1 Die SuccessFactors-Suite

31

1.1 Management von HR-Basisprozessen

32

1.1.1 Kern-HR-Prozesse

33

1.1.2 Vorsorge- und Versicherungsleistungen

34

1.1.3 Entgeltabrechnung

34

1.1.4 Zeitmanagement und Abwesenheitsplanung

34

1.2 Talentmanagement

35

1.2.1 Recruiting Marketing, Recruiting Management und Onboarding

35

1.2.2 Leistungsbeurteilung und Zielvereinbarung

36

1.2.3 Lernen

37

1.2.4 Vergütung

38

1.2.5 Talentmanagement (mit Nachfolgeplanung und Entwicklung)

39

1.2.6 Soziale Kollaboration/SAP Jam

39

1.3 Berichtswesen mit Kennzahlen, Einsichten, Benchmarks und Szenarien

40

1.3.1 Standardberichte und Dashboards

40

1.3.2 Workforce Analytics

40

1.3.3 Workforce Planning

41

1.4 SuccessFactors im Einsatz

41

2 Abstimmung der Strategie

43

2.1 Kernaspekte einer HR-Strategie

44

2.2 HR-Cloud mit SuccessFactors

45

2.3 Zusammenspiel von HR-Strategie und Lösung

48

2.4 Strategien für die SuccessFactors-Einführung

50

2.5 Globale oder lokale Ausrichtung

52

2.5.1 Die Kunden

52

2.5.2 Parameter für die globale oder lokale Ausgestaltung

53

2.6 Best Practice: Verankerung des Globalen im Lokalen

56

2.7 Best Practice: Hinweise für einen Roll-out

58

3 Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches SuccessFactors-Projekt

