9 wichtige Regeln zur SAP-Lizenzierung

Was ist ein Enterprise Agreement?

Ein Enterprise Agreement ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Ihnen und SAP, die den Erwerb und die Nutzung von SAP-Softwarelizenzen in Form eines Volumens von Cloud Credits ermöglicht. Diese vertraglichen Vereinbarungen sind die Voraussetzung für die flexible Lizenzierung von Cloud-Services im kommerziellen Consumption-Modell auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP).

Für SAP BTP als Plattform für Cloud-Services hat SAP so ein flexibles Verbrauchsmodell entwickelt, das es Kunden ermöglicht, verschiedene SAP-Cloud-Services und Ressourcen auf SAP BTP zu nutzen und nur das zu bezahlen, was auch tatsächlich verbraucht wird.

Grundsätzlich können Cloud-Services auf SAP BTP über verschiedene Modelle bezogen bzw. abgerechnet werden:

• über die Freischaltung der kostenlosen Flat Fee Pay-As-You-Go und anschließendem kostenpflichtigen Bezug über den SAP Store
• über ein Subscription Model mit Bezug über eine Order Form
• über ein Enterprise Agreement, wie das Cloud Platform Enterprise Agreement (CPEA) oder das SAP BTP Enterprise Agreement (BTPEA)
• über eine kostenlose Testversion (90 Tage) auf einem Test-Account, ohne die Möglichkeit, Einstellungen oder Daten in Ihre zukünftige SAP-Systemlandschaft zu übernehmen
• über den Bezug von Free-Tier-Services über einen produktiven Account oder über SAP BTP, sofern diese bereits provisioniert wurde

Das Free-Tier-Modell

Die Voraussetzung für den Bezug von Free-Tier-Services ist entweder der Abschluss eines Enterprise Agreements oder die Aktivierung des Pay-As-You-Go-Modells. Free-Tier-Services haben keine zeitliche Begrenzung und bieten Zugriff auf mehr als 90 Services mit kostenlosen Plänen. Beachten Sie jedoch, dass nicht für alle Cloud-Services Free-Tier Optionen angeboten werden. Prüfen Sie dies im frei zugänglichen SAP Discovery Center unter Services ▪ Commercial Model. Weiterhin sind Free-Tier-Services limitiert und erhalten keinen Support.

Wenn Sie sich im SAP Discovery Center einen Cloud-Service genauer ansehen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Pricing, dort finden Sie Informationen zum Free-Tier-Plan mit dem kostenlosen Angebotsumfang und eventuellen Einschränkungen.

SAP BTP, ABAP Environment: Bedingungen für die Free-Tier-Option

In der Free-Tier-Option des ABAP Environment wird der Service beispielsweise jede Nacht abgeschaltet und muss dann von Ihnen manuell wieder gestartet werden. Wenn Sie nach 90 Tagen nicht zu einem kostenpflichtigen Plan wechseln, wird der Service abgeschaltet und der Inhalt gelöscht.

Was sind Cloud Credits und wie funktionieren sie?

Mit dem Erwerb von Cloud Credits im Rahmen eines Enterprise Agreements erhalten Sie ein festes Budget in Form von Guthaben, das durch den Verbrauch der SAP-BTP-Cloud-Services reduziert wird. Wir sprechen hier von einem Abrechnungsmodell im kommerziellen Consumption-Modell.

Sie sollten sich intensiv mit den bereitgestellten Dokumentationen und besonderen Bedingungen auseinandersetzen, da sich viele Vereinbarungen und Programme von SAP schnell ändern. Cloud Credits nutzen Sie heute über zwei Agreement-Programme – allerdings mit klarer Richtung:

• über das SAP BTP Enterprise Agreement, das SAP seit April 2024 anbietet und inzwischen als Zielmodell führt. Alle neuen SAP-BTP-Services werden ausschließlich hierüber bereitgestellt.
• über das Cloud Platform Enterprise Agreement, das Vorgängermodell. Sein Service-Umfang wird nicht mehr erweitert; CPEA ist faktisch eingefroren und vor allem noch für Bestandsverträge relevant. Sie können ein bestehendes CPEA weiterhin nutzen und verlängern, neue Innovationen erreichen Sie damit jedoch nicht mehr.

