Inhaltsverzeichnis

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Geleitwort
17
Vorwort
19
Teil I Grundlagen verstehen und anwenden
27
1 Einleitung
29
1.1 Ziel dieses Buches
29
1.2 Was ist SharePoint überhaupt?
31
1.2.1 Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Partnern
33
1.2.2 Communitys und Wissensmanagement
35
1.2.3 Dokumentenmanagement
36
1.2.4 Web Content Management
37
1.2.5 Suchen und Finden
37
1.2.6 Business Intelligence
39
1.2.7 Individuelle Lösungen
40
1.3 Erfahrungen von Anwendern: Wofür setze ich SharePoint ein?
41
1.3.1 »SharePoint ist ein Dokumentenmanagementsystem!«
41
1.3.2 »SharePoint ist eine Suchmaschine für meine Unternehmensdaten!«
42
1.3.3 »Mit SharePoint löse ich meinen Fileserver und meine Outlook-Aufgaben ab!«
43
1.3.4 »Mit SharePoint habe ich meine Projektmanagementlösung gefunden!«
43
1.3.5 »SharePoint ist perfekt für die Zusammenarbeit mit externen Partnern!«
44
1.3.6 »Unser neues Intranet ist mit SharePoint so einfach zu bedienen und sieht sehr gut aus!«
44
1.3.7 »SharePoint kann alles ein bisschen, aber nichts so ganz!«
45
1.3.8 »Jeder Prozess kann auf SharePoint abgebildet werden!«
46
1.3.9 »SharePoint macht mein Unternehmen zum Social Business!«
46
1.3.10 »Alle unternehmensrelevanten Daten laufen in SharePoint zusammen und werden aufbereitet dargestellt!«
47
1.3.11 »War das bereits alles, was SharePoint kann?«
47
1.4 Typische Herausforderungen bei der Einführung
48
1.4.1 Welches Ziel möchten Sie mit der Einführung von SharePoint erreichen?
48
1.4.2 Vorbereitung der Einführung
49
1.4.3 Die inhaltliche Struktur festlegen
51
1.4.4 Verantwortlichkeiten und Dokumentationsempfehlungen
52
1.5 Office 365 vs. On-Premises-Installation
54
1.5.1 Wie sieht SharePoint Online aus?
54
1.5.2 Möglichkeiten bei Office 365 im Vergleich zu SharePoint 2016 oder 2019
56
1.5.3 Wolke oder Erde? Das ist Ansichtssache!
58
1.5.4 Kauf eines Office-365-Plans
59
1.5.5 Exkurs für Administratoren: Installation von SharePoint On-Premises
59
1.6 Versionen, Editionen und Updates
73
1.6.1 Entwicklung von SharePoint von 2001 bis heute
73
1.6.2 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2016?
