1 Was ist SAP?

23

1.1 Das Unternehmen SAP SE

23

1.2 SAP-Softwareprodukte

24

1.2.1 SAP ERP

24

1.2.2 SAP S/4HANA

25

1.2.3 SAP-Cloud-Lösungen

26

1.3 Weiterentwicklung und Anpassung des Systems

28

1.4 Aufbau von SAP ERP HCM

29

1.4.1 Komponenten von SAP ERP HCM

29

1.4.2 Strukturen in SAP ERP HCM

31

1.4.3 HCM unter SAP S/4HANA

32

1.5 Zusammenfassung

33

2 Grundlagen und Navigation

35

2.1 Am SAP-System anmelden

35

2.1.1 SAP Logon

35

2.1.2 Anmeldebild

37

2.1.3 Kennwort

38

2.1.4 Fehler beim Anmelden

38

2.1.5 Mehrfachanmeldung

39

2.2 SAP-GUI-Fenster

39

2.2.1 Aufbau des SAP-GUI-Fensters

40

2.2.2 Das SAP-GUI-Fenster anpassen

49

2.3 Vom SAP-System abmelden

55

2.4 Im SAP-System navigieren

57

2.4.1 Voraussetzung: Benutzerstammdatensatz

57

2.4.2 Mit dem Benutzermenü arbeiten

59

2.4.3 Favoriten anlegen

60

2.4.4 Mit Transaktionscodes navigieren

61

2.4.5 Verknüpfung einer Transaktion auf dem Desktop

63

2.4.6 Probleme beim Ausführen von Transaktionen

64

2.5 Datenpflege

65

2.5.1 Mit Textfeldern arbeiten

65

2.5.2 Weitere Feldtypen

69

2.6 Benutzervorgaben

69

2.6.1 Vorschlagswerte dauerhaft einrichten

70

2.6.2 Parameter-ID eines Feldes ermitteln

71

2.6.3 Temporäre Vorschlagswerte setzen

72

2.6.4 Weitere Benutzervorgaben

72

2.7 Mit Reports arbeiten

74

2.7.1 Reports über das SAP-Menü aufrufen

74

2.7.2 Reports im SAP-System ausführen

75

2.7.3 Mit den Ergebnislisten arbeiten

80

2.8 Drucken

83

2.8.1 Hardcopy erstellen

84

2.8.2 Sofortdruck erzeugen

84

2.8.3 Deckblätter

85

2.8.4 Druckaufbereitung

85

2.8.5 Mit dem Spool-System arbeiten

85

2.8.6 Übersicht über die Spool-Aufträge

86

2.8.7 Informationen zu einem Spool-Auftrag anzeigen und ändern

87

2.8.8 Inhalt eines Spool-Auftrags anzeigen und weiterleiten

87

2.8.9 Spool-Auftrag mit automatischer Ablage in Ausgabeaufträge ausgeben

88

2.8.10 Ausgabeauftrag zu einem Spool-Auftrag anzeigen

88

2.8.11 Spool-Auftrag löschen

88

2.8.12 Spool-Auftrag erzeugen

89

2.9 Mit SAP-Fiori-Apps arbeiten

90

2.9.1 Am SAP Fiori Launchpad anmelden

90

2.9.2 Aufbau des SAP Fiori Launchpad

93

2.9.3 Benutzermenü

95

2.9.4 In SAP Fiori navigieren

96

2.9.5 Schnellzugriffe nutzen

98

2.9.6 SAP-Fiori-Apps finden

99

2.9.7 Die wichtigsten SAP-Fiori-Apps für HCM

102

2.9.8 SAP Fiori Launchpad personalisieren

103

2.9.9 Vom SAP Fiori Launchpad abmelden

105

2.10 Zusammenfassung

106

2.11 Übungsaufgaben zu Kapitel 2

106

3 Personaladministration

109

3.1 Bedeutung der Stammdaten für SAP ERP HCM

110

3.1.1 Entgeltabrechnung

111

3.1.2 Zeitwirtschaft

111

3.1.3 Reisemanagement

112

3.1.4 Personalplanung

112

3.1.5 Personalentwicklung

112

3.1.6 Personalcontrolling

113

3.2 Funktion der Personaladministration

113

3.3 Infotypkonzept

114

3.3.1 Infotyp

114

3.3.2 Infotypsatz

116

3.3.3 Zeitbindung

118

3.4 Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften)