Beide Programme setzen eine Mindestabnahme im niedrigen fünfstelligen Bereich pro Jahr voraus und können nur einem dedizierten Global Account in SAP BTP zugeordnet werden.

Neben der Flexibilität im Bezahlmodell umgehen Sie mit Cloud Credits auch aufwendigere Beschaffungswege und können stattdessen gewünschte Cloud-Services schnell an den Start bringen und gegebenenfalls skalieren, temporär stilllegen oder abschalten und löschen. Auf der anderen Seite dezentralisieren Sie auch die Entscheidung, wofür die Cloud Credits genutzt werden, sodass Sie sich eine Governance hierfür aufbauen müssen.

Die 9 wichtigsten Regeln für Cloud Credits

Folgende Regeln sind wichtig und gelten für das CPEA und das SAP BTPEA gleichermaßen:
 

1. Nicht genutzte Credits verfallen.

Die kleinste Kreditperiode ist ein Jahr, über dieses Jahr wird der Gesamtverbrauch kumuliert abgerechnet. Das Restvolumen nicht genutzter Cloud Credits verfällt am Ende des Jahres.
 

2. Übernutzung wird zum Listenpreis berechnet.

Übernutzung wird von SAP auf Basis des Listenpreises in Rechnung gestellt, dies gilt es also zu vermeiden. Monitoren Sie Ihren Verbrauch und gehen Sie (schriftlich) proaktiv auf SAP zu, sobald eine Übernutzung droht. So können Sie zu den vereinbarten vertraglichen Konditionen für einzelne Cloud-Services Ihre SAP-Verträge anpassen.
 

3. Den Verbrauch zentral über einen Global Account überwachen.

Ihr Global-Account-Dienst wird technisch und vertraglich als Abrechnungsaccount genutzt. Sie bekommen das CPEA- bzw. SAP-BTPEA-Volumen auf Ebene des Global Accounts als Entitlement zugeordnet und können Ihren Verbrauch im SAP-for-Me-Portal oder im SAP BTP Cockpit überwachen. Zusätzlich erhalten Sie über das SAP-for-Me-Portal ein monatliches Balance Statement zu Ihrem Verbrauch.
 

4. Die Wahl des Infrastrukturproviders liegt bei Ihnen.

Sie sind auch unter einem CPEA/BTPEA frei in der Wahl der (verfügbaren) Infrastrukturprovider pro Cloud-Service. Auch eine Multicloud ist möglich.
 

5. Cloud Credits flexibel auf Teams und Projekte verteilen.

Ihr SAP-BTP-Expertenteam kann Directories und Subaccounts (Unterkonten für Teams oder Projekte, für Unternehmensbereiche oder auch dedizierte Cloud-Services) anlegen und diese den SAP-BTPEA bzw. CPEA Entitlements zuweisen.

6. Den Verbrauch im Auge behalten.

Durch den zunehmenden Einsatz von Cloud-Software wird ein ganzheitliches Monitoring der SAP-Nutzung immer komplexer. SAP bietet Ihnen hierfür verschiedene Unterstützungsangebote, darunter auch das SAP BTP Cockpit.
 

