1 So nutzen Sie dieses Buch

17

1.1 Zielgruppe

17

1.2 Wie arbeiten Sie mit diesem Buch?

18

1.3 Noch mehr Inhalt

20

2 Was ist SAP?

21

2.1 Das Unternehmen SAP SE

21

2.2 Softwareprodukte

21

2.2.1 SAP-On-Premise-Lösungen

22

2.2.2 SAP-Cloudlösungen

23

2.3 Weiterentwicklung und Anpassung des Systems

26

3 Grundlagen und Navigation

27

3.1 Anmeldung am SAP-System

27

3.2 SAP-Bildschirm

31

3.2.1 Aufbau des SAP-Bildschirms

31

3.2.2 Konfiguration des SAP-Bildschirms

35

3.2.3 SAP Screen Personas

39

3.3 Abmeldung vom SAP-System

40

3.4 Navigation im SAP-System

42

3.4.1 Voraussetzung: Benutzerstammdatensatz

42

3.4.2 Arbeiten mit dem Benutzermenü

43

3.4.3 Navigieren mit Transaktionscodes

46

3.4.4 Verknüpfung einer Transaktion auf dem Desktop

48

3.4.5 Probleme beim Ausführen von Transaktionen

49

3.5 Datenpflege

50

3.5.1 Arbeiten mit Textfeldern

51

3.5.2 Weitere Feldtypen

54

3.6 Benutzervorgaben

55

3.6.1 Vorschlagswerte dauerhaft einrichten

55

3.6.2 Temporäre Vorschlagswerte setzen

57

3.6.3 Weitere Benutzervorgaben

58

3.7 Arbeiten mit Reports

59

3.7.1 Reports über das SAP-Menü aufrufen

59

3.7.2 Ausführen von Reports im SAP-System

61

3.7.3 Arbeiten mit den Ergebnislisten

66

3.8 Drucken

68

3.9 Zusammenfassung

76

3.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 3

76

4 Aufbau von SAP ERP HCM

79

4.1 HCM-Komponenten

79

4.2 Strukturen im HCM-System

81

4.3 Zusammenfassung

82

5 Personaladministration

83

5.1 Bedeutung der Stammdaten für SAP ERP HCM

83

5.1.1 Entgeltabrechnung

84

5.1.2 Zeitwirtschaft

85

5.1.3 Reisemanagement

85

5.1.4 Personalplanung

86

5.1.5 Personalentwicklung

86

5.1.6 Personalcontrolling

87

5.2 Funktion der Personaladministration

87

5.3 Infotypkonzept

88

5.3.1 Infotyp

88

5.3.2 Infotypsatz

90

5.3.3 Zeitbindung

91

5.3.4 Unternehmensspezifische Besonderheiten

92

5.4 Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften)

93

5.4.1 Einstieg in die Stammdatenpflege

93

5.4.2 Auswahl von Mitarbeitern mit und ohne Objektmanager

94

5.4.3 Auswahl von Zeitraum und Infotyp

99

5.4.4 Infotypsatz anlegen

99

5.4.5 Infotypsatz ändern

101

5.4.6 Infotypsatz kopieren

102

5.4.7 Infotypsatz löschen

103

5.4.8 Infotypsatz abgrenzen

103

5.4.9 Infotypsatz sperren/entsperren

104

5.4.10 Infotypsatz anzeigen

105

5.4.11 Freitextfeld zum Infotypsatz anlegen

105

5.4.12 Pflege rückrechnungsrelevanter Felder/Infotypen

107

5.5 Maßnahmenkonzept

108

5.5.1 Aufrufen und Ausführen einer Maßnahme

108

5.5.2 Überspringen eines Infotyps in der Maßnahme

109

5.5.3 Unterbrechen und Wiederaufnehmen der Einstellungsmaßnahme

109

5.6 Ausführen einer Einstellungsmaßnahme

110

5.6.1 Maßnahmen-Menü

110

5.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen)

111

5.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

119

5.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)

119

5.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person)

124

5.6.6 Infotyp 0006 (Anschriften)

128

5.6.7 Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit)

129

5.6.8 Infotyp 0008 (Basisbezüge)

132

5.6.9 Infotyp 0009 (Bankverbindung)

135

5.6.10 Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland)

137

5.6.11 Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten Deutschland)

138

5.6.12 Infotyp 0020 (DEÜV)

141

5.6.13 Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile)

