1 Was ist SAP?

23

1.1 Das Unternehmen SAP und seine Softwareprodukte

23

1.1.1 SAP ERP

24

1.1.2 SAP S/4HANA

24

1.1.3 SAP-Cloud-Lösungen für die Personalwirtschaft

26

1.2 Weiterentwicklung und Anpassung des Systems

27

1.3 Aufbau von HCM

27

1.3.1 Komponenten von HCM

28

1.3.2 Strukturen in HCM

29

1.3.3 SAP HCM for SAP S/4HANA

30

1.4 Zusammenfassung

32

2 Grundlagen und Navigation

33

2.1 Am SAP-System anmelden

33

2.1.1 SAP Logon

33

2.1.2 Anmeldebild

34

2.1.3 Kennwort

36

2.1.4 Fehler beim Anmelden

36

2.1.5 Mehrfachanmeldung

37

2.2 SAP-GUI-Fenster

37

2.2.1 Aufbau des SAP-GUI-Fensters

38

2.2.2 Das SAP-GUI-Fenster anpassen

47

2.3 Vom SAP-System abmelden

54

2.4 Im SAP-System navigieren

55

2.4.1 Voraussetzung: Benutzerstammdatensatz

56

2.4.2 Mit dem Benutzermenü arbeiten

57

2.4.3 Favoriten anlegen

58

2.4.4 Mit Transaktionscodes navigieren

59

2.4.5 Verknüpfung einer Transaktion auf dem Desktop

61

2.4.6 Probleme beim Ausführen von Transaktionen

62

2.5 Datenpflege

63

2.5.1 Mit Textfeldern arbeiten

63

2.5.2 Weitere Feldtypen

66

2.6 Benutzervorgaben

67

2.6.1 Vorschlagswerte dauerhaft einrichten

68

2.6.2 Parameter-ID eines Feldes ermitteln

69

2.6.3 Temporäre Vorschlagswerte setzen

70

2.6.4 Weitere Benutzervorgaben

70

2.7 Mit Reports arbeiten

72

2.7.1 Reports über das SAP-Menü aufrufen

72

2.7.2 Reports im SAP-System ausführen

73

2.7.3 Mit den Ergebnislisten arbeiten

78

2.8 Drucken

81

2.8.1 Hardcopy erstellen

82

2.8.2 Sofortdruck erzeugen

82

2.8.3 Deckblätter

83

2.8.4 Druckaufbereitung

83

2.8.5 Mit dem Spool-System arbeiten

83

2.8.6 Übersicht über die Spool-Aufträge

83

2.8.7 Informationen zu einem Spool-Auftrag anzeigen und ändern

85

2.8.8 Inhalt eines Spool-Auftrags anzeigen und weiterleiten

85

2.8.9 Spool-Auftrag mit automatischer Ablage in Ausgabeaufträge ausgeben

86

2.8.10 Ausgabeauftrag zu einem Spool-Auftrag anzeigen

86

2.8.11 Spool-Auftrag löschen

86

2.8.12 Spool-Auftrag erzeugen

86

2.9 Mit SAP-Fiori-Apps arbeiten

87

2.9.1 Am SAP Fiori Launchpad anmelden

88

2.9.2 Aufbau des SAP Fiori Launchpad

91

2.9.3 Benutzermenü

92

2.9.4 In SAP Fiori navigieren

93

2.9.5 Schnellzugriffe nutzen

95

2.9.6 SAP-Fiori-Apps finden

96

2.9.7 Die wichtigsten SAP-Fiori-Apps für HCM

99

2.9.8 SAP Fiori Launchpad personalisieren

99

2.9.9 Vom SAP Fiori Launchpad abmelden

102

2.10 Zusammenfassung

102

2.11 Übungsaufgaben zu Kapitel 2

103

3 Personaladministration

105

3.1 Bedeutung der Stammdaten für SAP ERP HCM

105

3.1.1 Entgeltabrechnung

106

3.1.2 Zeitwirtschaft

107

3.1.3 Reisemanagement

107

3.1.4 Personalplanung

108

3.1.5 Personalentwicklung

108

3.1.6 Personalcontrolling

108

3.2 Funktion der Personaladministration

109

3.3 Infotypkonzept

110

3.3.1 Infotyp

110

3.3.2 Infotypsatz

112

3.3.3 Zeitbindung

113

3.4 Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften)

