1 Workflows im digitalen Zeitalter

25

1.1 Digitalisierung und IT-Innovationen

26

1.2 Business-Analyse eines Beispielunternehmens

29

1.2.1 Exemplarisches Unternehmensszenario

30

1.2.2 Vorgehen zur Business-Analyse

30

1.2.3 Durchführung der Business-Analyse

32

1.2.4 Leitlinie für vertiefende Prozess-Workshops mit den Fachabteilungen

36

1.2.5 Analyse und Bewertung der Workshop-Ergebnisse

39

1.3 Überführung neuer Prozesse in Workflows

41

2 Workflows mit SAP

43

2.1 Grundlagen von SAP-Workflows

43

2.2 SAP-Tools für die Erstellung von Workflows

45

2.2.1 SAP Business Workflow

46

2.2.2 SAP Build Process Automation

56

2.2.3 SAP-Fiori-Apps

61

2.3 Standard-Workflows

64

2.4 Workflow-Management

67

2.5 Workflows in SAP S/4HANA – On-Premise, Private und Public Cloud

71

3 Klassische Standard-Workflows konfigurieren

75

3.1 Standard-Workflow-Szenario finden

76

3.1.1 Suche nach SAP-Workflow-Szenarios in der Anwendungsdokumentation

77

3.1.2 Suche über den Customizing-Leitfaden

79

3.1.3 Suche über den Workflow Builder

85

3.1.4 Suche mithilfe des Ereignis-Trace

91

3.2 Automatisches Workflow-Customizing

96

3.3 Workflow-Eingang

98

3.3.1 Übersicht über die Inbox-Anwendungen

99

3.3.2 Konfiguration der App »Meine Inbox«

101

3.3.3 Funktionen der App »Meine Inbox«

103

3.4 Workflow-Aktivierung

104

3.4.1 Ereignisse

105

3.4.2 Typkopplung

107

3.5 Workflow-Szenarios und Standardaufgaben verwenden

110

3.6 Bearbeiterfindung konfigurieren

120

3.7 Workflow-Benachrichtigungen per E-Mail einstellen

125

3.8 Workflow-Benachrichtigungen in SAP Fiori einstellen

134

3.8.1 SAP-Fiori-Benachrichtigungen konfigurieren

135

3.8.2 SAP-Fiori-Benachrichtigungen für klassische Workflows

144

3.8.3 SAP-Fiori-Benachrichtigungen zum Workflow testen

146

4 Workflows einsetzen und verwalten

149

4.1 Systemvoraussetzungen

149

4.1.1 Automatisches Customizing

150

4.1.2 Weitere Systemvoraussetzungen

150

4.2 Betrieb von Workflows

151

4.2.1 Workitems und Workitem-Status

152

4.2.2 Workitem-Typen

154

4.3 Eingesetzte Workflows analysieren

156

4.3.1 Auswertungen zu Workflows

157

4.3.2 Analyse eines laufenden Workflows

168

5 Elemente von Workflow-Definitionen

177

5.1 Grundarchitektur eines Workflows

178

5.2 Workflow-Definition im Workflow Builder

179

5.2.1 Informations- und Navigationsbereich

180

5.2.2 Einfügbare Schritttypen und andere Inhalte

181

5.2.3 Grafisches Modell

186

5.3 Schritttypen

189

5.3.1 Aktivität

191

5.3.2 Formular

208

5.3.3 Bedingung bzw. Mehrfachbedingung

212

5.3.4 Weitere Schritttypen

215

5.4 Standardaufgaben

217

5.5 BOR-Objekte

220

5.6 Klassen

224

5.7 Container

226

5.8 Datenflüsse

228

6 Klassische Standard-Workflows erweitern

235

6.1 Startbedingungen definieren

236

6.1.1 Anlegen einer Startbedingung aus dem Workflow Builder

237

6.1.2 Anlegen einer Startbedingung in Transaktion SWB_COND

239

6.1.3 Bedingtes Starten eines Workflows über den Check-Funktionsbaustein

240

6.1.4 Prüfen der Startbedingung über das Ereignis-Trace

242

6.2 Bearbeiterfindung anpassen

243

6.2.1 Regel mit Zugriff auf das Customizing

244

6.2.2 Regel auf Basis von Organisationsdaten

245

6.2.3 Regel mit vorgesehener Erweiterungsmöglichkeit

247

6.3 Workflow-Texte anpassen

250

6.3.1 Workitem-Texte anpassen

250

6.3.2 Workitem-Beschreibung anpassen

252

6.3.3 Erweiterung vorhandener BOR-Objekttypen

253

6.3.4 Workflow-Texte in der Inbox und benutzerdefinierte Felder anpassen

259

6.4 Workflow-Konfiguration

270

