1 Einführung in SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)

23

1.1 Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte

23

1.2 Aufbewahrung und Recht

31

1.2.1 Organisationsform und Aufbewahrung im Rechnungswesen

32

1.2.2 Organisationsform und Sozialpartnerschaft

35

1.2.3 Aufbewahrung im Personalbereich

35

1.2.4 Aufbewahrung und Datenschutz

39

1.2.5 Aufbewahrung und spezielle Rechtsquellen

42

1.2.6 Fazit

42

2 Grundfunktionen von SAP ILM

45

2.1 Archivierungsobjekt und Datenvernichtungsobjekt

45

2.2 Das ILM-Objekt – Herr über die Aufbewahrungsregeln

46

2.3 Das Prüfgebiet – Ihr Grund zur Definition von Aufbewahrungsregeln

52

2.3.1 Auflistung vorhandener Prüfgebiete – die Transaktion ILMARA

53

2.3.2 Prüfgebiet anzeigen und ändern

56

2.3.3 Prüfgebiet anlegen

57

2.3.4 Prüfgebiet kopieren oder zusammenführen

58

2.3.5 Auswirkung des Ankreuzfeldes »Objektzuordnung«

61

2.3.6 Die Gruppe »ILM-Aktionen« im Archivschreibprogramm

63

2.3.7 ILM-Fähigkeit von Archivierungsobjekten

68

2.4 Regelwerkkategorien

70

2.5 Regelwerke – die Schatzkiste mit den Regeln

73

2.5.1 Objektkategorie

74

2.5.2 Regelwerk anlegen – die Transaktion IRMPOL

74

2.5.3 Sonderzeichen in Bedingungsfeldern – die Transaktion IRM_CUST_CSS

79

2.5.4 Regeln im Regelwerk anlegen

80

2.5.5 Unterschiede zwischen Aufbewahrungs- und Verweilregeln

89

2.5.6 Schnellere Regelpflege mit Regel- und Objektgruppen

90

2.5.7 Übersicht über Ihre Regelwerke

98

2.5.8 Transport von Regelwerken und Regeln

99

2.5.9 Mandantenübergreifende und -spezifische Objekte im IRM

100

2.6 Vom WebDAV und der BC-ILM-Zertifizierung zum ILM Store Browser

100

2.6.1 Strukturierte und unstrukturierte Daten in der ILM-Ablage

103

2.6.2 Definition von ILM-Ablagen

108

2.6.3 Storage and Retention Service (SRS) für ILM-Ablagen

113

2.6.4 Wann werden Archivdateien in der ILM-Ablage abgelegt?

115

2.6.5 Umgang mit bereits existierenden Dateien und Originalbelegen

118

2.6.6 Umsetzung von Archivdateien

119

2.6.7 ILM Store Browser

124

2.6.8 Archive Routing und SAP ILM

129

2.7 Datenvernichtungsfunktionen

131

2.7.1 Einführung: Wege der Datenvernichtung

131

2.7.2 Vernichtung aus der Datenbank per Archivierungsobjekt

133

2.7.3 Vernichtung aus der Datenbank per Datenvernichtungsobjekt

134

2.7.4 Archivdateien aus der zertifizierten ILM-Ablage

139

2.7.5 Die Transaktion ILM_CHANGE_RET

149

2.7.6 Erweiterungsspot ES_ILM_DESTRUCTION

154

2.8 Benötigte Business-Funktionen

158

2.9 Benötigte HTTP-Services

160

2.10 ILM-Rollen und -Transaktionen

163

3 Zusatzfunktionen im Retention-Management-Szenario

165

3.1 ILM-Benachrichtigungen

165

3.1.1 Die Problematik mit dem Löschen verteilter Daten

166

3.1.2 Relevanz zum vereinfachten Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten

167

3.1.3 Funktionen und Konfiguration der ILM-Benachrichtigungen

169

3.2 ILM-Erweiterungen der Archivverwaltung

175

3.3 ILM Work Center

178

3.3.1 Aktivierung und Voraussetzungen

179

3.3.2 ILM Work Center für Archivierung

182

3.4 SAP ILM Store

195

3.4.1 Architekturüberblick

195

3.4.2 Einstellungen im ILM-Store-System für strukturierte Daten

195

3.4.3 Einstellungen im führenden System für strukturierte Daten

201

3.4.4 Einstellungen im ILM-Store-System für unstrukturierte Daten

205

3.4.5 Einstellungen im führenden System für unstrukturierte Daten

208

3.4.6 Weiterführende Informationen

210

3.5 Data Controller Rule Framework

211

3.5.1 Betriebswirtschaftliche Abstraktion

212

3.5.2 Funktionen und Konfiguration des DCRF

217

3.5.3 Vorteile der Verwendung des DCRF

235

