1 Einleitung

29

1.1 Ziel dieses Buches

29

1.2 Was ist SharePoint überhaupt?

31

1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern

33

1.2.2 Communities und Wissensmanagement

34

1.2.3 Dokumentenmanagement

36

1.2.4 Web Content Management

37

1.2.5 Suchen und Finden

37

1.2.6 Business Intelligence

39

1.2.7 Individuelle Lösungen

40

1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein?

41

1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!«

41

1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!«

42

1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!«

42

1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!«

43

1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!«

44

1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!«

44

1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!«

45

1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!«

45

1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!«

46

1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen und werden aufbereitet dargestellt!«

47

1.3.11 War das bereits alles, was SharePoint kann?

47

1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung

47

1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen?

48

1.4.2 Vorbereitung der Einführung

48

1.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen

51

1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen

52

1.5 Office 365 vs. On-Premise-Installation

54

1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus?

54

1.5.2 Möglichkeiten bei Office 365 im Vergleich zu SharePoint 2016

56

1.5.3 Wolke oder Erde? Eine Gefühlssache!

57

1.5.4 Kauf eines Office-365-Plans

59

1.5.5 Exkurs für Administratoren: Installation von SharePoint On-Premise

59

1.6 Versionen, Editionen und Updates

72

1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute

72

1.6.2 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016?

78

1.6.3 Welche Edition ist die richtige für mich?

83

1.6.4 Wie komme ich an Updates für meine SharePoint-Umgebung?

88

1.7 Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen

89

1.7.1 Veraltete Tools, die weiter überleben

89

1.7.2 Datenverarbeitung und Formulare mit Access und Visio Services

94

1.7.3 Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint

96

1.7.4 Business Intelligence Tools

101

1.7.5 Erweiterung von Formularen mit JavaScript-Erweiterungen

103

1.7.6 Wenn alle Stricke reißen

103

1.7.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich?

105

2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los

111

2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen

112

2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung

112

2.1.2 Erstellen einer Website

116

2.1.3 Die bereitgestellten Apps nutzen

121

2.2 Informationen zentral verwalten

127

2.2.1 Arbeiten mit benutzerdefinierten Listen

127

2.2.2 Besondere Listen zur Verwaltung von Hyperlinks nutzen

158

2.2.3 Aufgaben, Termine und Kontakte verwalten

165

2.2.4 Diskussionsrunden, Umfragen und Ankündigungen

186

2.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

195

2.3.1 Ein erster Blick auf die Dokumentbibliothek

195

2.3.2 Automatische und manuelle Versionierung von Dokumenten

199

2.3.3 Exklusives Sperren von Dokumenten

205

2.3.4 Parallele Dokumentenbearbeitung

209

2.3.5 Verwendung von Metadaten anstelle von Ordnern

211

2.3.6 Inhaltstypen nutzen

214

2.3.7 Offlineverfügbarkeit und ihre Grenzen

218

2.4 Inhalte für andere Benutzer freigeben

223

2.4.1 Benutzer und Gruppen verwalten

223

2.4.2 Websiteberechtigungen

226

2.4.3 Websitesammlungsadministratoren

227

2.4.4 Neue Berechtigungsstufen erstellen

228

2.4.5 Neue Gruppe erstellen

231

2.4.6 Berechtigungen überprüfen

233

2.4.7 Informationen schnell freigeben

234

2.4.8 Berechtigungen einschränken

237

2.5 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich

238

2.5.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich?