119

3.4.1 Einstieg in die Stammdatenpflege

119

3.4.2 Mitarbeitende mit und ohne Objektmanager auswählen

120

3.4.3 Zeitraum und Infotyp auswählen

125

3.4.4 Infotypsatz anlegen

125

3.4.5 Infotypsatz ändern

127

3.4.6 Infotypsatz kopieren

128

3.4.7 Infotypsatz löschen

129

3.4.8 Infotypsatz abgrenzen

129

3.4.9 Infotypsatz sperren/entsperren

130

3.4.10 Infotypsatz anzeigen

131

3.4.11 Freitextfeld zum Infotypsatz anlegen

131

3.4.12 Rückrechnungsrelevante Felder/Infotypen pflegen

132

3.5 Maßnahmenkonzept

133

3.5.1 Maßnahme aufrufen und ausführen

134

3.5.2 Einen Infotyp in der Maßnahme überspringen

135

3.5.3 Einstellungsmaßnahme unterbrechen und wieder aufnehmen

135

3.6 Einstellungsmaßnahme ausführen

135

3.6.1 Maßnahmenmenü

140

3.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen)

141

3.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

144

3.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)

145

3.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person)

149

3.6.6 Infotyp 0006 (Anschriften)

152

3.6.7 Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit)

154

3.6.8 Infotyp 0008 (Basisbezüge)

156

3.6.9 Infotyp 0009 (Bankverbindung)

159

3.6.10 Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland)

162

3.6.11 Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten Deutschland)

163

3.6.12 Infotyp 0020 (DEÜV)

165

3.6.13 Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile)

167

3.6.14 Infotyp 0019 (Terminverfolgung)

168

3.6.15 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

170

3.6.16 Abschluss der Maßnahme

170

3.7 Ausgewählte Maßnahmen ausführen

170

3.7.1 Maßnahme »Organisatorischer Wechsel«

171

3.7.2 Maßnahme »Austritt«

173

3.8 Tipps und Tricks

176

3.8.1 Maßnahmenschnellerfassung

176

3.8.2 Schnellerfassung

176

3.8.3 Personalakte

180

3.8.4 Abrechnungsstatus ändern

181

3.8.5 Eintrittsdatum korrigieren

183

3.9 Zusammenfassung

187

3.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 3

188

4 Pflege ausgewählter Infotypen

191

4.1 Zahlungsrelevante Infotypen

191

4.1.1 Infotyp 0004 (Behinderung)

191

4.1.2 Infotyp 0010 (Vermögensbildung)

192

4.1.3 Infotyp 0011 (Externe Überweisungen)

196

4.1.4 Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge)

197

4.1.5 Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung)

198

4.1.6 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

200

4.1.7 Infotyp 0045 (Darlehen)

201

4.2 Infotypen für die Schweiz

203

4.2.1 Infotyp 0036 (Sozialversicherung Schweiz)

203

4.2.2 Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz)

205

4.3 Infotypen für Österreich

206

4.3.1 Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich)

206

4.3.2 Infotyp 0044 (Sozialversicherung Österreich)

207

4.4 Sonstige Infotypen

209

4.4.1 Infotyp 0030 (Vollmachten)

209

4.4.2 Infotyp 0031 (Referenzpersonalnummer)

210

4.4.3 Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten)