3.6 Legal Case Management

236

3.6.1 Übersicht und Anzeige vorhandener Rechtsfälle

237

3.6.2 Das Konzept der BOR-Objekttypen und ihre Verbindung zu ILM-Objekten

238

3.6.3 Rechtsfall anlegen oder ändern

238

3.6.4 Rechtsfallbedingte Sperren setzen

246

3.6.5 Extraktion von Datenobjekten mit Legal Hold

248

3.6.6 Rechtsfall abschließen oder löschen

250

4 Vereinfachtes Sperren mit SAP ILM

253

4.1 Wie die DSGVO SAP ILM zur Blütezeit verhalf

253

4.2 Lösungsübersicht

260

4.3 Vorbereitungen

265

4.3.1 Für das Sperren von Stammdaten in der Transaktion SPRO

265

4.3.2 Für das Sperren von Bewegungsdaten in der Transaktion SPRO

275

4.3.3 Für das Sperren von Stammdaten in SAP ILM

276

4.3.4 Für das Sperren von Bewegungsdaten in SAP ILM

283

4.3.5 Für das Sperren und Löschen von Stammdaten – die Anwendungsregelvarianten

287

4.3.6 Für das Archivieren von Stamm- und Bewegungsdaten

295

4.3.7 Aus der Sicht vom abhängigen und zentralen Stammdatensystem

298

4.4 Sperren in der betriebswirtschaftlichen Betrachtung

302

4.4.1 Sperren von Bewegungsdaten im Geschäftsprozess

302

4.4.2 Anzeige von gesperrten Bewegungsdaten im Geschäftsprozess

303

4.4.3 Sperren von Stammdaten im Geschäftsprozess

307

4.4.4 Lokaler EoP-Check (Zwischenprüfung ohne Setzen des Sperrkennzeichens)

316

4.4.5 Anzeige von gesperrten Stammdaten im Geschäftsprozess

317

4.4.6 Entsperren von Stammdaten im Geschäftsprozess

324

4.4.7 Zusammenfassung: Mögliche Kombinationen und Reihenfolgen

327

5 Sperren und Vernichten mit SAP ILM in SAP S/4HANA Cloud

333

5.1 Unterschiede zu SAP ERP und SAP S/4 HANA

333

5.2 Benötigte Benutzerrollen und Anwendungskataloge

335

5.3 Prüfgebiete

336

5.4 ILM-Objekte

338

5.5 Regelwerke

338

5.6 Objektgruppen und Regelgruppen

341

5.7 ILM-Geschäftsregeln verwalten

344

5.8 Archivierung

344

5.8.1 Archivierungsjobs einplanen

345

5.8.2 Lösch- und Ablagejob einplanen

353

5.8.3 Archivierungsjobs überwachen

353

5.8.4 Anzeige von archivierten Daten

355

5.9 Stammdatensperrung

358

5.10 ILM-Geschäftsregeln verwalten

365

5.11 Datenvernichtungsfunktionen

366

5.11.1 Für Daten aus der Datenbank über ein Archivierungsobjekt

366

5.11.2 Für Daten aus der Datenbank über ein Datenvernichtungsobjekt

367

5.11.3 Für abgelegte Archivdateien

371

6 Sperren und Vernichten in SAP ERP HCM

373

6.1 Einführung

373

6.1.1 Historie

374

6.1.2 Gesetze und Vorgaben

375

6.1.3 Das Implementierungsprojekt

376

6.1.4 Analyse der vorhandenen und vernichtungsrelevanten Daten in SAP ERP HCM

377

6.1.5 Datenschutzkonforme Behandlung der Daten in SAP ERP HCM

380

6.1.6 Testmanagement und Performance

382

6.2 Zeitraumabhängige Berechtigungssteuerung in SAP ERP HCM

384

6.2.1 Default-Berechtigungszeiträume

389

6.2.2 Rollenspezifische Berechtigungszeiträume

391

6.2.3 Zeitabhängiger Zugriff auf Abrechnungsergebnisse

394

6.2.4 Zusätzliche zeitraumabhängige Erweiterungsmöglichkeiten

396

6.2.5 Zeitabhängige Zugriffssteuerung im Reporting

398

6.2.6 Zeitraumabhängige Zugriffsbeschränkung auf komplette Personalfälle

400

6.3 Datenvernichtung in SAP ERP HCM mit SAP Information Lifecycle Management

401

6.3.1 Grundlagen

403

6.3.2 Umsetzung der Datenvernichtung in SAP ERP HCM

403

6.3.3 Löschsystematik

413

6.3.4 Konfiguration

414

6.3.5 Ablauf der Datenvernichtung

430

6.3.6 Beispielszenario mit den Archivierungsobjekten HRTIM_ABS und HRTIM_QUOT

453

6.3.7 Reihenfolge

456

6.3.8 Berechtigungskonzept

458

6.3.9 Kundenerweiterungen

458

6.3.10 HR-Prozess-Workbench für die Datenvernichtung

464

6.3.11 Blockieren der Vernichtung (Veto)

471