80
1.6.3 Was sind die wesentlichen Neuerungen von SharePoint 2019?
83
1.6.4 Welche Edition ist die richtige für mich?
85
1.6.5 Wie komme ich an Updates für meine SharePoint-Umgebung?
91
1.7 Alte und neue Tools für die Erstellung von SharePoint-Lösungen
91
1.7.1 Veraltete Tools, die weiterleben
92
1.7.2 Datenverarbeitung und Formulare mit Access und Visio Services
97
1.7.3 Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint
98
1.7.4 Business Intelligence Tools
103
1.7.5 Erweiterung von Formularen mit JavaScript-Erweiterungen
106
1.7.6 Exkurs für Entwickler: Wenn alle Stricke reißen
106
1.7.7 Welches Tool ist nun das richtige für mich?
109
2 Mit diesen SharePoint-Funktionen legen Sie einfach los
115
2.1 Meine erste SharePoint-Website erstellen
116
2.1.1 Erstellen einer Websitesammlung
117
2.1.2 Erstellen einer Website
121
2.1.3 Die bereitgestellten Apps nutzen
126
2.2 Informationen zentral verwalten
132
2.2.1 Arbeiten mit benutzerdefinierten Listen
133
2.2.2 Besondere Listen zur Verwaltung von Hyperlinks nutzen
163
2.2.3 Aufgaben, Termine und Kontakte verwalten
171
2.2.4 Diskussionsrunden, Umfragen und Ankündigungen
191
2.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
200
2.3.1 Ein erster Blick auf die Dokumentbibliothek
201
2.3.2 Automatische und manuelle Versionierung von Dokumenten
205
2.3.3 Exklusives Sperren von Dokumenten
211
2.3.4 Parallele Dokumentenbearbeitung
215
2.3.5 Verwendung von Metadaten anstelle von Ordnern
218
2.3.6 Inhaltstypen nutzen
221
2.3.7 Offlineverfügbarkeit und ihre Grenzen
225
2.4 Inhalte für andere Benutzer freigeben
230
2.4.1 Benutzer und Gruppen verwalten
230
2.4.2 Websiteberechtigungen
232
2.4.3 Websitesammlungsadministratoren
234
2.4.4 Neue Berechtigungsstufen erstellen
235
2.4.5 Neue Gruppe erstellen
238
2.4.6 Berechtigungen überprüfen
239
2.4.7 Informationen schnell freigeben
241
2.4.8 Berechtigungen einschränken
244
2.5 Benutzerinformationen und mein persönlicher Arbeitsbereich
245
2.5.1 Was weiß SharePoint mindestens über mich?
246
2.5.2 Mein Profil
250
2.5.3 Meine Website
257
2.5.4 Wie sieht mein Profil für andere Nutzer aus?
263
2.5.5 Office Delve in Office 365 als Ersatz für »Meine Website«
266
2.6 Administration von Websites und Websitesammlungen
271
2.6.1 Navigationsmöglichkeiten und -einstellungen
271
2.6.2 Websiteaktionen vs. Websiteeinstellungen
280
2.6.3 Vorlagen, Features und Webparts
289
2.6.4 Websiteinhalt und »Inhalt und Struktur« nutzen
304
2.7 Erstellen von Seiten und Hinzufügen von Webparts
307
2.7.1 Inhalte einstellen und Formate nutzen
308
2.7.2 Webparts hinzufügen
310
2.7.3 Webparteigenschaften pflegen
311
2.7.4 Webparts miteinander verknüpfen
313
2.7.5 Seiten verwalten und mittels Workflows freigeben
318
2.7.6 Seitenvorlagen nutzen
326
2.8 Apps aus dem SharePoint Store
330
2.8.1 Wie füge ich eine App aus dem SharePoint Store zu meiner Website hinzu?
330
2.8.2 Website-App-Berechtigungen verstehen
336
2.8.3 Weitere Informationen zu installierten Apps erhalten
338
2.9 Die nächsten Schritte
340
Teil II Die Lösung wichtiger Aufgaben mit einem Mitarbeiterportal unterstützen (klassisch)