210

4.4.4 Infotyp 0033 (Statistik)

211

4.4.5 Infotyp 0040 (Leihgaben)

212

4.4.6 Infotyp 0041 (Datumsangaben)

213

4.4.7 Infotyp 0128 (Mitteilungen)

214

4.4.8 Infotyp 0105 (Kommunikation)

215

4.4.9 Infotyp 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt)

216

4.5 Zusammenfassung

217

4.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 4

218

5 Reports und Querys in der Personaladministration

219

5.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge

219

5.1.1 Report

220

5.1.2 Query

221

5.1.3 SAP BW

221

5.1.4 HR Information System, Manager’s Desktop und Manager Self-Service

222

5.2 Reports über Personalstammdaten

222

5.2.1 Mitarbeiterliste erstellen

222

5.2.2 Standardselektionsbild

228

5.2.3 Mit der Ergebnisliste arbeiten

240

5.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen

241

5.3 Querys über Personalstammdaten

245

5.3.1 Formen der Query

245

5.3.2 Eine Query ausführen

247

5.3.3 Eine Ad-hoc Query erstellen

248

5.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query

254

5.3.5 QuickViewer aufrufen

257

5.3.6 Einen QuickView erstellen

259

5.4 Zusammenfassung

263

5.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 5

264

6 Zeitwirtschaft

265

6.1 Überblick

265

6.1.1 Ziel der Zeitwirtschaft

266

6.1.2 Formen der Zeiterfassung

266

6.1.3 Voraussetzungen in den Stammdaten

267

6.2 Zeitdaten pflegen

269

6.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten)

271

6.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten)

276

6.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung)

283

6.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten)

284

6.2.5 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

286

6.2.6 Infotyp 2007 (Anwesenheitskontingente)

288

6.2.7 Infotyp 2010 (Entgeltbelege)

290

6.2.8 Infotyp 2011 (Zeitereignisse)

292

6.2.9 Infotyp 2012 (Zeitumbuchungsvorgaben)

294

6.3 Zeitabrechnung und Zeitnachweis

296

6.3.1 Ziel der Zeitabrechnung

296

6.3.2 Zeitabrechnung durchführen

297

6.3.3 Zeitnachweis anzeigen

299

6.3.4 Parameter für die Listgestaltung

301

6.4 Tagesgeschäft im Arbeitsvorrat

306

6.4.1 Einstieg in den Arbeitsvorrat

306

6.4.2 Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten

309

6.4.3 Fehlerbehandlung

311

6.5 Time Manager’s Workplace (TMW)

314

6.5.1 Zeitdatenpflege im TMW

315

6.5.2 Meldungsbearbeitung im TMW

319

6.6 Zeitdaten

320

6.6.1 Besonderheiten beim Auswerten von Zeitdaten

320

6.6.2 Ausgewählte Auswertungen in der Zeitwirtschaft

322

6.7 Zusammenfassung

324

6.8 Übungsaufgaben zu Kapitel 6

325

7 Personalabrechnung

327

7.1 Überblick

328

7.2 Voraussetzungen in den Stammdaten

333

7.3 Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse

334

7.3.1 Abrechnungskonzept in SAP ERP HCM

334

7.3.2 Abrechnungsergebnisse

337

7.4 Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis

339

7.4.1 Abrechnungssimulation

339

7.4.2 Entgeltnachweis mit dem HR-Formular-Editor (PE51)

344

7.4.3 Alternativen zum HR-Formular-Editor (PE51)

348

7.5 Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz

350

7.5.1 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

350

7.5.2 Abrechnungsverwaltungssatz

353

7.6 Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens

355

7.6.1 Prozessüberblick

355

7.6.2 Vorbereitende Aktivitäten

357

7.6.3 Personalabrechnung durchführen

358

7.6.4 Überweisungen

360

7.6.5 Sozialversicherung

365

7.6.6 Finanzamt

379

7.6.7 Erstattungsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen (AAG)

390

7.6.8 Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen (EEL)