61

3.1 Entscheidungsfindung

61

3.1.1 Vorteile

62

3.1.2 Herausforderungen

64

3.1.3 Prüfung der Prozesseignung

66

3.2 Triumvirat für ein erfolgreiches SuccessFactors-Projekt – Unternehmen, HR und IT

66

3.2.1 Ausgangssituation

68

3.2.2 Gründe für die Nutzung von SuccessFactors

69

3.2.3 Projektziele

74

3.3 Rahmenbedingungen und Aufgaben im Projekt

77

3.3.1 Tipps zur Einbindung von Business, HR und IT

77

3.3.2 Vorbereitung der HR-Organisation

80

3.3.3 Bekannte und neue Aufgaben für die HR-Abteilung

83

3.3.4 Vorbereitung der IT-Abteilung

85

3.3.5 Bekannte und neue Aufgaben für die IT-Abteilung

87

3.3.6 Auswahl des Implementierungspartners

90

3.4 Best Practice: Spannungsfelder und der Weg hindurch

95

3.4.1 Projektrisiken und Projektchancen – Beispiele aus der Praxis

96

3.4.2 Datenintegration als Schlüsselfaktor

100

3.5 Aufgaben des Kunden im Rahmen der Nutzung von SuccessFactors

101

3.6 Best Practice: Empfehlungen zur Auswahl der Module zum Start

103

4 Start in die Implementierung

107

4.1 Hinweise zum Implementierungsprojekt

107

4.1.1 Projektmerkmale

108

4.1.2 Vorbereitende Tätigkeiten

108

4.1.3 Messung des Projekterfolgs

110

4.2 Rollen und ihre Aufgaben im Projekt

111

4.2.1 Berater für die Implementierung

112

4.2.2 Projektleiter

113

4.2.3 Process Owner

114

4.2.4 HR-Experte

114

4.2.5 IT-Experte

115

4.2.6 Systemadministrator

116

4.2.7 Testkoordinator

117

4.2.8 Schulungsverantwortlicher

118

4.2.9 Change Manager

119

4.2.10 Projektsponsor

120

4.3 Agiles Arbeiten im Projekt

120

4.3.1 SuccessFactors-Projektvorgehen

120

4.3.2 Anpassung des Projektvorgehens

122

4.4 Best Practice: Ablauf eines SuccessFactors-Projekts in der Praxis

122

4.4.1 Projektphasen

123

4.4.2 Tipps für die Projektarbeit

129

4.4.3 Gründe für das Scheitern von SuccessFactors-Projekten

130

4.5 Arbeiten mit Anwendungsfällen

134

4.5.1 Bestandteile eines Anwendungsfalls

135

4.5.2 Unterstützung der iterativen Projektarbeit durch Nutzung von Anwendungsfällen

136

4.6 Arbeiten mit Best Practices

140

4.6.1 Nutzung von Best Practices

141

4.6.2 Best-Practice-Projekt und lokale Anforderungen

142

4.7 Schulungsunterstützung

144

4.7.1 Möglichkeiten für Wissensvermittlung und Übung

144

4.7.2 Zielgruppenspezifische Inhalte: Softwarenutzung und Prozesswissen

146

4.7.3 Best Practice: Wissensvermittlung und Schulungsbegleitung für das Projektteam in einem Implementierungsprojekt

148

4.7.4 Wissensweitergabe und Schulung in der produktiven Nutzung

149

5 Stammdaten und Datenintegration

151

5.1 Mitarbeiterstammdaten in SuccessFactors verfügbar machen

152

5.2 Umgang mit Daten und heterogenen Datenquellen

153

5.2.1 Herausforderungen im Umgang mit heterogenen Datenquellen

154

5.2.2 Konkrete Anforderungen an das Stammdatenmanagement

155

5.3 ETL-Prozess

157

5.3.1 Extraktion

157

5.3.2 Transformation

158

5.3.3 Laden

159

5.4 Einsatz einer Middleware zur Konsolidierung von Stammdaten

160

5.4.1 Schlüsselaspekte einer erfolgreichen Datenintegration

160

5.4.2 Unterstützungsfunktionen einer Middleware

161

5.5 Best Practice: Anwendungsfälle für einen Middleware-Einsatz

162

5.5.1 Best Practice: Generierung einer globalen ID und Dublettenprüfung mithilfe einer Middleware

162

5.5.2 Best Practice: Datenkonsolidierung mithilfe von Middleware

165

5.5.3 Best Practice: Datenvalidierung mithilfe von Middleware

168

6 Plattform und Erweiterbarkeit

171

6.1 Technische Architektur

173

6.2 Sicherheit

174

6.2.1 Authentifizierung

175

6.2.2 Sicherheit auf jeder Schicht

176

6.2.3 Sicherheit durch rollenbasierte Berechtigungen

176

6.3 Admin-Center inklusive Upgrade-Center

176

6.4 Benutzerdatendatei (UDF)

182

6.4.1 UDF verwalten

184

6.4.2 Mitarbeiter importieren

186

6.4.3 UDF mit HRIS Sync in Employee Central automatisch synchronisieren

188

6.4.4 Weitere Importoptionen von Benutzerdaten

189

6.5 Systemeinstellungen verwalten

190

6.5.1 Talentkarte

190

6.5.2 Kompetenzen und Fertigkeiten

191

6.5.3 Auswahllisten

192

6.5.4 Textersetzungen

193

6.5.5 E-Mail-Konfigurationen

194

6.6 Erweiterungen

196

6.6.1 Metadata Framework (MDF)

196

6.6.2 OData-API

207

6.6.3 Erweiterung der Plattform mit kundenindividuellen Funktionen oder Partnerprodukten

207

6.7 Mobile Nutzung

208

6.8 Benutzeroberfläche

212

6.8.1 Navigationsmenü

212

6.8.2 Benutzermenü und Optionen

213

6.8.3 SAP-Jam-Benachrichtigungen

215

6.8.4 Personen- und Aktionensuche

215

6.8.5 Thema

217

6.8.6 Sprachen

219

6.9 Startseite

220

6.9.1 Verwaltung von Kacheln

222

6.9.2 Benutzerdefinierte Kacheln hinzufügen

223

6.10 Informationen zur Firma

225

6.10.1 Organigramm

225

6.10.2 Planstellenorganigramm

227

6.10.3 Verzeichnis

228

6.10.4 Unternehmensressourcen

229

6.10.5 Hilfe und Anleitungen

230

6.11 Personenprofil

230

6.11.1 Nicht-öffentliche Inhalte des Personenprofils