6.4 Komplettlöschung eines Personalfalls in SAP ERP HCM

475

6.4.1 Klassische Programme RPUDELPN und RPUDELPP

477

6.4.2 Neues Vernichtungsobjekt HRPA_PERNR

480

6.5 Weitere vernichtungsrelevante Daten in SAP ERP HCM

488

6.5.1 Infotyp-Protokollierung

488

6.5.2 Verarbeitungsprotokolle (Application Log)

491

6.5.3 Abrechnungsdaten, Zeitauswertungsergebnisse und Reisedaten

491

6.5.4 Workitems und IDocs

499

6.6 Auskunftsersuchen eines Mitarbeiters

501

6.7 Überblick über die Funktionen und Transaktionen

503

7 Umsetzung eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts

505

7.1 Bestandsaufnahme

506

7.2 Phasen eines SAP-ILM-DSGVO-Projekts

508

7.2.1 Vorbereitung

509

7.2.2 Analyse

520

7.2.3 Scope der Analyse

521

7.2.4 Grenzen der Analyse

524

7.2.5 Analyse als Voraussetzung für die Implementierungsplanung

525

7.2.6 Implementierung und Test

525

7.2.7 Go-live und produktive Nutzung

537

7.3 Komplexe Systemlandschaften im SAP-ILM-DSGVO-Projekt

539

7.3.1 Replikation von personenbezogenen Stammdaten zwischen Systemen

539

7.3.2 Umgang mit verschiedenen Gruppen von personenbezogenen Stammdaten

542

7.3.3 Integration von HR-Systemen

544

7.3.4 Integration von Nicht-ABAP-Systemen

547

7.4 Geschäftsprozesse und verantwortliche Stelle

549

7.4.1 Geschäftsprozess einer Internetfirma

549

7.4.2 Prozessdaten und Aufbewahrungsfristen

551

7.4.3 Auskunftspflicht

553

7.4.4 Berechtigungen von Mitarbeitern

554

8 Systemstilllegung mit SAP ILM Retention Warehouse

557

8.1 Grundlagen und Begriffsklärung

557

8.2 Systemarchitektur

559

8.3 Replikation von Daten aus dem Altsystem

561

8.3.1 Konfiguration für die Extraktion im SLT-System

563

8.3.2 Replikation der Daten vom Altsystem

567

8.4 Archivierung von Daten aus dem Altsystem

571

8.4.1 Konfiguration

572

8.4.2 Durchführung der Archivierung mithilfe der Legacy Extraction Workbench

576

8.5 Übernahme der Archivdateien ins SAP-ILM-RW-System

581

8.5.1 Verwaltungsdaten übernehmen

583

8.5.2 Dateien umsetzen

584

8.5.3 Dateien ablegen

586

8.6 Reporting im SAP-ILM-RW-System

587

8.6.1 Reporting-Tools

590

8.6.2 Beispiel für die Auswertung mit dem lokalen Reporting

591

8.6.3 Accelerated Reporting und Nutzung von SAP BusinessObjects

600

9 Den Datenlebenszyklus kundeneigener Entwicklungen mit SAP ILM verwalten

603

9.1 Entscheidungskriterien für einen ILM-Anschluss

603

9.2 ILM-Fähigkeit des Archivierungsobjekts

607

9.3 ILM-Fähigkeit des Archivschreibprogramms

610

9.3.1 Voraussetzung: ein standardisiertes klassisches Archivierungsobjekt

610

9.3.2 Die drei ILM-Aktionen korrekt implementieren

611

9.3.3 Erweiterungen beim Aufruf von ARCHIVE_OPEN_FOR_WRITE

615

9.3.4 Erweiterungen beim Aufruf von ARCHIVE_SAVE_OBJECT

616

9.3.5 Erweiterungen beim Aufruf von ARCHIVE_PROTOCOL_COLLECT

617

9.4 Das Datenvernichtungsobjekt – die Alternative zum Archivierungsobjekt

618

9.4.1 Ein Datenvernichtungsobjekt entwickeln

620

9.4.2 Ein Datenvernichtungsprogramm entwickeln

624

9.4.3 Ein Vorlaufprogramm entwickeln

630

9.5 Ein ILM-Objekt anlegen – die Transaktion IRM_CUST

631

9.5.1 Vorbereitungen

631

9.5.2 Überblick über die notwendigen und optionalen Schritte

634

9.5.3 Zeitbezüge für Beginnermittlung

637

9.5.4 Zeitversätze für Beginnermittlung

640

9.5.5 Standardbedingungsfelder

641

9.5.6 Optionale Einstellungen

642

9.5.7 Kopfdaten des ILM-Objekts

643

9.5.8 Objektkategorieübergreifende Einstellungen zum ILM-Objekt

647

9.5.9 Objektkategoriespezifische Einstellungen zum ILM-Objekt

657

9.5.10 Qualität des ILM-Objekts prüfen

681

9.5.11 Transaktion ILMSIM – Simulation der Regelauswertung

684