392

7.6.9 Buchung ins Rechnungswesen

397

7.7 Auswertungen in der Personalabrechnung

400

7.7.1 Lohnartenreporter

401

7.7.2 Lohnkonto

403

7.7.3 Weitere Auswertungen

405

7.8 Besonderheiten für Österreich und die Schweiz

405

7.8.1 Ähnlichkeiten und Analogien

406

7.8.2 Unterschiede bei der Personalabrechnung in Österreich

406

7.8.3 Unterschiede bei der Personalabrechnung in der Schweiz

407

7.9 Abrechnungsprozess mit dem Payroll Control Center (PCC)

407

7.9.1 Überblick und Beispiel

408

7.9.2 Technische Voraussetzungen

409

7.10 Entsendung (A1-Bescheinigung)

410

7.11 Voraussetzung in den Stammdaten

410

7.12 Zusammenfassung

413

7.13 Übungsaufgaben zu Kapitel 7

414

8 Organisationsmanagement

415

8.1 Überblick

416

8.1.1 Planvariante

416

8.1.2 Objekte, Verknüpfungen und Infotypen

416

8.1.3 Ausgewählte Objekttypen

418

8.1.4 Ausgewählte Infotypen

419

8.2 Organisationsstruktur pflegen

422

8.2.1 Elemente der Pflegeoberfläche

422

8.2.2 Organisationseinheiten pflegen

436

8.2.3 Planstellen pflegen

442

8.2.4 Mitarbeitende zuordnen und versetzen

443

8.3 Ausgewählte Daten pflegen

445

8.3.1 Registerkarte »Kontierung«

445

8.3.2 Registerkarte »Kostenverteilung«

446

8.3.3 Registerkarte »Adresse«

447

8.3.4 Registerkarte »Arbeitszeit«

447

8.4 Auswertungen im Organisationsmanagement

448

8.4.1 Report »Vakante Planstellen«

449

8.4.2 Report »Besetzungsplan«

453

8.5 Zusammenfassung

455

8.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 8

455

9 Veranstaltungsmanagement

457

9.1 Unterstützte Prozesse des Veranstaltungsmanagements

458

9.2 Dynamische Menüs

458

9.3 Veranstaltungsvorbereitung

460

9.3.1 Struktur des Veranstaltungskatalogs

460

9.3.2 Veranstaltungsgruppen anlegen

462

9.3.3 Veranstaltungstypen anlegen

464

9.4 Veranstaltungsangebot

477

9.4.1 Veranstaltungsmenü

477

9.4.2 Veranstaltungsangebot anlegen

480

9.5 Tägliche Aufgaben im Veranstaltungsmanagement

492

9.5.1 Teilnahmemenü

492

9.5.2 Korrespondenz

508

9.6 Wiederkehrende Arbeiten

512

9.6.1 Veranstaltungen fixieren

512

9.6.2 Veranstaltungen absagen

515

9.6.3 Veranstaltungen sperren/entsperren

517

9.6.4 Veranstaltungen nachbearbeiten

517

9.6.5 Interne Leistungsverrechnung

519

9.7 Standardauswertungen im Infosystem

520

9.7.1 Auskunftsmenü

520

9.7.2 Berichtsbaum »Teilnahmen«

524

9.7.3 Berichtsbaum »Veranstaltungen«

527

9.7.4 Berichtsbaum »Ressourcen«

528

9.8 Weitere SAP-Learning-Management-Systeme

529

9.8.1 SAP Learning Solution

531

9.8.2 SAP Enterprise Learning

534

9.8.3 SAP SuccessFactors Learning und SAP Litmos Training

535

9.9 Zusammenfassung

538

9.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 8

539

10 Reisemanagement

541

10.1 Voraussetzung in den Stammdaten

542

10.1.1 Infotyp 0017 (Reiseprivilegien)

542

10.1.2 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

544

10.1.3 Infotyp 0105 (Kommunikation)

545

10.2 Reisedaten im Reisemanager erfassen

546

10.2.1 Übung: Reiseantrag und Vorschuss erfassen

546

10.2.2 Übung: Reise zur Abrechnung erfassen

553

10.2.3 Übung: Reisedaten im Reisekostenmanager erfassen

559