115

3.4.1 Einstieg in die Stammdatenpflege

115

3.4.2 Mitarbeitende mit und ohne Objektmanager auswählen

116

3.4.3 Zeitraum und Infotyp auswählen

120

3.4.4 Infotypsatz anlegen

121

3.4.5 Infotypsatz ändern

122

3.4.6 Infotypsatz kopieren

123

3.4.7 Infotypsatz löschen

124

3.4.8 Infotypsatz abgrenzen

125

3.4.9 Infotypsatz sperren/entsperren

125

3.4.10 Infotypsatz anzeigen

126

3.4.11 Freitextfeld zum Infotypsatz anlegen

126

3.4.12 Rückrechnungsrelevante Felder/Infotypen pflegen

127

3.5 Maßnahmenkonzept

128

3.5.1 Maßnahme aufrufen und ausführen

129

3.5.2 Einen Infotyp in der Maßnahme überspringen

130

3.5.3 Einstellungsmaßnahme unterbrechen und wieder aufnehmen

130

3.6 Einstellungsmaßnahme ausführen

130

3.6.1 Maßnahmenmenü

134

3.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen)

136

3.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

139

3.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)

140

3.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person)

144

3.6.6 Infotyp 0006 (Anschriften)

147

3.6.7 Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit)

148

3.6.8 Infotyp 0008 (Basisbezüge)

151

3.6.9 Infotyp 0009 (Bankverbindung)

154

3.6.10 Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland)

157

3.6.11 Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten Deutschland)

157

3.6.12 Infotyp 0020 (DEÜV)

161

3.6.13 Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile)

163

3.6.14 Infotyp 0019 (Terminverfolgung)

164

3.6.15 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

166

3.6.16 Abschluss der Maßnahme

166

3.7 Ausgewählte Maßnahmen ausführen

166

3.7.1 Maßnahme »Organisatorischer Wechsel«

167

3.7.2 Maßnahme »Austritt«

168

3.8 Tipps und Tricks

171

3.8.1 Maßnahmenschnellerfassung

172

3.8.2 Schnellerfassung

172

3.8.3 Personalakte

176

3.8.4 Abrechnungsstatus ändern

176

3.8.5 Eintrittsdatum korrigieren

179

3.9 Zusammenfassung

182

3.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 3

183

4 Pflege ausgewählter Infotypen

185

4.1 Zahlungsrelevante Infotypen

185

4.1.1 Infotyp 0004 (Behinderung)

185

4.1.2 Infotyp 0010 (Vermögensbildung)

186

4.1.3 Infotyp 0011 (Externe Überweisungen)

190

4.1.4 Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge)

191

4.1.5 Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung)

192

4.1.6 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

194

4.1.7 Infotyp 0045 (Darlehen)

194

4.2 Infotypen für die Schweiz

197

4.2.1 Infotyp 0036 (Sozialversicherung Schweiz)

197

4.2.2 Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz)

199

4.3 Infotypen für Österreich

201

4.3.1 Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich)

201

4.3.2 Infotyp 0044 (Sozialversicherung Österreich)

202

4.4 Sonstige Infotypen

204

4.4.1 Infotyp 0030 (Vollmachten)

204

4.4.2 Infotyp 0031 (Referenzpersonalnummer)

205

4.4.3 Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten)