7. Nicht jeder Service kostet im Leerlauf – aber einige schon.

Bei bestimmten Cloud-Services kann ein aktives Verwalten der Verfügbarkeit der Services den Verbrauch beeinflussen:

• Es gibt verschiedenen Arten von Cloud-Services, teilweise fallen Gebühren nur bei Nutzung an (Elastic Services), wie z. B. bei der Kyma Runtime, deren Abrechnung in der Regel auf Basis der genutzten Container-Ressourcen wie z. B. CPU und RAM erfolgt. Diese Services müssen nicht deaktiviert oder aktiv verwaltet werden, wenn sie nicht genutzt werden.
• Es gibt jedoch auch Services, die instanzbasiert sind (Instance-based Services). Diese Instanzen sind oft virtuelle Maschinen oder Container, die für bestimmte Aufgaben bereitgestellt werden und deren Abrechnung basierend auf der Anzahl, dem Typ und der Größe der Instanzen sowie deren Laufzeit erfolgt. Beispiele sind hier SAP HANA Cloud, Dedicated Instance oder auch SAP BTP, ABAP Environment (auch unter dem Namen Steampunk bekannt). Wenn Sie diese Services abschalten, wenn sie nicht genutzt werden, sparen Sie dadurch Kosten. Oft ist es auch möglich, Cloud-Services temporär stillzulegen, denn die Daten und Einstellungen bleiben bis zur endgültigen Löschung meist erhalten. Zur Sicherheit sollten Sie dies jedoch mit Ihren SAP-BTP-Spezialist*innen besprechen.
   

8. Das gültige Supplement zum Zeitpunkt der Aktivierung sichern.

Aufgrund der geschaffenen Flexibilität im Starten und auch Herunterfahren von Cloud-Services während der Gesamtlaufzeit des SAP-BTPEA-Vertrags (meistens fünf Jahre) stellt sich die Frage nach dem jeweils gültigen SAP-Supplement zum Cloud-Service. Hintergrund der Frage sind die sich ändernden Bedingungen für die Berechnung des Cloud-Credit-Verbrauchs mehrerer Solution Capabilities eines Cloud-Services. Orientieren Sie sich dabei an folgenden Aspekten:

• Es gilt das Supplement, das zum Zeitpunkt der Aktivierung des Cloud-Services Gültigkeit hat. – Da sich Supplements häufig ändern, empfehlen wir Ihnen die Ablage des zum Zeitpunkt der Aktivierung gültigen Supplements.
• Bei der Subskribierung eines Cloud-Service ist das Supplement Vertragsbestandteil und daher per Order Form archiviert.

9. Nicht alle Cloud-Services sind über CPEA/BTPEA verfügbar.

Die Modelle SAP Cloud Platform Enterprise Agreement und/oder SAP BTP Enterprise Agreement sind leider nicht für alle SAP-Cloud-Services anwendbar. Einige Cloud-Services können somit nur subskribiert werden. Andere sind im CPEA nicht mehr verfügbar. Aufgrund der verschiedenen Möglichkeiten müssen Sie als Lizenzmanager* in immer prüfen, in welchen kommerziellen Modellen ein SAPCloud- Service angeboten wird:

• Das CPEA- bzw. SAP-BTPEA-Volumen kann ausschließlich für Cloud-Services verwendet werden, die auf SAP BTP provisioniert werden.
• Ob ein Service gegen ein Enterprise Agreement verrechnet werden kann, erfahren Sie im SAP Discovery Center, wenn Sie explizit nach dem Cloud-Service suchen und dort auf der Registerkarte Pricing das Commercial Model SAP BTPEA oder CPEA angezeigt wird.
• Alternativ können Sie im Servicekatalog des Discovery Centers auf das jeweilige Programm filtern.
• Wird zu einem Cloud-Service im SAP Discovery Center neben den Möglichkeiten des CPEA/BTPEA auch das Modell Subskription angezeigt, dann kann ein Cloud-Service ebenso subskribiert werden.
• Services, die nur über das CPEA-Modell angeboten werden, sind im SAP BTPEA nicht mehr verfügbar.
• Services, die in beiden EA-Modellen (CPEA/BTPEA) angeboten werden, sind auch weiterhin zu nutzen und für SAP-Kunden mit einem gültigen CPEA wie auch für Kunden mit einem gültigen SAP BTPEA verfügbar.

Die Texte und Abbildungen auf dieser Seite stammen aus dem Buch »SAP-Lizenzmanagement« von Ewa Trzeciak, Anja Andres und Torben Olschewski.

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