239

2.5.2 Mein Profil

243

2.5.3 Meine Website

250

2.5.4 Wie sieht mein Profil für andere Nutzer aus?

255

2.5.5 Office Delve in Office 365 als Ersatz für «Meine Website«

258

2.6 Administration von Websites und Websitesammlungen

262

2.6.1 Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen

263

2.6.2 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen

271

2.6.3 Vorlagen, Features und Webparts

280

2.6.4 Websiteinhalt und »Inhalt und Struktur« nutzen

295

2.7 Erstellen von Seiten und Hinzufügen von Webparts

298

2.7.1 Inhalte einstellen und Formate nutzen

299

2.7.2 Webparts hinzufügen

301

2.7.3 Webparteigenschaften pflegen

302

2.7.4 Webparts miteinander verknüpfen

304

2.7.5 Seiten verwalten und mittels Workflows freigeben

309

2.7.6 Seitenvorlagen nutzen

316

2.8 Apps aus dem SharePoint Store

320

2.8.1 Wie füge ich eine App aus dem SharePoint Store zu meiner Website hinzu?

320

2.8.2 Website-App-Berechtigungen verstehen

326

2.8.3 Weitere Informationen zu installierten Apps erhalten

328

2.9 Die nächsten Schritte

330

3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets

335

3.1 Wie fange ich damit an und erstelle die Informationsarchitektur?

337

3.1.1 Konzeption der Navigation im Mitarbeiterportal

338

3.1.2 Vorbereitung unseres Portals

339

3.2 Bereitstellung von Abteilungs- und Unternehmensinformationen

343

3.2.1 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen

346

3.2.2 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele

352

3.2.3 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen

356

3.2.4 Betriebs- und Abteilungsversammlungen

357

3.2.5 Darstellung von Informationen aus den Fachbereichen

361

3.3 Unterstützung des Redaktionsprozesses

367

3.3.1 Wie soll der Prozess für die Erstellung und Freigabe neuer Inhalte aussehen?

367

3.3.2 Seiten erstellen und bearbeiten

370

3.3.3 Prozess für die Veröffentlichung von Informationen

376

3.3.4 Die Veröffentlichung (temporär) aufheben

378

3.4 Möglichkeiten zur Einbindung der Mitarbeiter

380

3.4.1 Bereitstellen eines schwarzen Bretts

381

3.4.2 Inhalte bewerten und kommentieren

384

3.4.3 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten

390

3.4.4 »Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!« – eine Funktion für den ganz besonderen Tag

393

3.5 Onboarding von neuen Mitarbeitern

396

3.5.1 Vorbereitungen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter

398

3.5.2 Herzlich Willkommen als neues Mitglied des Teams

407

3.5.3 Der »Neue« stellt sich vor – der Mitarbeitersteckbrief

410

3.5.4 Wer ist noch neu dabei? – Kollegen finden

420

3.6 Weiterbildungsmaßnahmen planen, durchführen und Feedback einholen

421

3.6.1 Seminarangebot verwalten

423

3.6.2 Bedarf an einem Seminar melden

430

3.6.3 Anmeldung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten der Mitarbeiter prüfen

434

3.6.4 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen

436

3.6.5 Abschließende Arbeiten an unserer Website

439

3.6.6 Communities für den Wissenstransfer gründen

441

3.6.7 Seminare auf Basis festgelegter Kriterien bewerten

444

3.6.8 Auswertung der Rückmeldungen vornehmen

452

3.7 Zentrales Adressbuch

454

4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten

463

4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und des täglichen Informationsaustauschs

464

4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie

466

4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Dokumenten?

469

4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements einrichten

470

4.2 Prozessunterstützung im Rahmen des Projektmanagements

476

4.2.1 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten

479

4.2.2 Einen Projektarbeitsraum auf Basis einer eigenen Vorlage erstellen

481

4.2.3 Websitevorlage für Projekte definieren

486

4.2.4 Mein erstes Projekt anlegen

492

4.2.5 Projektmanagement mit Project Server 2016

495

4.3 Unternehmensweites Vorlagenmanagement am Beispiel des Angebotserstellungsprozesses

497

4.3.1 Die Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten einrichten

499

4.3.2 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage

501

4.3.3 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek

503

4.3.4 Eine Angebotsmappe erstellen

507

4.3.5 Dauerhafte Links nutzen

511

4.3.6 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche

514

4.3.7 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument

515

4.3.8 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der Dokumenteigenschaften nutzen