343
3 Aufbau eines mitarbeiterzentrierten Intranets
345
3.1 Wie fange ich damit an und erstelle die Informationsarchitektur?
347
3.1.1 Konzeption der Navigation im Mitarbeiterportal
348
3.1.2 Vorbereitung unseres Portals
349
3.2 Bereitstellung von Abteilungs- und Unternehmensinformationen
353
3.2.1 Regelungen und Vorgaben im Unternehmen
356
3.2.2 Neuigkeiten, Pressemitteilungen und Geschäftsziele
362
3.2.3 Angebote für die Mitarbeiter veröffentlichen
367
3.2.4 Betriebs- und Abteilungsversammlungen
367
3.2.5 Darstellung von Informationen aus den Fachbereichen
371
3.3 Unterstützung des Redaktionsprozesses
378
3.3.1 Wie soll der Prozess für die Erstellung und Freigabe neuer Inhalte aussehen?
378
3.3.2 Seiten erstellen und bearbeiten
380
3.3.3 Prozess für die Veröffentlichung von Informationen
387
3.3.4 Die Veröffentlichung (temporär) aufheben
389
3.4 Möglichkeiten zur Einbindung der Mitarbeiter
390
3.4.1 Bereitstellen eines Schwarzen Bretts
392
3.4.2 Inhalte bewerten und kommentieren
395
3.4.3 Ideen einstellen, diskutieren und bewerten
401
3.4.4 »Herzlichen Glückwunsch zum Geburtstag!« – eine Funktion für den ganz besonderen Tag