10.3 Verschiedene Status einer Reise

561

10.3.1 Genehmigungs- und Abrechnungsstatus

561

10.3.2 Druck- und Überleitungsstatus

563

10.3.3 Historie der Reisestatus

564

10.4 Übung: Reisen genehmigen

564

10.5 Übung: Reisekostennachweis drucken

567

10.6 Zahlung und Buchung

571

10.7 Reisedaten in SAP Enterprise Portal erfassen

571

10.7.1 Reiseantrag anlegen

572

10.7.2 Übersicht über eigene Reisen und Spesen anzeigen

576

10.7.3 Spesenabrechnung anlegen

577

10.7.4 Schnellerfassung der Spesen

580

10.7.5 Eigenes Reiseprofil nutzen

580

10.7.6 Eigene Mitarbeitende verwalten

581

10.7.7 Genehmigung von Reisen und Spesen

582

10.8 Reisedaten in SAP Concur erfassen

583

10.9 Zusammenfassung

589

10.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 10

590

10.10.1 SAP-ERP-HCM-System

590

10.10.2 SAP Enterprise Portal

591

11 Employee und Manager Self-Services in SAP ERP HCM

593

11.1 Voraussetzungen

594

11.1.1 Personalstammdaten

594

11.1.2 Webbrowser

595

11.2 Unterscheidung der Oberflächentechnologien

595

11.3 ESS und MSS mit WebDynpro

596

11.3.1 Einstieg in ESS und MSS

596

11.3.2 Die Registerkarte »Employee Self-Service (ESS)«

597

11.3.3 Die Registerkarte «Manager Self-Service (MSS)«

601

11.3.4 Persönlicher und zentraler Arbeitsvorrat

609

11.4 ESS und MSS mit SAP Fiori

611

11.4.1 Einstieg über das SAP Fiori Launchpad

611

11.4.2 SAP-Fiori-Apps für Employee Self-Services (ESS)

613

11.4.3 SAP-Fiori-Apps für Manager Self-Services (MSS)

621

11.5 Zusammenfassung

625

12 HCM Prozesse und Formulare

627

12.1 Grundlagen und Vorüberlegungen

627

12.2 Komponenten von HCM Prozesse und Formulare

628

12.2.1 SAP Enterprise Portal

629

12.2.2 SAP Interactive Forms by Adobe

632

12.2.3 Floorplan-Manager-Formulare

633

12.2.4 Roadmap-Formulare

635

12.2.5 SAP-Fiori-Formulare

636

12.2.6 SAP Business Workflow

637

12.2.7 SAP-ERP-HCM-Backend

638

12.3 Ablaufmuster der Prozesse

639

12.3.1 Startanwendung

639

12.3.2 Startobjekt auswählen

641

12.3.3 Prozess auswählen

642

12.3.4 Formular ausfüllen

643

12.3.5 Formular prüfen

645

12.3.6 Formular senden

646

12.3.7 Workflow-Stationen

646

12.3.8 Automatische Verbuchung und Prozessende

647

12.4 Nachvollziehbarkeit der Prozesse

647

12.5 Prozessbeispiele

651

12.5.1 Beispiel: Gehaltsänderung

652

12.5.2 Beispiel: Umzug einer Planstelle

654

12.6 Zusammenfassung

655

13 Einführung in SAP SuccessFactors

657

13.1 Funktionen von SAP SuccessFactors

659

13.1.1 Personaladministration

660

13.1.2 Talent Management

662

13.1.3 Integration von Employee Central und Talent Management

666

13.2 Ein Einblick in SAP SuccessFactors

667

13.2.1 Zugang zu SAP SuccessFactors

667

13.2.2 SAP-SuccessFactors-Startseite

670

13.2.3 SAP SuccessFactors Employee Central

673

13.3 Zusammenfassung

680

14 Hilfe-Funktionen

681

14.1 Online-Hilfen

681

14.1.1 SAP Help Portal

682

14.1.2 SAP Support Portal

687

14.2 Hilfe-Funktionen des Systems

691

14.2.1 Dokumentation im SAP-Easy-Access-Menü

691

14.2.2 Customizing-Dokumentation

692

14.2.3 F1-Hilfe

694

14.3 Zusammenfassung

694

14.4 Übungsaufgaben zu Kapitel 14

694