175

3.6 Kundenspezifische Entwicklungen

177

3.7 Drucklisten

177

3.8 Add-ons von Drittanbietern

179

3.9 Zusammenfassung

180

4 Strategie zur Datenarchivierung entwickeln

183

4.1 Den richtigen Zeitpunkt wählen

183

4.1.1 Frühe Planung

184

4.1.2 Spätes Aufsetzen

188

4.2 Archivierungskonzept entwickeln

200

4.2.1 Strategische Ebene

202

4.2.2 Operative Ebene

206

4.2.3 Konzeptionelle Ebene

217

4.3 Zusammenfassung

233

5 Archivierungsprojekte planen

235

5.1 Archivierungsprojekte in fünf Beispielbranchen

236

5.1.1 Automobilindustrie

236

5.1.2 Chemiebranche

247

5.1.3 Energiesektor

261

5.1.4 Handelssektor

276

5.1.5 Öffentlicher Sektor

281

5.2 Change Management und Kommunikation

285

5.2.1 Auf die Veränderung vorbereiten

285

5.2.2 Wahl der richtigen Kommunikationsmittel

290

5.3 Entscheidungsbefugte festlegen

294

5.4 Projekt- und Zeitplan erstellen

296

5.4.1 Vorbereitung

298

5.4.2 Technik

299

5.4.3 Konzept pro Land

300

5.4.4 Konzept pro Archivierungsobjekt

302

5.4.5 Support

303

5.5 Zusammenfassung

304

6 SAP-Datenarchivierung im Rahmen von SAP-S/4HANA-Projekten

305

6.1 Der Brownfield-Ansatz: Anpassung der Datenstrategie vor der Migration

306

6.1.1 Datenvolumen reduzieren

307

6.1.2 Stammdatenqualität erhöhen

308

6.2 Der Greenfield-Ansatz: Anpassung der Datenstrategie nach der Migration

310

6.2.1 Datenvolumen im Hauptspeicher kontrollieren

310

6.2.2 Archivierungskonzepte und -strategie anpassen

315

6.3 Zusammenfassung

329

7 Archivierungsprojekte durchführen

331

7.1 Realisierungsphase

332

7.1.1 Die richtigen Archivierungsobjekte auswählen

334

7.1.2 Kick-off-Workshops durchführen

337

7.2 Produktionsvorbereitung

343

7.2.1 Archivierungsobjekte vorbereiten

344

7.2.2 Datenarchivierung im Testsystem durchführen

349

7.2.3 Zugriffe und Schnittstellen testen

370

7.2.4 Freigaben einholen

373

7.2.5 Ergebnisse und Entscheidungen dokumentieren

375

7.2.6 Datenextrakte im Produktivsystem rechtzeitig erstellen

375

7.3 Go-live und Support

379

7.3.1 Mitarbeitende informieren

380

7.3.2 Datenarchivierung im Produktivsystem starten

383

7.3.3 Auf mögliche Support-Anfragen reagieren

393

7.4 Zusammenfassung

396

8 Archivierungssysteme administrieren

397

8.1 Systemanalyse

398

8.1.1 Performance

399

8.1.2 Speicherplatz

399

8.2 Datenanalyse

401

8.2.1 Datenquantität analysieren

402

8.2.2 Personenbezogene Daten analysieren

402

8.2.3 Datenqualität analysieren

403

8.2.4 Stammdaten analysieren

404

8.3 Kommunikation

406

8.3.1 Zielgruppen

406

8.3.2 Kommunikationsformen

408

8.4 Betrieb

411

8.4.1 Archivierungslauf im SAP-System einplanen

411

8.4.2 Speicherplatz im SAP-System verwalten

411

8.4.3 Speicherplatz für die Ablage verwalten

412

8.5 Monitoring

413

8.5.1 SAP-Hinweise recherchieren

415

8.5.2 Support Packages bewerten

417

8.5.3 SAP Solution Manager bzw. SAP Cloud ALM

419

8.6 Dokumentation

420

8.6.1 Gegenstände der Dokumentation

420

8.6.2 Ablageorte für die Dokumentation

425

8.6.3 Empfehlungen für die Dokumentation

429

8.7 Zusammenfassung

431

9 Archivierung nach EU-DSGVO planen

433

9.1 Projektplan

435

9.1.1 Quick-Start-Vorgehensmodell