232

6.11.2 Öffentliche Inhalte im Personenprofil

236

6.11.3 Konfiguration der Mitarbeiterdateien

237

6.12 Präsentationen

237

6.12.1 Mit Präsentationen arbeiten

238

6.12.2 Präsentationen erstellen

238

7 Plattform in der Praxis

249

7.1 Stellenprofile

249

7.1.1 Vorbereitung des Systems

250

7.1.2 Stellenprofilvorlage

251

7.1.3 Inhalte des Stellenprofils verwalten

258

7.1.4 Stellenprofile verwalten

272

7.1.5 Weiterleitungslisten (Workflows) für die Verwaltung von Stellenprofilen nutzen

277

7.1.6 Best Practice: Drei Szenarien zur Arbeit mit Qualifikationen (mit und ohne Stellenprofil)

279

7.2 Planstellen

282

7.2.1 Anwendungsfälle für die Nutzung der Planstelle in SuccessFactors

283

7.2.2 Planstellenmanagement mit und ohne Employee Central

284

7.2.3 Planstellen anlegen und zuordnen

286

7.2.4 Schnittstellen

289

7.3 Kompetenzen

289

7.3.1 Mit Kompetenzen arbeiten

291

7.3.2 Integration mit weiteren Modulen und Schnittstellen

293

7.3.3 Auswertung von Kompetenzen mit Berichten und Dashboards

297

7.3.4 Best Practices: Arbeiten mit Kompetenzen

299

8 Rollenbasierte Berechtigungen in SuccessFactors

301

8.1 Konzeptionelle Vorüberlegungen zur Erstellung eines rollenbasierten Berechtigungswesens

302

8.1.1 Bestandteile des rollenbasierten Berechtigungswesens

302

8.1.2 Best Practice: Schritte zur Konzeption der rollenbasierten Berechtigungen

307

8.2 Berechtigungsgruppen verwalten

309

8.2.1 Standardgruppen

309

8.2.2 Anlegen eigener Berechtigungsgruppen

311

8.2.3 Statische Gruppen

313

8.3 Rollen verwalten

314

8.3.1 Anlegen einer neuen Rolle

315

8.3.2 Berechtigungseinstellungen festlegen

315

8.3.3 Rollenzuweisungen vornehmen und pflegen

317

8.3.4 Prüfen der Rollen eines Benutzers

323

8.4 Berechtigungspflege für MDF-Objekte

325

8.5 Berichte im Berechtigungswesen

328

8.6 Best Practice: Einfachheit, Klarheit und Skalierbarkeit mit Technischen Nutzern

328

9 Recruiting

335

9.1 Recruiting Marketing

337

9.2 Recruiting Management

337

9.2.1 Rollen und Rechte

338

9.2.2 Stellenanforderungen

340

9.2.3 Erstellung einer Stellenanforderung über das Planstellenorganigramm

341

9.2.4 Direkte Erstellung einer Stellenanforderung im Recruiting Management

343

9.2.5 Veröffentlichung einer Stellenanforderung

351

9.2.6 Bewerbungsprozess

352

9.2.7 Kandidatenpipeline

359

9.2.8 Gesprächsplanung

361

9.2.9 Zentrale für Bewerbungsgespräche

364

9.2.10 Angebotsprozess

366

9.3 Onboarding

369

9.3.1 Organisatorische Aufnahme des Mitarbeiters

370

9.3.2 Funktionale und inhaltliche Einarbeitung

373

9.4 Einstellung

375

9.5 Administrationsaufgabe: Einrichten der E-Mail-Kommunikation

378

9.5.1 E-Mail-Vorlagen für das Recruiting Management

378

9.5.2 Einrichten der automatisierten Kommunikation

380

9.5.3 Auslöser-basierte Kommunikation

382

9.5.4 Manuelle Kommunikation

383

9.6 Best Practice: Rekrutierung

384

9.6.1 Talentmanagement vor externer Rekrutierung

386

9.6.2 Passende Werte und Fertigkeiten

386

9.6.3 Vom Bewerber zum Mitarbeiter im Onboarding

387

9.7 Schnittstellen

387

10 Employee Central

389

10.1 Typische Fragestellungen zu Employee Central

390

10.2 Employee Central mit praktischen Anwendungsfällen

395

10.2.1 Einen Mitarbeiter neu einstellen

396

10.2.2 Versetzung eines Mitarbeiters

403

10.2.3 Arbeiten mit Workflows

406

10.2.4 Negative Zeitwirtschaft

408

10.2.5 Erstellung von Dokumenten

412

11 Zielvereinbarung und Leistungsbeurteilung inklusive 360°-Beurteilung

417

11.1 Arbeiten mit Zielen

418

11.1.1 Gestaltungselemente von Zielen

419

11.1.2 Administrationsaufgaben im Zielmodul

428

11.1.3 Berichte und Dashboards

432

11.2 Beurteilen von Leistung

433

11.2.1 Arbeiten mit Formularen und Weiterleitungslisten

433

11.2.2 Team Ranker

436

11.2.3 Administrationsaufgaben bei Formularen, Weiterleitungslisten und Bewertungsskalen

437

11.2.4 Kompetenzen und Entwicklungsziele in Formularen

440

11.2.5 Berichte und Dashboards

441

11.3 360°-Beurteilung

443

11.3.1 Best Practice: Arbeiten mit 360°-Beurteilung anhand eines konkreten Beispiels

444

11.3.2 Prozessbeschreibung – Durchführung einer 360°-Beurteilung

446

11.4 Erweiterte Funktionen

455

11.4.1 Abbildung von Tarifverträgen, erweiterte Berechnungen

455

11.4.2 Synchronisationsoptionen inklusive Sperren von Zielplänen

456

11.4.3 Get-Feedback-Funktion

456

11.4.4 Schreibassistent für Kompetenz- und Leistungsbeurteilung

457

11.4.5 Drucken von Formularen

458

11.4.6 Erweiterungen

459

11.5 Best Practices

459

11.6 Integration mit weiteren Modulen und Schnittstellen

460

12 Learning Management System (LMS)

463

12.1 Rahmenbedingungen für lernende Organisationen

464

12.1.1 Organisatorische Rahmenbedingungen

464

12.1.2 Datenbeschaffung und Datenkonsolidierung

465

12.2 Überblick über das Learning Management System (LMS)