517

4.3.9 Exkurs für Entwickler: Textbausteine zur Erstellung von Word-Dokumenten nutzen

519

4.3.10 Feedback zu einem Dokument einfordern

528

4.3.11 Wann ist ein Dokument veraltet?

531

4.4 Planung von Mitarbeitern und Nachverfolgung von Aufgaben

533

4.4.1 Zentrale Ressourcen erfassen

538

4.4.2 Planung von zentralen Ressourcen

541

4.4.3 Einsatzplanung von Mitarbeitern vornehmen

544

5 Integration von weiteren Unternehmensprozessen in Ihr Mitarbeiterportal

555

5.1 Rekrutierung neuer Mitarbeiter

557

5.1.1 Eine Website für das Personalmanagement einrichten

559

5.1.2 Stellenausschreibungen verwalten

561

5.1.3 Neue Bewerbungen erfassen

564

5.1.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen

573

5.1.5 Das Personalauswahlverfahren durchführen

579

5.1.6 Statusänderungen vornehmen

584

5.2 Verwaltung von Mitarbeiterdaten

585

5.2.1 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen

586

5.2.2 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen

591

5.2.3 Aufgaben für die Begrüßung neuer Mitarbeiter

603

5.3 Verwaltung von Arbeitszeiten

609

5.3.1 Projekte und Aktivitäten verwalten

610

5.3.2 Arbeitszeiten erfassen

617

5.3.3 Urlaub beantragen und Abwesenheitszeiten in die Zeiterfassung übertragen

624

5.3.4 Kunden- oder mitarbeiterbezogene Auswertungen durchführen

631

5.4 Unterstützung der internen IT mit einem Ticketsystem

638

5.4.1 Ticketsystem aufbauen

640

5.4.2 Ein Ticket erstellen

646

5.4.3 Tickets bearbeiten und Notizen hinzufügen

648

5.4.4 Integration einer Systemüberwachung

650

5.5 Besucher ankündigen und begrüßen

658

5.5.1 Neue Besucher ankündigen

661

5.5.2 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen

670

5.5.3 Arbeitsbereiche zur Verwaltung der Termine nutzen

674

5.5.4 Wie wird der Besuch begrüßt?

678

5.6 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen

686

5.7 Prozesse überwachen

693

5.7.1 Modellierung eines Prozesses mit Visio und Verknüpfung mit einer Datenquelle

695

5.7.2 Überwachung des Prozesses in SharePoint

701

5.7.3 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center

708

5.7.4 Exkurs: einen Prozess mit einem Workflow besser unterstützen

714

5.7.5 Zwischenfazit und Ausblick

718

6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten

719

6.1 Informationen suchen und finden

720

6.1.1 Exkurs für Farmadministratoren: Konfiguration der Suche in einer On-Premise-Installation

722

6.1.2 Konfiguration der Suche in SharePoint Online

739

6.1.3 Anpassung der Suchergebnisseite im Suchcenter

741

6.1.4 Suchen ohne ein Suchcenter

743

6.2 Design- und Layoutanpassungen

747

6.2.1 Eine Designvorlage für SharePoint 2013 und 2016 erstellen

748

6.2.2 Gestaltungsvorlagen ausprobieren und anpassen

754

6.2.3 Erstellen einer neuen Gestaltungsvorlage

758

6.2.4 Layoutanpassungen mittels CSS

767

6.2.5 Layoutanpassungen mittels Anzeigevorlagen

772

6.3 Ein Datenarchiv erstellen und nutzen

783

6.3.1 Wann sind Daten veraltet, und wer legt das fest?

783

6.3.2 Datenarchiv vs. direkte Verwaltung der Datensätze

784

6.3.3 Ein Dokument als Datensatz deklarieren

785

6.3.4 Ein Datenarchiv einrichten

789

6.3.5 Daten an ein Archiv senden

791

6.4 Aufbau eines Compliance Centers

791

6.4.1 eDiscovery Center

792

6.4.2 In-Situ-Speicherrichtliniencenter

800

6.4.3 Compliancerichtliniencenter

802

6.4.4 Security & Compliance Center in Office 365

808

6.5 Berichte

809

6.6 Möglichkeiten für Mehrsprachigkeit

814

6.6.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen

815

6.6.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren

816

6.6.3 Nutzen von Variationen und Übersetzungsdiensten

817

6.7 Ist SharePoint mobil?

826

6.7.1 Ansicht für mobile Browser nutzen

827

6.7.2 Responsive UI Package für SharePoint 2013 und 2016

834

6.7.3 SharePoint Mobile App

838

6.7.4 Eine Website mit vielen Gesichtern

839

6.7.5 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen

842

6.7.6 Pushbenachrichtigungen nutzen

843

6.7.7 Business Intelligence auf meinem iPad

843

6.7.8 Arbeiten mit Office-Dokumenten

846

6.7.9 SharePoint weiß, wo ich gerade bin!

848

7 Aufbau einer Internetpräsenz

857

7.1 Den Redaktionsprozess aus dem Intranet-Szenario übernehmen

861

7.1.1 Veröffentlichungsinfrastruktur nutzen

862

7.1.2 Anonymen Zugriff aktivieren

863

7.2 Ausschreibungen publizieren

865

7.2.1 Bibliotheken für die Veröffentlichung der Informationen einrichten