435

9.1.2 Meilensteine

440

9.1.3 Arbeitspakete

441

9.2 Personenbezogene Daten

456

9.2.1 Lebenszyklus personenbezogener Daten

457

9.2.2 Personenbezogene Daten im SAP-System verwalten

458

9.2.3 Personenbezogene Daten in Drittsystemen verwalten

459

9.3 Bestandsaufnahme: Stammdaten

460

9.3.1 Geschäftspartner

461

9.3.2 Debitor

463

9.3.3 Kreditor

463

9.3.4 Student

464

9.3.5 Personal

465

9.3.6 Benutzer

467

9.4 Bestandsaufnahme: Bewegungsdaten

472

9.4.1 Bewegungsdaten in SAP ERP

472

9.4.2 Bewegungsdaten in anderen SAP-Anwendungen

474

9.4.3 Drittsysteme

475

9.5 Zugriffe auf personenbezogene Daten

476

9.5.1 Interne Zugriffe

477

9.5.2 Externe Zugriffe

478

9.6 Zusammenfassung

478

10 SAP Information Lifecycle Management

481

10.1 SAP Information Lifecycle Management einrichten

482

10.2 Aufgaben des SAP Information Lifecycle Managements

488

10.3 Daten archivieren

492

10.3.1 Bestehende Archivdateien umsetzen

492

10.3.2 Neue Schreibprogramme für SAP ILM

495

10.3.3 Archivierung durchführen

496

10.3.4 Schnappschüsse erstellen

497

10.3.5 Daten vernichten

498

10.4 Retention Management nutzen

501

10.4.1 Legal Case Management

506

10.4.2 Information Retention Manager

518

10.4.3 Sperrfunktionen

533

10.4.4 Daten ablegen

538

10.5 Europäische Datenschutzgrundverordnung mit SAP ILM Retention Management umsetzen

539

10.5.1 Aufbewahrungs- und Verweilregeln definieren

541

10.5.2 Stammdaten sperren bzw. entsperren

543

10.5.3 Bewegungsdaten archivieren und sperren

556

10.6 Zusammenfassung

558

11 Systemstilllegungen von SAP-Altsystemen durchführen

559

11.1 Systemstilllegung vorbereiten

561

11.2 Daten aus dem SAP-Altsystem in das Retention Warehouse übernehmen

565

11.3 Daten auswerten

570

11.3.1 Local Reporting

571

11.3.2 Accelerated Reporting

576

11.4 Daten vernichten

580

11.5 Alternative Ansätze zur Stilllegung von SAP-Altsystemen

581

11.5.1 Szenario 1: Extraktion der Daten mit dem SAP Data Retention Tool (SAP DART)

582

11.5.2 Szenario 2: Extraktion der Daten mit Drittsystemen

584

11.5.3 Szenario 3: Extraktion der Daten in andere SAP-Umgebungen

585

11.6 Kostenbetrachtung

587

11.7 Zusammenfassung

589

12 Information Retrieval Framework

591

12.1 Einführung in die Beauskunftung

591

12.1.1 Gesetzliche Grundlagen

592

12.1.2 Technische Möglichkeiten im SAP-System

593

12.2 Konfiguration

595

12.2.1 Zwecke definieren

600

12.2.2 ILM-Objekte zuordnen

601

12.2.3 Profile definieren

602

12.3 Daten sammeln und anzeigen

603

12.4 Daten herunterladen und zur Verfügung stellen

606

12.5 Zusammenfassung

608

13 Zukunft der SAP-Datenarchivierung

609

13.1 Entwicklung der klassischen SAP-Datenarchivierung

610

13.1.1 Vergangenheit

610

13.1.2 Gegenwart

611

13.1.3 Zukunft

611

13.2 Entwicklung der Archivierung mit SAP ILM

612

13.2.1 Vergangenheit

612

13.2.2 Gegenwart

613

13.2.3 Zukunft

613

13.3 Neue Technologien

614

13.3.1 SAP HANA

615

13.3.2 Cloud Computing

616

13.3.3 Künstliche Intelligenz

619

13.4 Zusammenfassung

625

Anhang

629

A Transaktionen

631

B Archivierungsobjekte – Kompaktübersichten

637

C Konzeptvorlage

665

D Abkürzungsverzeichnis

667