143

5.6.14 Infotyp 0019 (Terminverfolgung)

144

5.6.15 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

146

5.6.16 Abschluss der Maßnahme

146

5.7 Ausführen ausgewählter Maßnahmen

146

5.7.1 Maßnahme »Organisatorischer Wechsel«

147

5.7.2 Maßnahme »Austritt«

148

5.8 Tipps und Tricks

151

5.8.1 Maßnahmenschnellerfassung

151

5.8.2 Schnellerfassung

152

5.8.3 Personalakte

156

5.8.4 Abrechnungsstatus ändern

157

5.8.5 Eintrittsdatum korrigieren

160

5.9 Zusammenfassung

164

5.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 5

164

6 Pflege ausgewählter Infotypen

167

6.1 Zahlungsrelevante Infotypen

167

6.1.1 Infotyp 0004 (Behinderung)

167

6.1.2 Infotyp 0010 (Vermögensbildung)

168

6.1.3 Infotyp 0011 (Externe Überweisungen)

172

6.1.4 Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge)

173

6.1.5 Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung)

175

6.1.6 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

176

6.1.7 Infotyp 0045 (Darlehen)

177

6.2 Infotypen Schweiz

179

6.2.1 Infotyp 0036 (Sozialversicherung Schweiz)

179

6.2.2 Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz)

181

6.3 Infotypen Österreich

182

6.3.1 Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich)

182

6.3.2 Infotyp 0044 (Sozialversicherung Österreich)

183

6.4 Sonstige Infotypen

185

6.4.1 Infotyp 0030 (Vollmachten)

185

6.4.2 Infotyp 0031 (Referenzpersonalnummer)

186

6.4.3 Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten)

186

6.4.4 Infotyp 0033 (Statistik)

187

6.4.5 Infotyp 0040 (Leihgaben)

189

6.4.6 Infotyp 0041 (Datumsangaben)

190

6.4.7 Infotyp 0128 (Mitteilungen)

191

6.4.8 Infotyp 0105 (Kommunikation)

191

6.4.9 Infotyp 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt)

193

6.5 Zusammenfassung

194

6.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 6

194

7 Reports und Querys in der Personaladministration

195

7.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge

195

7.2 Reports über Personalstammdaten

198

7.2.1 Erstellen einer Mitarbeiterliste

198

7.2.2 Standardselektionsbild

204

7.2.3 Arbeiten mit der Ergebnisliste

216

7.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen

218

7.3 Querys über Personalstammdaten

221

7.3.1 Formen der Query

221

7.3.2 Ausführen einer Query

223

7.3.3 Erstellen einer Ad-hoc Query

224

7.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query

230

7.3.5 Aufruf des QuickViewers

234

7.3.6 Erstellung eines QuickViews

235

7.4 Zusammenfassung

239

7.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 7

239

8 Zeitwirtschaft

241

8.1 Überblick

241

8.1.1 Ziel der Zeitwirtschaft

242

8.1.2 Formen der Zeiterfassung

243

8.1.3 Voraussetzungen in den Stammdaten

244

8.2 Pflege von Zeitdaten

246

8.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten)

247

8.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten)

253

8.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung)

259

8.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten)