6.5 Workflow-Szenarios um eigene Schritte erweitern

272

6.5.1 Vorbereitungen im Customizing der Meldung

273

6.5.2 Workflow-Szenario kopieren

274

6.5.3 Regel zur Bearbeiterfindung definieren

275

6.5.4 Weiteren Schritt hinzufügen

279

6.5.5 Bearbeiterfindung über die App »Teams und Zuständigkeiten verwalten«

281

6.5.6 Bearbeiterfindung über eine BRFplus-Regel

283

6.6 Makros für Container und Datenflüsse

294

7 Einen eigenen Workflow auf Basis von Standardobjekten entwickeln

299

7.1 Workflow-Klassen anlegen

300

7.1.1 Methoden des Interface BI_PERSISTENT zur Instanzverwaltung

301

7.1.2 Methoden des Interface BI_OBJECT zum Objektverhalten

304

7.2 Eigenes Workflow-Szenario auf Basis der Workflow-Klasse anlegen

306

7.2.1 Vorbereitende Einstellungen

307

7.2.2 Workflow im Workflow Builder anlegen

310

7.3 Ereignisse erzeugen und auslösen

319

7.3.1 Ereigniserzeugung über Änderungsbelege

320

7.3.2 Ereigniserzeugung über den Aufruf eines Funktionsbausteins oder einer Methode

325

7.3.3 Ereigniserzeugung über die allgemeine Statusverwaltung

328

7.3.4 Ereigniserzeugung über die Nachrichtensteuerung

329

7.3.5 Ereigniserzeugung über Business Transaction Events

333

7.3.6 Ereigniserzeugung über Personalstammdaten

334

7.4 BOR-Objekte in ABAP-Klassen integrieren

335

7.4.1 BOR-Objekte als Attribut integrieren

336

7.4.2 Klassenbasierten Workflow in den generischen Objektdiensten anzeigen

337

7.4.3 Nutzung der Ereignisse des BOR-Objekts bei einem klassenbasierten Workflow

340

8 Einen eigenen Workflow auf Basis kundeneigener Objekte entwickeln

345

8.1 Attribute für die Nutzung in Workflows implementieren

345

8.1.1 Attribute in einer Workflow-Klasse anlegen

347

8.1.2 Attribute in einem Workflow verwenden

349

8.1.3 Funktionale Methoden in einem Workflow verwenden

350

8.2 Neues Workflow-Szenario auf Basis einer eigenen Workflow-Klasse anlegen

352

8.2.1 Beispiel-Workflow auf Basis eines eigenen Objekts

352

8.2.2 Visualisierung von Aufgaben in Workflow-Eingangsanwendungen

363

9 Fehlerbehandlung und -analyse im Rahmen der Workflow-Entwicklung

367

9.1 Fehlerbehandlung und eigene Ausnahmeklassen

367

9.1.1 Fehlertypen und Systemverhalten

367

9.1.2 Ausnahmeklassen und Ausnahmen in Methoden

369

9.1.3 Ausnahme innerhalb des Workflow Builders auslösen und behandeln

374

9.2 Fehlersuche und Debugging

376

9.2.1 Fehlerbehebung für eine Workflow-Klasse oder ein BOR-Objekt

377

9.2.2 Fehlerbehebung für Ereignisse

379

9.2.3 Fehlerbehebung für die Bearbeiterfindung

381

9.2.4 Fehlerbehebung für einen hängenden Workflow

382

9.2.5 Allgemeine Fehlerbehebung

384

10 Einführung in flexible Workflows

391

10.1 Vom klassischen zum flexiblen Workflow

392

10.2 Flexible Workflows On-Premise, in der Private Cloud und in der Public Cloud

396

10.3 Das Grund-Customizing für flexible Workflows

397

10.3.1 Workflow-Szenarios aktivieren

397

10.3.2 Schrittnamen und Entscheidungsoptionen für die Inbox definieren

399

10.3.3 Visualisierungsmetadaten für Workitems und Objekte ändern

401

10.3.4 Ereignistypkopplung für Workflows

403

10.3.5 Aufgaben generalisieren

404

10.3.6 Gateway-Service registrieren

406

11 Flexible Workflows einsetzen

411

11.1 Geschäftspartnerzuordnung einrichten

411

11.1.1 Einen Personalstammdatensatz anlegen

413

11.1.2 Einen Geschäftspartner anlegen

419

11.1.3 Geschäftspartner mit den HCM-Daten synchronisieren

421

11.2 Rollen zuweisen

424

11.3 Einen flexiblen Freigabe-Workflow für Bestellungen erstellen

428

11.3.1 Workflow anlegen