405
3.5 Onboarding von neuen Mitarbeitern
408
3.5.1 Vorbereitungen zur Begrüßung neuer Mitarbeiter
410
3.5.2 Herzlich willkommen als neues Mitglied des Teams
419
3.5.3 Der »Neue« stellt sich vor – der Mitarbeitersteckbrief
422
3.5.4 Wer ist noch neu dabei? – Kollegen finden
432
3.6 Weiterbildungsmaßnahmen planen, durchführen und Feedback einholen
433
3.6.1 Seminarangebot verwalten
435
3.6.2 Bedarf an einem Seminar melden
442
3.6.3 Anmeldung durch die Personalabteilung und die Vorgesetzten der Mitarbeiter prüfen
446
3.6.4 Termin für ein Seminar festlegen und die Mitarbeiter einladen
449
3.6.5 Abschließende Arbeiten an unserer Website
452
3.6.6 Communities für den Wissenstransfer gründen
453
3.6.7 Seminare auf Basis festgelegter Kriterien bewerten
456
3.6.8 Auswertung der Rückmeldungen vornehmen
464
3.7 Zentrales Adressbuch
466
4 Aufgaben, Termine und Dokumente besser verwalten
475
4.1 Teamräume zur Unterstützung des Wissensmanagements und des täglichen Informationsaustauschs
476
4.1.1 Vorschlag für eine Informationsrichtlinie
478
4.1.2 Konzeption: Welche Funktionen benötigen wir zur Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Dokumenten?
481
4.1.3 Community zur Unterstützung des Wissensmanagements einrichten
482
4.2 Prozessunterstützung im Rahmen des Projektmanagements
487
4.2.1 Eine Liste zur Verwaltung der Projekte einrichten
491
4.2.2 Einen Projektarbeitsraum auf Basis einer eigenen Vorlage erstellen
493
4.2.3 Websitevorlage für Projekte definieren
498
4.2.4 Mein erstes Projekt anlegen
504
4.2.5 Projektmanagement mit Project Server
507
4.3 Unternehmensweites Vorlagenmanagement am Beispiel des Angebotserstellungsprozesses
508
4.3.1 Die Website zur Ablage von Vorlagen und Dokumenten einrichten
511
4.3.2 Freigabeprozess für neue Versionen einer Vorlage
513
4.3.3 Konfiguration von Vorlagen für eine Dokumentbibliothek
515
4.3.4 Eine Angebotsmappe erstellen
519
4.3.5 Dauerhafte Links nutzen
523
4.3.6 Pflege von Metadaten zur Unterstützung der Suche
526
4.3.7 Integration von Metadaten in ein Word-Dokument
527
4.3.8 Den Dokumentinformationsbereich zur Pflege der Dokumenteigenschaften nutzen
529
4.3.9 Exkurs für Entwickler: Textbausteine zur Erstellung von Word-Dokumenten nutzen
531
4.3.10 Feedback zu einem Dokument einfordern
540
4.3.11 Wann ist ein Dokument veraltet?
544
4.4 Planung von Mitarbeitern und Nachverfolgung von Aufgaben
546
4.4.1 Zentrale Ressourcen erfassen
550
4.4.2 Planung von zentralen Ressourcen
553
4.4.3 Einsatzplanung von Mitarbeitern vornehmen
556
5 Integration von weiteren Unternehmensprozessen in Ihr Mitarbeiterportal
567
5.1 Rekrutierung neuer Mitarbeiter
569
5.1.1 Eine Website für das Personalmanagement einrichten
571
5.1.2 Stellenausschreibungen verwalten
574
5.1.3 Bewerbungen erfassen und bewerten
577
5.2 Verwaltung von Mitarbeiterdaten
589
5.2.1 Daten von bereits angestellten Mitarbeitern erfassen
589
5.2.2 Kandidaten als Mitarbeiter einstellen
595
5.2.3 Aufgaben für die Begrüßung neuer Mitarbeiter
608
5.3 Verwaltung von Arbeitszeiten
614
5.3.1 Projekte und Aktivitäten verwalten
616
5.3.2 Arbeitszeiten erfassen
622
5.3.3 Urlaub beantragen und Abwesenheitszeiten in die Zeiterfassung übertragen
629
5.3.4 Kunden- oder mitarbeiterbezogene Auswertungen durchführen
637
5.4 Unterstützung der internen IT mit einem Ticketsystem
644
5.4.1 Ticketsystem aufbauen
646
5.4.2 Ein Ticket erstellen
652
5.4.3 Tickets bearbeiten und Notizen hinzufügen
654
5.4.4 Integration einer Systemüberwachung
656
5.5 Besucher ankündigen und begrüßen
664
5.5.1 Neue Besucher ankündigen
667
5.5.2 Workflow für das Aufgabenmanagement nutzen
676
5.5.3 Arbeitsbereiche zur Verwaltung der Termine nutzen
680
5.5.4 Wie wird der Besuch begrüßt?
684
5.6 Zentrale Erfassung von Telefonnotizen
692
5.7 Prozesse überwachen
700
5.7.1 Modellierung eines Prozesses mit Visio und Verknüpfung mit einer Datenquelle
702
5.7.2 Überwachung des Prozesses in SharePoint
708
5.7.3 Aggregation von Daten in einem Business Intelligence Center
714
5.7.4 Exkurs: einen Prozess mit einem Workflow besser unterstützen
721
5.7.5 Zwischenfazit und Ausblick
725
6 Wichtige Aufgaben in Ihrem Portal, die Sie nicht vergessen sollten
727
6.1 Informationen suchen und finden
728
6.1.1 Exkurs für Farmadministratoren: Konfiguration der Suche in einer OnPremises-Installation
730
6.1.2 Konfiguration der Suche in SharePoint Online
748
6.1.3 Anpassung der Suchergebnisseite im Suchcenter
750
6.1.4 Suchen ohne ein Suchcenter
751
6.2 Design- und Layoutanpassungen
755
6.2.1 Eine Designvorlage erstellen
756
6.2.2 Gestaltungsvorlagen ausprobieren und anpassen
763
6.2.3 Erstellen einer neuen Gestaltungsvorlage
767
6.2.4 Layoutanpassungen mittels CSS
776