205

4.4.4 Infotyp 0033 (Statistik)

206

4.4.5 Infotyp 0040 (Leihgaben)

207

4.4.6 Infotyp 0041 (Datumsangaben)

208

4.4.7 Infotyp 0128 (Mitteilungen)

209

4.4.8 Infotyp 0105 (Kommunikation)

210

4.4.9 Infotyp 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt)

211

4.5 Zusammenfassung

212

4.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 4

213

5 Reports und Querys in der Personaladministration

215

5.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge

215

5.1.1 Report

216

5.1.2 Query

216

5.1.3 SAP BW

217

5.1.4 HR Information System, Manager’s Desktop und Manager Self-Service

217

5.2 Reports über Personalstammdaten

218

5.2.1 Mitarbeiterliste erstellen

218

5.2.2 Standardselektionsbild

223

5.2.3 Mit der Ergebnisliste arbeiten

235

5.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen

237

5.3 Querys über Personalstammdaten

240

5.3.1 Formen der Query

240

5.3.2 Eine Query ausführen

242

5.3.3 Eine Ad-hoc Query erstellen

243

5.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query

249

5.3.5 QuickViewer aufrufen

252

5.3.6 Einen QuickView erstellen

254

5.4 Zusammenfassung

258

5.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 5

259

6 Zeitwirtschaft

261

6.1 Überblick

261

6.1.1 Ziel der Zeitwirtschaft

261

6.1.2 Formen der Zeiterfassung

262

6.1.3 Voraussetzungen in den Stammdaten

263

6.2 Zeitdaten pflegen

265

6.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten)

267

6.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten)

272

6.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung)

279

6.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten)

280

6.2.5 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente)

282

6.2.6 Infotyp 2007 (Anwesenheitskontingente)

284

6.2.7 Infotyp 2010 (Entgeltbelege)

286

6.2.8 Infotyp 2011 (Zeitereignisse)

288

6.2.9 Infotyp 2012 (Zeitumbuchungsvorgaben)

290

6.3 Zeitabrechnung und Zeitnachweis

292

6.3.1 Ziel der Zeitabrechnung

292

6.3.2 Zeitabrechnung durchführen

292

6.3.3 Zeitnachweis anzeigen

295

6.3.4 Parameter für die Listgestaltung

296

6.4 Tagesgeschäft im Arbeitsvorrat

301

6.4.1 Einstieg in den Arbeitsvorrat

301

6.4.2 Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten

304

6.4.3 Fehlerbehandlung

306

6.5 Time Manager’s Workplace (TMW)

309

6.5.1 Zeitdatenpflege im TMW

309

6.5.2 Meldungsbearbeitung im TMW

313

6.6 Zeitdaten auswerten

315

6.6.1 Besonderheiten beim Auswerten von Zeitdaten

315

6.6.2 Ausgewählte Auswertungen in der Zeitwirtschaft

316

6.7 Zusammenfassung

319

6.8 Übungsaufgaben zu Kapitel 6

320

7 Personalabrechnung

321

7.1 Überblick

322

7.2 Voraussetzungen in den Stammdaten

327

7.3 Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse

328

7.3.1 Abrechnungskonzept in SAP ERP HCM

328

7.3.2 Abrechnungsergebnisse

331

7.4 Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis

333

7.4.1 Abrechnungssimulation

333

7.4.2 Entgeltnachweis mit dem HR-Formular-Editor (PE51)

339

7.4.3 Alternativen zum HR-Formular-Editor (PE51)

343

7.5 Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz

344

7.5.1 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

345

7.5.2 Abrechnungsverwaltungssatz

347

7.6 Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens

349

7.6.1 Prozessüberblick

350

7.6.2 Vorbereitende Aktivitäten

351

7.6.3 Personalabrechnung durchführen

352

7.6.4 Überweisungen

354

7.6.5 Sozialversicherung

359

7.6.6 Finanzamt

373

7.6.7 Erstattungsverfahren für Arbeitgeberaufwendungen (AAG)

383

7.6.8 Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen (EEL)