261

8.2.5 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

263

8.2.6 Infotyp 2007 (Anwesenheitskontingente)

266

8.2.7 Infotyp 2010 (Entgeltbelege)

267

8.2.8 Infotyp 2011 (Zeitereignisse)

268

8.2.9 Infotyp 2012 (Zeitumbuchungsvorgaben)

271

8.3 Zeitabrechnung und Zeitnachweis

272

8.3.1 Ziel der Zeitabrechnung

273

8.3.2 Zeitabrechnung durchführen

273

8.3.3 Zeitnachweis anzeigen

276

8.3.4 Parameter für die Listgestaltung

277

8.4 Tagesgeschäft im Arbeitsvorrat

281

8.4.1 Einstieg in den Arbeitsvorrat

281

8.4.2 Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten

284

8.4.3 Fehlerbehandlung

286

8.5 Time Manager’s Workplace (TMW)

289

8.5.1 Zeitdatenpflege in TMW

290

8.5.2 Meldungsbearbeitung in TMW

293

8.6 Zeitdaten auswerten

295

8.6.1 Besonderheiten beim Auswerten von Zeitdaten

295

8.6.2 Ausgewählte Auswertungen in der Zeitwirtschaft

296

8.7 Zusammenfassung

299

8.8 Übungsaufgaben zu Kapitel 8

300

9 Personalabrechnung

301

9.1 Überblick

301

9.2 Voraussetzungen in den Stammdaten

307

9.3 Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse

308

9.3.1 Abrechnungskonzept in SAP ERP HCM

308

9.3.2 Abrechnungsergebnisse

311

9.4 Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis

314

9.4.1 Abrechnungssimulation

314

9.4.2 Entgeltnachweis mit dem HR-Formular-Editor (PE51)

320

9.4.3 Alternativen zum HR-Formular-Editor (PE51)

324

9.5 Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz

326

9.5.1 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

326

9.5.2 Abrechnungsverwaltungssatz

329

9.6 Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens

331

9.6.1 Prozessüberblick

331

9.6.2 Vorbereitende Aktivitäten

333

9.6.3 Durchführen der Personalabrechnung

334

9.6.4 Überweisungen

337

9.6.5 Sozialversicherung

342

9.6.6 Finanzamt

357

9.6.7 Erstattungsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen (AAG)

370

9.6.8 Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen (EEL)