6.2.5 Layoutanpassungen mittels Anzeigevorlagen
781
6.3 Ein Datenarchiv erstellen und nutzen
792
6.3.1 Wann sind Daten veraltet, und wer legt das fest?
793
6.3.2 Datenarchiv vs. direkte Verwaltung der Datensätze
794
6.3.3 Ein Dokument als Datensatz deklarieren
794
6.3.4 Ein Datenarchiv einrichten
799
6.3.5 Daten an ein Archiv senden
801
6.4 Aufbau eines Compliance Centers
801
6.4.1 eDiscovery Center
802
6.4.2 In-Situ-Speicherrichtliniencenter
811
6.4.3 Compliancerichtliniencenter
812
6.5 Berichte
818
6.6 Möglichkeiten für Mehrsprachigkeit
823
6.6.1 Primäre Sprache für eine Website auswählen
825
6.6.2 Weitere Sprachen für eine Website konfigurieren
826
6.6.3 Nutzen von Variationen und Übersetzungsdiensten
827
6.7 Ist SharePoint mobil?
836
6.7.1 Ansicht für mobile Browser nutzen
837
6.7.2 Responsive UI Package für SharePoint 2013 und 2016
844
6.7.3 SharePoint-Mobile-App
849
6.7.4 Eine Website mit vielen Gesichtern
850
6.7.5 Abonnieren mobiler Benachrichtigungen
852
6.7.6 Pushbenachrichtigungen nutzen
853
6.7.7 Business Intelligence auf meinem iPad
854
6.7.8 Arbeiten mit Office-Dokumenten
856
6.7.9 SharePoint weiß, wo ich gerade bin!
858
Teil III Moderne Möglichkeiten mit SharePoint 2019
865
7 Teamarbeit in modernem Design unterstützen
867
7.1 SharePoint-Startseite als Ausgangspunkt der Teamarbeit
867
7.2 Meine erste moderne SharePoint-Website erstellen
870
7.2.1 Startseite einer modernen Teamwebsite
871
7.2.2 Unterstützung von Smartphones und Tablets
872
7.3 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
875
7.3.1 Aktionsleiste auf Ebene der Bibliothek
876
7.3.2 Spalten erstellen
878
7.3.3 Ansichten verwalten
880
7.3.4 Exkurs für Entwickler: benutzerdefinierte Formatierungen
882
7.3.5 Informationen zu den letzten Aktivitäten
892
7.3.6 Aktionsleiste für Dokumente und Elemente
893
7.4 Neuigkeiten veröffentlichen
895
7.5 Administration von Websites und Websitesammlungen
899
7.5.1 Websiteeinstellungen
899
7.5.2 Websiteinhalte verwalten
900
8 Kommunikationswebsites in einem Social Intranet
905
8.1 SharePoint-Startseite als zentrale Informationsstelle
905
8.2 Kommunikationswebsite als Eingangsbereich Ihres Social Intranets
907
8.3 Administration von Websites
914
8.3.1 Website teilen
914
8.3.2 Websiteeinstellungen
917
8.4 Entscheidungshilfe: Einsatz von SharePoint 2019
918
Teil IV Weiterführende Informationen
921
9 Migration von älteren Versionen nach SharePoint 2019
923
9.1 Warum sollen wir auf SharePoint 2019 migrieren?
924
9.2 Welche Herausforderungen sind bei einer Migration zu berücksichtigen?
927
9.2.1 Einbeziehen der Mitarbeiter
927
9.2.2 Entscheidung für eine Migration oder ein Upgrade
928
9.2.3 Kein direktes Upgrade von älteren SharePoint-Versionen auf 2016 bzw. 2019
929
9.2.4 Eigenentwicklungen aufgepasst!
929
9.3 Empfohlene Vorgehensweise für ein Upgrade
930
9.4 Möglichkeiten für eine Migration
933
9.4.1 QuickEdit und Windows Explorer zur Übertragung von Inhalten
933
9.4.2 Sharegate
935
9.4.3 Content Matrix
943
9.4.4 Entscheidung für eine Migrationslösung
945
10 Hybride Einsatzszenarien von Office 365 und SharePoint On-Premises
947
10.1 Eine hybride Umgebung einrichten
949
10.2 Inhalte in einer hybriden Umgebung suchen
951
10.3 Kurzüberblick über Office-365-Dienste
953
10.4 Konzept der Office Groups
954
10.5 Businessanwendungen in einer hybriden Umgebung
957
10.6 Entscheidungshilfe: Welche Inhalte kommen auf welche Plattform?
959
11 Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Ideen
961
11.1 Unterschiede zwischen SharePoint Online und On-Premises
961
11.1.1 Allgemeine Einschränkungen
963
11.1.2 Dateigrößenbeschränkung
963
11.1.3 Einschränkungen bei der Auswahl von Datei- und Ordnernamen
965
11.1.4 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2016
966
11.1.5 Gesperrte Dateitypen in SharePoint 2013 und früher
968
11.1.6 Workflows
971
11.1.7 Suchfunktionen
971
11.2 Eigene Ideen planen und umsetzen
971
11.2.1 Präsentation Ihrer Idee
972
11.2.2 Detaillierte Anforderungsanalyse
973
11.2.3 Konzeption, Realisierung und Dokumentation
975
11.2.4 Präsentation Ihrer Lösung
976
11.2.5 Pilotphase und Meldung von Fehlern und Änderungswünschen
977
11.2.6 Schulen der verschiedenen Anwendergruppen
978
11.2.7 Abnahme und Produktivsetzung
979
12 Schnellzugriff auf die für Sie relevanten Inhalte
981
12.1 Schnellzugriff für Anwender und Poweruser
982
12.1.1 Was mache ich, wenn ich bestimmte Webparts oder Apps nicht finde?
982
12.1.2 Gemeinsamer Überblick über die in den Übungen verwendeten Werkzeuge
983
12.1.3 Übersicht der verwendeten Tools
988
12.2 Schnellzugriff für angehende Administratoren
990
12.3 Schnellzugriff für angehende Entwickler
993
Wohin geht unsere Reise?
995
Index
997