385

7.6.9 Buchung ins Rechnungswesen

390

7.7 Auswertungen in der Personalabrechnung

393

7.7.1 Lohnartenreporter

394

7.7.2 Lohnkonto

396

7.7.3 Weitere Auswertungen

398

7.8 Besonderheiten für Österreich und die Schweiz

398

7.8.1 Ähnlichkeiten und Analogien

398

7.8.2 Unterschiede bei der Personalabrechnung in Österreich

399

7.8.3 Unterschiede bei der Personalabrechnung in der Schweiz

399

7.9 Abrechnungsprozess mit dem Payroll Control Center (PCC)

400

7.9.1 Überblick und Beispiel

400

7.9.2 Technische Voraussetzungen

402

7.10 Entsendung (A1-Bescheinigung)

402

7.11 Voraussetzung in den Stammdaten

403

7.12 Zusammenfassung

406

7.13 Übungsaufgaben zu Kapitel 7

406

8 Organisationsmanagement

407

8.1 Überblick

407

8.1.1 Planvariante

408

8.1.2 Objekte, Verknüpfungen und Infotypen

408

8.1.3 Ausgewählte Objekttypen

410

8.1.4 Ausgewählte Infotypen

411

8.2 Organisationsstruktur pflegen

414

8.2.1 Elemente der Pflegeoberfläche

414

8.2.2 Organisationseinheiten pflegen

429

8.2.3 Planstellen pflegen

434

8.2.4 Mitarbeitende zuordnen und versetzen

435

8.3 Ausgewählte Daten pflegen

437

8.3.1 Registerkarte »Kontierung«

437

8.3.2 Registerkarte »Kostenverteilung«

438

8.3.3 Registerkarte »Adresse«

439

8.3.4 Registerkarte »Arbeitszeit«

439

8.4 Auswertungen im Organisationsmanagement

440

8.4.1 Report »Vakante Planstellen«

441

8.4.2 Report »Besetzungsplan«

445

8.5 Zusammenfassung

446

8.6 Übungsaufgaben zu Kapitel 8

447

9 Learning-Management-Systeme

449

9.1 SAP-Veranstaltungsmanagement

449

9.2 SAP Learning Solution

450

9.3 SAP Enterprise Learning

452

9.4 SAP SuccessFactors Learning und SAP Litmos Training

453

9.5 Zusammenfassung

454

10 Reisemanagement

457

10.1 Voraussetzung in den Stammdaten

457

10.1.1 Infotyp 0017 (Reiseprivilegien)

458

10.1.2 Infotyp 0027 (Kostenverteilung)

460

10.1.3 Infotyp 0105 (Kommunikation)

461

10.2 Reisedaten im Reisemanager erfassen

461

10.2.1 Übung: Reiseantrag und Vorschuss erfassen

462

10.2.2 Übung: Reise zur Abrechnung erfassen

469

10.2.3 Übung: Reisedaten im Reisekostenmanager erfassen

474

10.3 Verschiedene Status einer Reise

477

10.3.1 Genehmigungs- und Abrechnungsstatus

477

10.3.2 Druck- und Überleitungsstatus

479

10.3.3 Historie der Reisestatus

479

10.4 Übung: Reisen genehmigen

480

10.5 Übung: Reisekostennachweis drucken

483

10.6 Zahlung und Buchung

486

10.7 Reisedaten in SAP Concur erfassen

487

10.8 Zusammenfassung

494

10.9 Übungsaufgaben zu Kapitel 10

494

11 Employee und Manager Self-Services in SAP ERP HCM

497

11.1 Voraussetzungen

498

11.1.1 Personalstammdaten

498

11.1.2 Webbrowser

499

11.2 Unterscheidung der Oberflächentechnologien

499

11.3 ESS und MSS mit WebDynpro

500

11.3.1 Einstieg in ESS und MSS

500

11.3.2 Die Registerkarte »Employee Self-Service (ESS)«

501

11.3.3 Die Registerkarte »Manager Self-Service (MSS)«

505

11.3.4 Zentraler Arbeitsvorrat: UWL und POWL

513

11.4 ESS und MSS mit SAP Fiori

514

11.4.1 Einstieg über das SAP Fiori Launchpad

515

11.4.2 SAP-Fiori-Apps für Employee Self-Services (ESS)

517