372

9.6.9 Buchung ins Rechnungswesen

378

9.7 Auswertungen in der Personalabrechnung

382

9.7.1 Lohnartenreporter

382

9.7.2 Lohnkonto

385

9.7.3 Weitere Auswertungen

387

9.8 Besonderheiten für Österreich und die Schweiz

388

9.8.1 Ähnlichkeiten und Analogien

388

9.8.2 Unterschiede bei der Personalabrechnung in Österreich

388

9.8.3 Unterschiede bei der Personalabrechnung in der Schweiz

389

9.9 Abrechnungsprozess mit dem Payroll Control Center (PCC)

390

9.9.1 Überblick und Beispiel

390

9.9.2 Technische Voraussetzungen

392

9.10 Zusammenfassung

392

9.11 Übungsaufgaben zu Kapitel 9

393

10 Organisationsmanagement

395

10.1 Überblick

396

10.1.1 Begriff »Planvariante«

396

10.1.2 Objekte, Verknüpfungen und Infotypen

396

10.1.3 Ausgewählte Objekttypen

398

10.1.4 Ausgewählte Infotypen

399

10.2 Pflege der Organisationsstruktur

403

10.2.1 Elemente der Pflegeoberfläche

403

10.2.2 Organisationseinheiten pflegen

418

10.2.3 Planstellen pflegen

424

10.2.4 Zuordnung/Versetzung von Mitarbeitern

426

10.3 Pflege ausgewählter Daten

427

10.3.1 Registerkarte »Kontierung«

427

10.3.2 Registerkarte »Kostenverteilung«

428

10.3.3 Registerkarte »Adresse«

430

10.3.4 Registerkarte »Arbeitszeit«

430

10.4 Auswertungen im Organisationsmanagement

431

10.4.1 Beispielreport »Vakante Planstellen«

431

10.4.2 Beispielreport »Besetzungsplan«

436

10.5 Zusammenfassung

438

10.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 10

439

11 Veranstaltungsmanagement

441

11.1 Unterstützte Prozesse des Veranstaltungsmanagements

441

11.2 Dynamische Menüs

442

11.3 Veranstaltungsvorbereitung

444

11.3.1 Struktur des Veranstaltungskatalogs

444

11.3.2 Trainingsgruppen anlegen

446

11.3.3 Trainingstypen anlegen

448

11.4 Veranstaltungsangebot

462

11.4.1 Veranstaltungsmenü

462

11.4.2 Veranstaltungsangebot anlegen

465

11.5 Tagesgeschäft

479

11.5.1 Teilnahmemenü

479

11.5.2 Korrespondenz

497

11.6 Wiederkehrende Arbeiten

502

11.6.1 Fixieren von Veranstaltungen

502

11.6.2 Absagen von Veranstaltungen

506

11.6.3 Sperren/Entsperren von Veranstaltungen

507

11.6.4 Nachbereitung von Veranstaltungen

508

11.6.5 Interne Leistungsverrechnung

510

11.7 Infosystem

510

11.7.1 Auskunftsmenü

510

11.7.2 Berichtsbaum »Teilnahmen«

515

11.7.3 Berichtsbaum »Veranstaltungen«

518

11.7.4 Berichtsbaum »Ressourcen«

520

11.8 SAP Learning Solution

521

11.9 Zusammenfassung

524

11.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 11

524

12 Reisemanagement

527

12.1 Voraussetzung in den Stammdaten

527

12.1.1 Infotyp 0017 (Reiseprivilegien)

528

12.1.2 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

530

12.1.3 Infotyp 0105 (Kommunikation)

531

12.2 Reisedaten im Reisemanager erfassen

531

12.2.1 Übung: Reiseantrag und Vorschuss erfassen

532

12.2.2 Übung: Reise zur Abrechnung erfassen

539

12.2.3 Übung: Reisedaten im Reisekostenmanager erfassen

545

12.3 Verschiedene Status einer Reise

548

12.3.1 Genehmigungs- und Abrechnungsstatus

548

12.3.2 Druck- und Überleitungsstatus

550

12.3.3 Historie der Reisestatus

550

12.4 Übung: Reisen genehmigen

551

12.5 Übung: Reisekostennachweis drucken

554

12.6 Zahlung und Buchung

558

12.7 Reisedaten in SAP Enterprise Portal erfassen

558

12.7.1 Reiseantrag anlegen

559

12.7.2 Übersicht über eigene Reisen und Spesen

563

12.7.3 Spesenabrechnung anlegen

564

12.7.4 Schnellerfassung der Spesen

567

12.7.5 Eigenes Reiseprofil

568

12.7.6 Eigene Mitarbeiter verwalten

568

12.7.7 Genehmigung von Reisen und Spesen

569

12.8 Zusammenfassung

570

12.9 Übungsaufgaben zu Kapitel 12

570

12.9.1 SAP-ERP-HCM-System

571

12.9.2 SAP Enterprise Portal

571

13 Employee und Manager Self-Services in SAP ERP HCM

573

13.1 Voraussetzungen

574

13.1.1 Personalstammdaten

574

13.1.2 Zugang zu ESS und MSS

575

13.2 Einstieg in ESS und MSS

576

13.3 Employee Self-Service (ESS)

577

13.3.1 Entgeltnachweis

578

13.3.2 Persönliches Profil

579

13.3.3 Eigenentwicklungen im Bereich ESS

580

13.4 Manager Self-Service (MSS)

581

13.4.1 MSS-Startseite

581

13.4.2 Teamkalender

587

13.4.3 Berichtswesen

588

13.4.4 Eigenentwicklungen im Bereich MSS

589

13.5 Persönlicher und zentraler Arbeitsvorrat

589

13.6 Zusammenfassung

591

14 HCM Prozesse und Formulare

593

14.1 Grundlagen und Vorüberlegungen

593

14.2 Komponenten von HCM Prozesse und Formulare

594

14.2.1 SAP Enterprise Portal

595

14.2.2 SAP Interactive Forms by Adobe

598

14.2.3 Floorplan-Manager-Formulare

600

14.2.4 Roadmap-Formulare

601

14.2.5 SAP Business Workflow

602

14.2.6 SAP-ERP-HCM-Backend

603

14.3 Ablaufmuster der Prozesse

604

14.3.1 Startanwendung

604

14.3.2 Startobjekt auswählen

605

14.3.3 Prozess auswählen

605

14.3.4 Formular ausfüllen

606

14.3.5 Formular prüfen

607

14.3.6 Formular senden

608

14.3.7 Workflow-Stationen

608

14.3.8 Automatische Verbuchung und Prozessende

609

14.4 Nachvollziehbarkeit der Prozesse

609

14.5 Prozessbeispiele

611

14.5.1 Beispiel: Gehaltsänderung

612

14.5.2 Beispiel: Umzug einer Planstelle

614

14.6 Zusammenfassung

615

15 Hilfefunktionen

617

15.1 Online-Hilfen

617

15.1.1 SAP Help Portal

618

15.1.2 SAP Service Marketplace

621

15.2 Hilfefunktionen des Systems

622

15.2.1 Dokumentation im SAP-Easy-Access-Menü

622

15.2.2 Customizing-Dokumentation

623

15.2.3 F1-Hilfe

624

15.3 Zusammenfassung

625

15.4 Übungsaufgaben zu Kapitel 15

625

Anhang

627

A Wichtige Transaktionscodes

629

B Erläuterungen zu Prozessmodellen

631

C Weitere Quellen

635

D Die Autoren

637