466

12.2.1 Einsatzbereich und Funktionen

466

12.2.2 Beteiligte im Bildungsprozess und ihre Rollen im LMS

468

12.3 Best Practice: Administration von Standardveranstaltungen am Beispiel einer Präsenzschulung

470

12.3.1 Standardablauf Präsenzschulung

471

12.3.2 Anlegen und Administrieren einer Präsenzschulung

471

12.3.3 Beschränkung einer Präsenzschulung auf eine bestimmte Zielgruppe

488

12.4 Best Practice: Onlineschulungen

491

12.4.1 Vorteile

491

12.4.2 Onlineinhalte

492

12.4.3 Standardablauf einer Onlineschulung

493

12.4.4 Anlegen und Administrieren einer Onlineschulung

494

12.5 Best Practice: Programme

503

12.5.1 Zeiträume und Fortschrittseinschränkung

504

12.5.2 Standardablauf eines Programms

505

12.5.3 Anlegen und Administrieren von Programmen

505

12.6 Integration mit anderen SuccessFactors-Modulen

511

12.7 Berichtswesen

514

13 Vergütung

517

13.1 Vergütungsplanung

520

13.1.1 Grundlagen und Elemente der Vergütungsplanungsvorlage

521

13.1.2 Globale vs. lokale Vergütungsplanungsvorlage

529

13.1.3 Vorbereitung der Vergütungsplanung

530

13.1.4 Durchführung der Vergütungsplanung

535

13.1.5 Auswertung und Kommunikation der Vergütungsplanung

540

13.1.6 Arbeiten mit der Vergütungsplanung im Admin-Center

543

13.2 Variable Bezahlung

549

13.2.1 Elemente der Bonusberechnung

550

13.2.2 Vorbereitung und Durchführung der Bonuszahlung

558

13.2.3 Kommunikation der Bonuszahlung

561

13.3 Best Practice: Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung, Vergütung und variable Bezahlung integriert

562

13.3.1 Unterschiedliche Natur individueller Ziele und Finanzziele

563

13.3.2 Leistungsbeurteilung für die Vergütungsplanung

565

13.3.3 Designvorschlag

566

13.3.4 Vor- und Nachteile

568

14 Talentmanagement mit den Modulen Nachfolge und Entwicklung

569

14.1 Hinweise zum Talentmanagement in der Praxis

570

14.2 Modul Nachfolge

572

14.2.1 Talentpools

573

14.2.2 Talentsuche

579

14.2.3 Planstellenkachel

585

14.2.4 Kalibrierung und klassische 9-Box-Ansichten

587

14.2.5 Nachfolge-Organigramm

589

14.2.6 Herkunftsdiagramm

593

14.3 Modul Entwicklung

595

14.3.1 Entwicklungsplan

595

14.3.2 Laufbahn

604

14.3.3 Karriere-Arbeitsblatt

605

14.3.4 Best Practices: Entwicklung

606

14.4 Best Practice: Rollenbasierte Kompetenzbeobachtung und -entwicklung als Mittel des Talentmanagements

607

14.4.1 Formularbasierte Kompetenzbeobachtung

608

14.4.2 Arbeiten mit Entwicklungszielen und Schulungsmaßnahmen

611

14.4.3 Karriere-Arbeitsblatt

613

14.4.4 Führungsaufgabe: Steuerung von Entwicklungsplanung und Nachfolgeplanung

614

15 SAP Jam

619

15.1 Arbeiten mit SAP Jam

619

15.1.1 Einrichtung von SAP Jam

620

15.1.2 Profil

620

15.1.3 Gruppen

624

15.2 Gestaltungsmittel für die Kommunikation in SAP Jam

635

15.2.1 Inhalte

636

15.2.2 Foren

637

15.2.3 Feeds

637

15.2.4 Wikis

638

15.3 Integration mit weiteren Modulen und Schnittstellen

639

16 Analyse der Daten

641

16.1 Dashboards

642

16.2 Berichtswesen

643

16.2.1 Berichte

644

16.2.2 Weiterführende Berichte

648

16.2.3 Pixel Perfect Talent Card

648

16.3 Analyse

649

16.3.1 Online Report Designer

649

16.3.2 Workforce Analytics

654

16.3.3 Workforce Planning

658

17 SuccessFactors in der produktiven Nutzung

663

17.1 Hinweise zum Support

663

17.2 Support-Beteiligte und Support-Organisation

666

17.2.1 Interner Support

667

17.2.2 Partner

670

17.2.3 SuccessFactors bzw. SAP

672

17.3 Release-Management

673