11.4.3 SAP-Fiori-Apps für Manager Self-Services (MSS)

525

11.5 Zusammenfassung

529

12 HCM Prozesse und Formulare

531

12.1 Grundlagen

531

12.2 Komponenten von HCM Prozesse und Formulare

532

12.2.1 SAP Enterprise Portal

533

12.2.2 SAP Interactive Forms by Adobe

535

12.2.3 Floorplan-Manager-Formulare

537

12.2.4 Roadmap-Formulare

538

12.2.5 SAP-Fiori-Formulare

539

12.2.6 SAP Business Workflow

540

12.2.7 SAP-ERP-HCM-Backend

542

12.3 Ablaufmuster der Prozesse

542

12.3.1 Startanwendung

543

12.3.2 Startobjekt auswählen

545

12.3.3 Prozess auswählen

546

12.3.4 Formular ausfüllen

547

12.3.5 Formular prüfen

548

12.3.6 Formular senden

549

12.3.7 Workflow-Stationen

550

12.3.8 Automatische Verbuchung und Prozessende

550

12.4 Nachvollziehbarkeit der Prozesse

551

12.5 Prozessbeispiele

554

12.5.1 Beispiel: Gehaltsänderung

555

12.5.2 Beispiel: Umzug einer Planstelle

557

12.6 Zusammenfassung

558

13 Arbeiten mit SAP SuccessFactors

559

13.1 HR im Wandel: Warum SAP SuccessFactors?

559

13.1.1 Auswirkungen des digitalen Wandels auf HR und HR-Administration

560

13.1.2 Der Wandel bei SAP: Der Weg von HCM zu SAP SuccessFactors

561

13.1.3 SAPs Cloud-Strategie mit Blick auf SAP SuccessFactors

561

13.2 Was ist SAP SuccessFactors?

562

13.2.1 Cloudbasierte HR-Prozesse – was heißt das für die tägliche HR-Arbeit?

562

13.2.2 Überblick: Systemarchitektur und Bedienungsphilosophie

563

13.2.3 On-Premise vs. Cloud – die wichtigsten Unterschiede

564

13.2.4 Von Customizing zu Standardprozessen: Was sich im Arbeitsalltag ändert

565

13.3 Die Module von SAP SuccessFactors im Überblick

566

13.3.1 Startseite

566

13.3.2 Employee Central

568

13.3.3 Recruiting

570

13.3.4 Onboarding

572

13.3.5 Learning

573

13.3.6 Performance & Goals

575

13.3.7 Career & Talent Development

576

13.3.8 Compensation

577

13.3.9 Zeitwirtschaft

578

13.3.10 Employee Central Payroll

580

13.4 SAP SuccessFactors in der täglichen Arbeit

581

13.4.1 Rollen und Berechtigungen – wer darf was?

581

13.4.2 Admin-Funktionen

582

13.4.3 Self-Services für Mitarbeitende und Führungskräfte

584

13.4.4 Berichte und Auswertungen im Überblick

584

13.5 Wege in die SAP-SuccessFactors-Welt

585

13.5.1 Warum Unternehmen wechseln – typische Gründe

585

13.5.2 Umstiegsmöglichkeiten: Greenfield, Hybrid und Co.

586

13.5.3 Projektpraxis: Wie läuft die Umstellung ab?

588

13.6 KI und HR-Innovation mit SAP SuccessFactors

590

13.7 Auswirkungen auf Rollen und Organisation

591

13.7.1 Was sich in der Arbeitsweise verändert

591

13.7.2 Neue Rollenprofile im HR-Umfeld

591

13.7.3 Schulungs- und Qualifizierungsstrategien

592

13.8 Fazit und Empfehlungen

593

14 Hilfe-Funktionen

595

14.1 Online-Hilfen

595

14.1.1 SAP Help Portal

596

14.1.2 SAP Support Portal

600

14.2 SAP Learning Portal

603

14.3 Hilfe-Funktionen des Systems

605

14.3.1 Dokumentation im SAP-Easy-Access-Menü

605

14.3.2 Customizing-Dokumentation

606

14.3.3 F1-Hilfe

607

14.4 Zusammenfassung

608

14.5 Übungsaufgaben zu Kapitel 14

608

Anhang

609

A Wichtige Transaktionscodes

609