429

11.3.2 Startbedingung definieren

430

11.3.3 Workflow-Schritte festlegen

431

11.3.4 Workflow testen

436

11.4 Weitere Konfigurationsoptionen

438

11.4.1 Bearbeiterermittlung per BAdI durchführen

439

11.4.2 Rollen mit Zugriff auf das Organisationsmanagement

443

11.4.3 Benutzerdefinierte Startbedingung anlegen

445

11.4.4 Termine definieren

449

11.4.5 E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

450

12 Flexible Workflows verwalten

453

12.1 Die App »Teams und Zuständigkeiten verwalten«

453

12.1.1 Customizing im Backend

455

12.1.2 Teams einrichten

460

12.1.3 Flexiblen Workflow für die Freigabe einer Bestellanforderungsposition anlegen

463

12.2 Die App »Meine Inbox«

467

12.3 Die App »Meine Outbox«

471

12.4 Die App »Workflow-Administration«

472

12.5 Workflow-Administration im Backend

474

13 Eigene flexible Workflows entwickeln

477

13.1 Flexibles Workflow-Szenario anlegen

478

13.1.1 Beispielprozess für den flexiblen Workflow

478

13.1.2 Flexiblen Workflow anlegen

480

13.1.3 Workflow-Aktivitäten definieren

483

13.1.4 Bearbeiterregeln definieren

487

13.1.5 Workflow aktivieren

488

13.2 Flexiblen Workflow einrichten

489

13.2.1 Workflow anlegen

489

13.2.2 Workflow testen

493

14 Workflows in SAP S/4HANA Cloud Public Edition

499

14.1 Einschränkungen und Möglichkeiten in der Public Cloud

499

14.2 Key-User- und Side-by-Side-Erweiterbarkeit

501

14.2.1 Key-User-Erweiterbarkeit

501

14.2.2 Side-by-Side-Erweiterbarkeit

502

15 Workflow-Management mit SAP Build Process Automation

503

15.1 Einführung in SAP Build Process Automation

504

15.1.1 Typische Anwendungsfälle

505

15.1.2 Low-Code-Ansatz

506

15.1.3 Unterschiede zu klassischen und flexiblen Workflows

507

15.1.4 Positionierung des Workflow-Managements innerhalb von SAP Build Process Automation

509

15.2 Architektur und Komponenten von SAP Build Process Automation

511

15.2.1 Technologischer Unterbau – SAP BTP

512

15.2.2 Hauptkomponenten von SAP Build Process Automation

512

15.3 Entwicklung von Workflows

513

15.3.1 SAP Build Lobby im Trial-Account einrichten

514

15.3.2 Ein neues Projekt erstellen

516

15.3.3 Prozess anlegen und modellieren

519

15.3.4 Deployment und Test

541

15.4 Monitoring und Fehlerbehebung von Workflows

550

15.4.1 Die App »Prozess- und Workflow-Instanzen«

550

15.4.2 Aufgabenbearbeitung über die App »Meine Inbox«

553

15.5 Systemübergreifende Integration von Workflows

556

15.6 Erweiterbarkeit von SAP Build Process Automation

560

15.7 Best Practices und Praxisbeispiele

562

15.8 Ausblick und Zukunftstrends

564

16 Robotic Process Automation mit SAP Build Process Automation

567

16.1 Einführung in Robotic Process Automation

568

16.1.1 Was hat Robotic Process Automation mit Workflows zu tun?

569

16.1.2 Unterschiede zwischen klassischer Automatisierung und Robotic Process Automation

570

16.1.3 Typische Anwendungsfälle und Branchen

571

16.2 Technologische Grundlagen von Robotic Process Automation

573

16.2.1 Architektur und Schlüsselkomponenten

573

16.2.2 Führende RPA-Plattformen

582

16.2.3 RPA-Bots

584

16.3 Integration von SAP-Workflows und Robotic Process Automation

586

16.4 Kombination von Robotic Process Automation mit Machine Learning und künstlicher Intelligenz

588

16.4.1 Document Understanding

589

16.4.2 Large Language Models

591

16.4.3 Agentic Automation

594

16.5 Ausblick und Zukunftstrends

600

Anhang

603

A Wichtige Transaktionen und SAP-Fiori-Apps

603

B Literaturverzeichnis

611