866

7.2.2 Ausschreibungsunterlagen erstellen und bearbeiten

868

7.3 Karriereportal einrichten

873

7.3.1 Authentifizierung der Bewerber

873

7.3.2 Stellenausschreibungen veröffentlichen

875

7.3.3 Bewerbung einreichen

880

7.3.4 Unterlagen zu einer Bewerbung hinzufügen und den Status überprüfen

890

7.3.5 Informationen zu Vorstellungsgesprächen oder Telefoninterviews abrufen

891

7.4 Eventmanagement verbessern

892

7.4.1 Informationen zu Veranstaltungen erfassen

894

7.4.2 Veranstaltungen veröffentlichen

897

7.4.3 Zu einer Veranstaltung anmelden

909

7.4.4 Eine Anmeldung oder Veranstaltung stornieren – und was ist mit der Warteliste?

912

8 Einen Webshop einrichten

915

8.1 Nutzung des Produktkatalogs

916

8.1.1 Erstellen der Website für den Produktkatalog

918

8.1.2 Einen Produktkatalog einrichten und die ersten Produkte anbieten

921

8.1.3 Produktkatalog freigeben

934

8.1.4 Webshop einrichten

937

8.1.5 Exkurs für Fortgeschrittene: den Webshop optisch anpassen

943

8.2 Verwaltung von Bestellungen und Wareneingang

949

8.2.1 Anpassungen am Webshop vornehmen

951

8.2.2 Exkurs für Fortgeschrittene: Eingabemasken für Anfragen anpassen

956

8.2.3 Produkte und Bestellungen miteinander verknüpfen

962

9 Die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern unterstützen

967

9.1 Kundendaten verwalten und ausgewählte Informationen freigeben

968

9.1.1 Stammdaten von Kunden und Ansprechpartnern verwalten

970

9.1.2 Kontakt zu Ansprechpartnern dokumentieren

976

9.1.3 Suche nach Informationen

985

9.2 Arbeitsräume für den Informationsaustausch mit Kunden nutzen

990

9.2.1 Erstellen einer Vorlage für den Arbeitsraum

991

9.2.2 Einrichten eines neuen Arbeitsraums inklusive der erforderlichen Zugriffsrechte

994

9.2.3 Nutzen der verschiedenen Möglichkeiten

999

10 Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2016

1005

10.1 Warum sollen wir auf SharePoint 2016 migrieren?

1006

10.2 Welche Herausforderungen sind bei einer Migration zu berücksichtigen?

1008

10.2.1 Einbeziehen der Mitarbeiter

1008

10.2.2 Entscheidung für eine Migration oder ein Upgrade

1009

10.2.3 Kein direkter Migrationsweg von SharePoint 2007 oder 2010 auf 2016

1010

10.2.4 Eigenentwicklungen, aufgepasst!

1011

10.3 Empfohlene Vorgehensweise für ein Upgrade

1011

10.4 Möglichkeiten für eine Migration

1014

10.4.1 QuickEdit und Windows Explorer zur Übertragung von Inhalten

1015

10.4.2 Sharegate

1016

10.4.3 Content Matrix

1024

10.4.4 Entscheidung für eine Migrationslösung

1025

11 Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und On-Premise

1027

11.1 Eine hybride Umgebung einrichten

1028

11.2 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen

1031

11.3 Beispiele für interessante Funktionen in Office 365

1032

11.3.1 Nutzung des Videoportals

1032

11.3.2 Wie lassen sich Office Groups nutzen?

1041

11.3.3 Neues Look & Feel für SharePoint-Bibliotheken

1044

11.3.4 Weitere Neuerungen auch nach der Veröffentlichung von SharePoint 2016 in Planung

1047

12 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen

1049

12.1 Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premise

1049

12.2 Technische Einschränkungen auf allen Plattformen

1050

12.2.1 Allgemeine Einschränkungen

1051

12.2.2 Dateigrößenbeschränkung

1051

12.2.3 Einschränkungen bei der Auswahl von Dateinamen

1053

12.2.4 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2016

1054

12.2.5 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2013 und früher

1055

12.2.6 Workflows

1058

12.2.7 Suchfunktionen

1058

12.3 Eigene Ideen planen und umsetzen

1058

12.3.1 Präsentation Ihrer Idee

1059

12.3.2 Detaillierte Anforderungsanalyse

1060

12.3.3 Konzeption, Realisierung und Dokumentation

1062

12.3.4 Präsentation Ihrer Lösung

1063

12.3.5 Pilotphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen

1064

12.3.6 Schulung der verschiedenen Anwendergruppen

1065

12.3.7 Abnahme und Produktivsetzung

1066

13 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte

1067

13.1 Schnellzugriff für Anwender und Poweruser

1068

13.1.1 Was mache ich, wenn ich bestimmte Webparts oder Apps nicht finde?

1068

13.1.2 Gemeinsamer Überblick über die in den Übungen verwendeten Werkzeuge

1069

13.1.3 Übersicht der verwendeten Tools

1074

13.2 Schnellzugriff für angehende Administratoren

1076

13.3 Schnellzugriff für angehende Entwickler

1080